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通知書の役割と書き方

通知書は、会社の組織変更や情報を社外に発信します。そのため、内容には正確性が求められます。

通知書は、会社の組織変更や情報を社外に発信します。そのため、内容には正確性が求められます。通知書の書き方も一般化されているので踏襲することが望ましいでしょう。さらに、雇用関係では採用・不採用や解雇の通知にも使用します。このように通知書は幅広く使われます。このページでは、通知書を使用する主なタイミングと文例、言葉選びなどを紹介します。

社外向けに使用する主な通知書

社外向けに使用する通知書の内容は、主に自社の変更についてです。
会社が関わる様々な場面において、社外に対して通知書が発行されます。業務に関する情報を相手方に伝えるため、事実関係に間違いがないようにくれぐれも正確な記述が求められます。また、相手方に一目で内容がわかるように、必要事項を簡潔に記すことが必要です。特に件名は、一目でなんの文書かわかるようにしなければなりません。
契約書の例として、今まで事務所として使用してきたオフィススペースよりもより交通の便の良い場所に、より低価格で事務所が借りられることになったので、従来借りていた事務所の貸主に賃貸借の解約を申し入れる場合には、解約通知書を出すことになります。
また、契約当事者の一方が契約内容に基づいた履行をしないため、他方当事者が契約の履行を催告し、なお履行に応じない場合など、他方の当事者は契約の解除を相手方に通知することになります。このような場合に作成されるのが、契約解除通知書です。
また、企業がその株主に配当金を支払う場合に株主に交付される書類を支払通知書といいます。

売買契約解除通知書01(買主から)

社内向けに使用する主な通知書

社内向けに使用する通知書は制度の変更や、雇用関係がメインです。
社内通知文書は、儀礼的色彩の強い社外向けの文書とは異なり、実用本位で簡潔に記載されます。行事や会議の開催通知、健康診断の実施のお知らせ、人事制度変更のお知らせ、組織、部門の改廃のお知らせなど、社内の業務にかかわる様々な通知文書があります。
従業員を採用する場合には、給与の額、仕事の内容、勤務時間など、労働条件を明示する必要がありますが、このような場合に従業員に交付される通知書を労働条件通知書といいます。
また、新卒大学生を採用するため、就職試験を実施し、この選考に合格した者を、翌年の卒業時に採用することになります。これらの学生は入社までは、内定者と呼ばれますが、この内定を知らせる文書のことを内定(採用)通知書といいます。
問題社員を解雇する場合や、事業所を閉鎖するためやむを得ず会社都合で従業員を解雇する場合などには、解雇通知書を作成することになります。

通知書の文例集・言葉遣い

いくつかの会社のホームページに行き、お知らせやプレスリリースを読むと、ほとんど一定の書き方に沿って、同じような言葉が使われていることがわかります。特に上場企業の開示文書は、開示が要求されている事項ごとに、具体的な内容が異なるだけで、事案ごとの文書の形式は各社ほとんど一緒です。社外文書作成にあたっては、他社の文例を参考にして事実関係に間違いがないよう気を付けて作成しましょう。
社内通知文書は、いつ、誰が、誰に対して、何を通知する文書であるのか、わかりやすく記述します。特に会議や行事などの開催通知などは、開催する日時、場所、参加対象者を正確に記載しなくてはなりません。万一間違えてしまえば、業務に支障をきたしてしまいます。また、このような会議通知を出す場合には、日程調整の都合も考えて、日程に余裕をもって出すことを心がけるべきでしょう。多くの会社では、定例的な社内通知文書は、ワードなどで社内フォーマットとして保管している場合が多いと思います。いちいち最初から作成するよりは、このほうがはるかに効率的です。しかし、この場合、前回使用した日時、場所などをうっかり訂正しないで出してしまうことも起こりがちですので、十分気をつけましょう。

投稿日:
2016/02/12
更新日:
2016/03/03

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