督促状の書き方と例文
代金の請求について、取引先相手の支払いが滞ったことはないでしょうか。
先方の締め日の関係もありますが、付き合いが長い取引先の場合、こちらも数日間、請求を遅らせてあげることや、先方の支払い遅れを容認してしまうこともあるでしょう。
しかし、先方から支払日変更の知らせがなく、支払い期日が過ぎているようであれば、まず催促状を送ります。それでもまだ連絡がない、支払われていない場合は、督促状を送ります。
売掛金や借金、契約履行など、督促状にはさまざまなケースがあるので、必要なパターンに合わせてテンプレートを活用すると便利です。
このページは、それぞれに合った督促状を紹介しています。
督促状を使う必要があるケース
督促状は、一般的には催促状のあとに使用する文書ですが、どのような状況で使用することが多いのでしょうか。結論からいえば、「支払い期日まで不払いの取引先に対し、２回目の振込要請をするとき」です。
契約に合意した、または仕事が完了したことで、取引先に請求書を送り、代金を支払ってもらう場合、期日が過ぎているにもかかわらず振り込まれないことがあります。この理由は先方の状況にもよるのかもしれないのですが、こちらも経理上の問題があり、先延ばしするにも限度があります。そのようなときにまず送るのが「催促状」です。これは支払いを催促するという意味で、未入金につき、振り込んでほしいとの旨を伝えます。
催促状を先方に送ったにもかかわらず、それでも支払いがされない場合、このときに送るのが督促状です。督促状には、いつまでに支払わなければ法的手段を検討します、とやや強めな語気の文面も入れます。
いつ送ればいい？
督促状は、一般的には催促状に記載した締切日を1週間（5営業日）過ぎたときに送ります。先方から支払いする意思や期日変更といった連絡がなければ送ることになります。
こういった督促状は、できれば送りたくはありません。そのため、催促状を提出してただ見守るのではなく、締切日前日または当日には期日までに振り込んでもらえるかをメールや電話で確認しましょう。
文書の種類と文例
入金や支払いは売掛金や代金などさまざま種類があります。ここではいくつかのテンプレートを紹介します。
下記は代金支払いの督促です。ここでは挨拶などは必要ありません。再三連絡しているが先方の都合で支払いがされていないこと、支払期日、支払いがされない場合に取る手段、今後の付き合い方などを明記します。
≫代金支払督促状009
次は社員が退職する時に、貸与物の返却を督促する文書です。こちらも返済期限が過ぎていても返却されていない場合に使用します。
≫退職者宛貸与物返却の督促状
まとめ
ビジネスをするうえで、支払いを滞納しようと思ってする人はいないでしょう。そのようなことをすればすぐにブランド価値に響きます。とはいえ、経理の仕事は地味であり、量が多ければどうしても手が回らないこともあります。そのような時は先方から連絡がくるかもしれませんが、支払期日が近づいたらこちらから連絡してフォローしましょう。連絡が取れない、返信がこないというように、相手の態度に問題があるようであれば、催促状と督促状の使用を考えてみてはいかがでしょうか。