案内状|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

案内状の書き方

案内状と通知書はよく混同されますが、、一般的に、大人数が出席するような規模の大きな会合の場合には案内状を、少人数が出席するものや主催者が費用をすべて負担するような会合の場合は招待状を送ります。

案内状と通知書はよく混同されますが、一般的に、大人数が出席するような規模の大きな会合の場合には案内状を、少人数が出席するものや主催者が費用をすべて負担するような会合の場合は招待状を送ります。また、案内状はただ行事の開催を通知するだけではなく参加を促すものです。そのため、文末に行事への参加方法を忘れずに記載しましょう。このページではそれぞれに行事に沿った案内状の例文を紹介しています。

催事の案内をメールではなく案内状でするメリット

セミナー、懇親会、法事、同窓会…案内状を使用する際時は多くありますが、その案内の多くは紙で通知されます。このネットの時代に紙を使用するのはいくつかメリットがあります。まず1つは、メールアドレスや電話番号などの連絡先を知らなくてもよいことです。法事や結婚式、同窓会などの場合、遠い親戚や昔の知り合いである場合は、お互いのメールアドレスを知らない場合が多いです。一方、住所は共有されている場合があるので、必ず相手に届くとは限りませんが、可能性はあります。

もうひとつが、形として残ることです。大きな懇親会やセミナー行事の場合は、メールなどで案内するのはもったいない気がするのが人情です。自社でキャンペーンなどを行う場合、メールではなく案内状で連絡する会社も多いでしょう。少し凝った案内状を思い出として作ることもいいかもしれません。

記載しておくべき案内状の項目

案内状では以下の項目は必ず記載するようにしましょう。

  • 催事の内容・背景
  • 日時・場所(地図を添付できればなおよい)
  • 備考(いつまでに返信すればよいかなど)

会費(参加費)が必要な場合はその旨も記載します。下記は懇親会の案内状テンプレートです。

>懇親会・親睦会への招待状

同封する書類は?

もし催事のスケジュールが決まっているならばそのプログラム表を、交通手段や駐車場などに特記事項がある場合は、その案内を用意します。会場の地図を同封するのもよいでしょう。相手に返信を求める場合にはそのためのハガキも同封しておきます。もし行事の後に二次会の開催を予定しているのであれば、その案内状も必要です。

案内状はいつ送ればいい?

一般的に出席・欠席の返事が必要であれば、催事が開催される2ヶ月前には案内状はが相手に届いているのが理想です。スケジュール調整や相手が返事を出すまでの時間などを考えて、遅くとも1ヶ月前には相手に届くようにします。参加人数が少数であれば1ヵ月前に相手に届くようにすればよいでしょう。

案内状の種類

案内状には催事の連絡・出席確認の他にも、イベントの当選案内、会議・セミナー実施案内、工場見学日程の案内など通知書と似た役割を持つものもあります。最後に、いくつかの案内状を紹介します。

>訃報の案内状

>当選のご案内

ゴルフコンペのご案内

まとめ
案内状はマナーや文章が重要視されます。初めて作る方は不安があると思いますので、必ず信頼できるテンプレートを使いましょう。また、上司などの回覧・チェックもお忘れなく。

投稿日:
2016/02/09
更新日:
2016/03/03

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    抗議状とは、相手の行動や行為などに、反対の意見や要求を主張する文書のことです。とはいえ、感情的にこちら側の怒りや不満を表現することは、先方との関係がこじれるばかりか、今後の取引などにも影響が出る恐れがあるので注意が必要です。こちら側の感情は抑え、先方の行動や言動に対してどのような不満を持ち、どのような対処を希望するのかを冷静、かつ、明確に伝えます。もし、問題が大きくこじれている場合は、内容証明郵便を使って抗議状を送付することも考えておきましょう。

  • 【申出書の書き方】

    申出書とは、自らの意見や希望などを言って出るための文書のことです。例えば、本人が育児休業や介護休業、勤務時間の短縮などを会社に申し出る場合には、申出書を利用します。また、各種手続きを本人ができない場合は、委任状が必要となるのですが、病気などの理由で委任状を書くことができない場合には第三者に委任状の代筆を頼むことになります。その代筆者が作成した委任状を提出するのに、申出書の提出が必要となります。

