挨拶状やお礼状の書き方とマナー

挨拶状・お礼状が必要となる状況

挨拶状・お礼状が必要となる状況は
●新任・退任の挨拶
●お世話になった方へのお礼
●問い合わせのお礼
●先方へ迷惑をかけたときのおわび
など数え上げればきりがありません。たった一通の手紙を書かなかったために、その後の人間関係を気まずくしてしまうことさえあります。

挨拶状・お礼状の書き方の流れと例文

まず挨拶状・お礼状に共通する書き方の流れを見ていきましょう。

横書きの場合

1. 日付
2. 宛名
3. 自分の名前
4. 冒頭語
5. 季節の挨拶
6. 内容
7. 結語

縦書きの場合

1. 冒頭語
2. 季節の挨拶
3. 内容
4. 結語
5. 日付
6. 自分の名前
7. 宛名

文章の最初に入れる季節の挨拶や結語でよく使われるものをまとめました。特にビジネスシーンでお使いいただけるものになります。

季節の挨拶例

「盛夏の候」といった漢語の決まり文句は、形式的すぎるきらいがあるので仕事上の手紙には用いてもよいのですが、若い人からの私信には不向きです。自分なりに季節に合わせて工夫するのもよいでしょう。

冒頭語・結語の参考例文

「敬具」などの、いわゆる「さよなら」にあたるのが結語です。ただし、頭語が「前略」なら「草々」、「拝啓」なら「敬具」と、対になっているので、「きまり」を参考にすれば悩むこともありません。

例）
相手の健康を祈る
冒頭語：拝啓
くれぐれも体調を崩されませぬようご自愛くださいませ。
敬具

今後の鞭撻を願う
冒頭語：啓上
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
敬白

今後の鞭撻を願う
冒頭語：啓上
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
敬白

一般的に、「前略―草々」は取り急ぎ内容のみ伝えたい場合に用いられる場合が多いため、挨拶やお礼で使用するのは控えた方がよいでしょう。

目的別のポイントと例文

共通する流れを確認したところで、ここからは目的別に内容のポイントと例文をご紹介いたします。 なお、ここでご紹介するのは以下の4つです。

• 新任・退任の挨拶状
• お礼状
• お問い合わせに対するお礼状
• お詫び状

＞新会社設立・社長就任の挨拶状はコチラ

新任・退任の挨拶状

異動・転勤による新任・退任の際には、取引先とともに、個人的にお世話になった方へ向け、御礼や今後のお付き合いに関してのお願いを記載し挨拶状を送ります。

ポイント

• 可能であれば異動日を記載する
• 新任する際には前任者の名前を記載する
• 退任する際には後任者の名前、自身の新任地を記載する
• 転勤・異動後遅くとも2カ月以内までには連絡する

例文

拝啓　日増しに秋も深まってまいりました。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。

2017年10月2日より、◆◆が他部署へ異動となり、私●●が後任として担当させていただくこととなりました。よろしくご容認くださいますようお願い申し上げます。

より一層皆様のご期待に沿うべく励む所存でございますので、何とぞ変わらぬお付き合いをよろしくお願いいたします。

まずは略儀ながら書面を持ちましてご挨拶申し上げます。

敬具

お礼状

お礼を述べるのは自分の気持ちを素直に表すのがベストです。内容についても相手をどのくらい煩わせたのかも考えないとなりません。

ポイント

• 一週間以内に出す
• 役に立った、助かった点はなるべく具体的に

例文

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、深くお礼申し上げます。

さて、訪問に際し、ご多忙にもかかわらずご配慮いただき、誠にありがとうございます。

これをご縁に、またご都合を伺い、参上したいと存じますので、その際は、何とぞよろしくお願い申し上げます。また、弊社にもお立ち寄りいただければ幸いです。

まずは書面をもって御礼申し上げます。

敬具

なお、お礼状の書き方や例文についてより知りたい方は以下も参考にしてみてください。

＞お礼状の例文と書き方はコチラ

問合せに対するお礼状

お問い合わせに関しては、即日礼状を出しましょう。文面としては、まずはお問い合わせに対する感謝の旨を記載し、今後の対応についてもお知らせしましょう。また、担当者が決まっているのであれば担当者の挨拶も載せることにより大切にされている印象を与えることができます。

ポイント

• 問い合わせの感謝と今後の対応を含める
• 担当者がいれば、その人の挨拶を加える

例文

拝啓　紅葉の候。この度は当社の○○にお問い合わせいただきまして、
誠にありがとうございます。

○○の担当をしております××社の●●と申します。

本日中に資料を発送いたします。

ご不明な点がおありでしたら、以下の連絡先へ
●●●●まで気軽にお問い合わせくださいませ。

よろしくお願いいたします。

敬具

お詫び状

多くの場合、お詫びは手紙だけではすまないことが多いのが一般的です。出かけなければならない時でも、事前に手紙でお詫びの気持ちを伝えておけば、出かけるのに少しは気が楽になるものです。

ポイント

• 迷惑をかけた事情、理由はハッキリとひとことだけ書く
• できるだけ早めに投函する

例文

拝啓　秋冷の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。

さて、このたびは弊社従業員の言動に失礼な点があったとのお知らせに際し、お客様に大変
ご迷惑をおかけいたしましたこと、お詫びの言葉もございません。

責任者としましても監督不行き届きがあったこと反省し、これを機会に社員教育の様式を再考する所存にございます。当の本人もご意見に対し、態度を悔いておりますので、なにとぞこの度の失礼、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

なお、今後ともお気づきの点がございましたら、ご指導、ご叱正いただけますようよろしくお願い申し上げます。

まずは書面にてお詫び申し上げます。

敬具

＞お詫び状の例文と書き方はコチラ

書き方とマナーを押さえて円滑な対人関係を

文の言い回しを考えたり、決まりを覚えたりするのが難しい場合には、シーンに合わせたテンプレートを使って文章を編集して利用すると便利です。以下にテンプレート例を挙げていますので、ご参考にしてみてください。

＞行事参加の礼状
＞会社移転の挨拶状

しかし、一番大事なのは相手を思って文章を作成することです。失礼のない挨拶状・お礼状を送って、円滑な人間関係を保ちましょう。