案内状|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

案内状の書き方

案内状と通知書はよく混同されますが、、一般的に、大人数が出席するような規模の大きな会合の場合には案内状を、少人数が出席するものや主催者が費用をすべて負担するような会合の場合は招待状を送ります。

案内状と通知書はよく混同されますが、一般的に、大人数が出席するような規模の大きな会合の場合には案内状を、少人数が出席するものや主催者が費用をすべて負担するような会合の場合は招待状を送ります。また、案内状はただ行事の開催を通知するだけではなく参加を促すものです。そのため、文末に行事への参加方法を忘れずに記載しましょう。このページではそれぞれに行事に沿った案内状の例文を紹介しています。

催事の案内をメールではなく案内状でするメリット

セミナー、懇親会、法事、同窓会…案内状を使用する際時は多くありますが、その案内の多くは紙で通知されます。このネットの時代に紙を使用するのはいくつかメリットがあります。まず1つは、メールアドレスや電話番号などの連絡先を知らなくてもよいことです。法事や結婚式、同窓会などの場合、遠い親戚や昔の知り合いである場合は、お互いのメールアドレスを知らない場合が多いです。一方、住所は共有されている場合があるので、必ず相手に届くとは限りませんが、可能性はあります。

もうひとつが、形として残ることです。大きな懇親会やセミナー行事の場合は、メールなどで案内するのはもったいない気がするのが人情です。自社でキャンペーンなどを行う場合、メールではなく案内状で連絡する会社も多いでしょう。少し凝った案内状を思い出として作ることもいいかもしれません。

記載しておくべき案内状の項目

案内状では以下の項目は必ず記載するようにしましょう。

  • 催事の内容・背景
  • 日時・場所(地図を添付できればなおよい)
  • 備考(いつまでに返信すればよいかなど)

会費(参加費)が必要な場合はその旨も記載します。下記は懇親会の案内状テンプレートです。

>懇親会・親睦会への招待状

同封する書類は?

もし催事のスケジュールが決まっているならばそのプログラム表を、交通手段や駐車場などに特記事項がある場合は、その案内を用意します。会場の地図を同封するのもよいでしょう。相手に返信を求める場合にはそのためのハガキも同封しておきます。もし行事の後に二次会の開催を予定しているのであれば、その案内状も必要です。

案内状はいつ送ればいい?

一般的に出席・欠席の返事が必要であれば、催事が開催される2ヶ月前には案内状はが相手に届いているのが理想です。スケジュール調整や相手が返事を出すまでの時間などを考えて、遅くとも1ヶ月前には相手に届くようにします。参加人数が少数であれば1ヵ月前に相手に届くようにすればよいでしょう。

案内状の種類

案内状には催事の連絡・出席確認の他にも、イベントの当選案内、会議・セミナー実施案内、工場見学日程の案内など通知書と似た役割を持つものもあります。最後に、いくつかの案内状を紹介します。

>訃報の案内状

>当選のご案内

ゴルフコンペのご案内

まとめ
案内状はマナーや文章が重要視されます。初めて作る方は不安があると思いますので、必ず信頼できるテンプレートを使いましょう。また、上司などの回覧・チェックもお忘れなく。

投稿日:
2016/02/09
更新日:
2016/03/03

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