  • 【許可書の書き方】

    許可書とは、相手の申し出を許可するときに利用する書類です。また、道路交通法など法令で一般的に禁止されていることを許可するときにもよく使われます。営業許可書や、駐車許可書などシーンに合わせて書き方をご説明します。

  • 【反論状の書き方】

    反論状とは、相手の意見や批判に反対の意見を述べる文書のことです。契約解除や特許侵害、不当請求など取引上で発生した問題の他、対応の難しい無茶なクレームが寄せられたときなどに作成します。相手の誤解を指摘し、間違いを認めてもらうために提出するものであるため、感情的な内容にならないよう注意しなければなりません。そして、責任の所在が明確になるよう、事の経緯や事実関係をきちんと説明しましょう。

  • 【断り状の書き方】

    断り状とは、相手の申し出に対する拒絶、相手に釈明や謝罪を告げる文書のことです。了承を得るために事前に連絡をするための予告の書状としても使います。先方の都合も考えず、やみくもに断わるのは失礼に当たります。お断りをするときは、必ず理由を述べ、先方の役に立てなかったことをお詫びする一言を添えます。本当の断り理由を述べるのに支障がある場合は、先約があるなど差しさわりのない理由を伝えます。勧誘や招待をお断りするときは、誘っていただいた感謝の一言も添えましょう。

  • 【照会状の書き方】

    照会状とは、取引の内容や条件などを相手に問い合わせるための文書であり、「紹介状」とは別の書類になります。よく使われる照会状としては、売掛金残高の照会、支払条件の照会などがあり、質問状と似た書式になります。

  • 【注文状の書き方】

    注文状は注文書とは違い、挨拶文などを入れて注文の意思を示す文章になります。定期的にお取引している相手に使われることが多いビジネス文書で、フォーマットはほぼ決まっているのでテンプレートを使ってつくることがおすすめです。Wordで1ページの簡単な書式で、相手に注文商品と個数が伝われば問題ありません。金額に関しては、注文受け側から請求書を発行して対応します。

  • 【請求状の書き方】

    請求状とは、金銭の支払い、物品の受け渡しなどを相手方に求める文書のことです。例えば、商品を購入した際に金額を支払う期限をお知らせする場合や交通事故などの加害者に対して、怪我への損害賠償を請求する場合、支払期限を過ぎているのに入金がない時に、入金を催促する場合などに使用します。請求状を相手に送る前には、金額など必要事項に間違いがないかをよく確認しましょう。

  • 【警告状の書き方】

    警告状とは、不都合な事態が起こる前に気をつけるよう相手に注意を与える文書のことです。警告の内容としては、特許権や著作権の侵害に対する警告、不当広告に対する警告、実用新案権侵害に対する警告などさまざまです。他社に権利を侵害されたときは、警告状を発送します。ただし、警告状を発送する前に、こちら側の主張に間違いはないかを再確認する必要があります。その上で、権利の侵害を確認できたら、警告状を作成し発送しましょう。

  • 【勧誘状の書き方】

    勧誘状は相手に新規取引やセミナーや研修会の参加等、あることをするように勧めて誘う文書のことです。内容としては案内状と同等のものではありますが、勧誘状の方が参加や購入を強く勧め、案内に対するPR色の濃い内容となります。だたし、メリットを強調したいがために、あまりにも大げさな表現をしてしまうと、逆に相手に不信感や不安感を抱かせてしまうので記載する内容や表現には注意しましょう。

  • 【取り消し状の書き方】

    取り消し状とは、一方的にその効力を無効にする意思を相手に伝える文書のことです。取り消し状は、先方都合の場合と当方都合の場合では書き方が異なります。先方都合の場合は、その措置は当然のことであると先方が納得できるような理由を添えます。また、当方都合の場合は、こちら側に非があることをきちんと説明し、お詫びの言葉を必ず添えましょう。

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