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FAX送付状の書き方と例文

FAX送付状とは、FAX送信表とも呼ばれ、FAXを送付するときにつける表紙のようなものです。誰から誰宛てに、何の書類を何枚送るかといった送付内容をわかりやすく記載します。FAX送付状には、宛先、送り主、挨拶、枚数といった概要を記載しましょうFAX送付状の書き方について解説します。

FAX送付状とは

FAX送付状とは、文書をFAXで送信する際につけるカバーレターのことをいいます。FAX送付状をつける意味や書き方についてみていきましょう。

FAX送付状の意味

急いで文書を送りたいとき、郵便で送ろうとすると配達されるまでに数日かかってしまいます。ですがFAXであれば一瞬で送ることができ大変便利です。そのとき、文書や書類だけを送るのではなく、FAX送付状をつけて送るのがビジネスマナーです。FAXのやりとりを多くする会社等では、1日に数え切れない数のFAXの送受信が行われます。このように受信件数が多い場合でも、FAX送付状が添付されていれば、誰から誰宛に、何枚送られてきたのかがわかるため便利です。例えば本来2枚送られるべきはずが、送信の乱れで1枚しか届いてない!という場合、送付状を見ることで枚数の不備に気づき、再送を依頼することができますね。ビジネスマナーであるのはもちろんのこと、内容確認の意味でもFAX送付状は大切なのです。

FAX送付状の文面

FAX送付状のフォーマットに決まりはありません。そのため自由にレイアウトして良いのですが、文面には少なくとも下記の6項目を記載します。

①送信年月日
送信時刻がわかるようにします。急いでいる場合などには、送信時刻を大きな文字で書くこともあります。
②宛名
宛名には会社名・部署名・担当者名を記載します。役職者へ送る場合には敬称にも気をつけましょう。
③送信者
送り主の会社名・部署名・担当者名・住所・電話番号・FAX番号を記載します。
④挨拶文
FAXですから、挨拶文は略式で構いません。必要に応じて頭語、結語を選びましょう。
⑤送信枚数
通信障害や紙詰まりによって途中で通信が途切れてしまうことがあります。受取の枚数を確認してもらうためにも必ず送信枚数を記載しましょう。『○枚(この用紙含む)』などと表現します。
⑥送信内容
送信する文書の内容を記載します。書類のタイトルだけでもいいですし、簡単な補足説明を書いても構いません。

FAX送付状の送り方

FAXを送るときに気をつけたいポイントをご紹介します。

1.FAX番号を間違えない
急いでいるときにやってしまいがちなのがFAX番号の間違いです。相手に届かないどころか他の人に届いてしまうと情報漏えいにも繋がりますので注意が必要です。
2.送信済みを確認する
相手に届いたか、送信履歴を確認するとともに、大切な文書であれば電話などで受取の確認をすると良いでしょう。
3.秘文書は送らない
万一誤送信があると困りますし、必ず特定の相手だけが見るとも限りません。不特定多数の目に触れると思っておいたほうが良いでしょう。

FAX送付状の書き方と雛形

FAX送付状は自由なレイアウトができるので、イラストを入れたり会社のロゴを入れたりして目を引くようなデザインにしても良いでしょう。ここでは、FAX送付状の書き方のポイントをご紹介します。

急ぎの場合
大きく『至急』『要返信』などと記載することで早めに対応してもらえることがあります。
複数枚送る場合
FAXで何枚も文書を送る場合、受取手側で順序がわからなくなってしまうことがあります。そんなときもページ番号がついていれば安心ですね。
相手が読みやすい配慮を
FAXを送信すると文字がかなり不鮮明になります。特に画数の多い漢字や小さい文字は読みづらく、誤解を与えてしまうことにもなりかねません。そのため、できるだけ文字を大きく書きましょう。必要に応じて手書きのメッセージを追記しても良いかもしれません。

①ビジネスで使えるFAX送付状の例文

ビジネスで使える雛形をご紹介します。会社宛に送る場合は『会社名(部署名)+御中』と記載しましょう。同じ会社内とはいっても部署の記載がないと、誰にも気づかれずに放置される危険性もあります。担当者に宛てる場合、特に同姓の多い苗字の人はフルネームで記載すると良いでしょう。
FAX送付状19
>FAX送付状19

②英語のFAX送付状の例文

英語の雛形をご紹介します。英語のFAX送付状はカバーシートと呼ばれています。英語の場合、挨拶文などは特に必要なく、日本語よりもシンプルなビジュアルになります。記載する項目は上記に示している6つのポイントとあまり違いはありません。ではよく使われる文言をご紹介しましょう。

FAX/Fax cover sheet
送付状の冒頭につけるタイトルです。
URGENT
急いでいる場合は緊急であることがわかるよう、この文言を入れましょう。
Re:
Regarding:の略称で『~の件について』という意味でよく使われます。

<例文>
Message: Please find the document as you requested.
(ご用命のとおり、書類をお送りいたします。)

可愛いくておしゃれなFAX送付状の例文

FAX送付状の雛形には、かわいくておしゃれなデザインのものもあります。イラスト入りやキャラクターモチーフのものはオリジナリティがあって人気です。SHOPからお客様へ送る際やプライベートの個人宛てなどで使われています。印象に残るデザインが可愛いですね。
猫とポストのイラストのFAX送付状
>猫とポストのイラストのFAX送付状

まとめ

文書をFAXで送信する際につけるカバーレターをFAX送付状といいます。ビジネスマナーとしても、また送信内容を正確に伝えるためにも、送付状をつける意味があります。フォーマットに決まりはありませんが、送り先によって英語カバーレターやイラスト入りの送付状を選んでみても良いでしょう。書き方のポイントと雛形を参考にしてFAX送付状を作成してください。

投稿日:
2016/12/27
更新日:
2018/07/11

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