挨拶文書・礼儀文書の書き方・マナー

ビジネス・プライベートで送る挨拶状や礼儀文書には書き方の流れやマナーがあります。特に書き出しには季節のご挨拶を入れ、しめくくり（結語）にも決まりがあります。

ビジネス・プライベートで送る挨拶状や礼儀文書には書き方の流れやマナーがあります。特に書き出しには季節のご挨拶を入れ、しめくくり（結語）にも決まりがあります。手紙や葉書、書類をお送りする際に恥ずかしい思いをしないよう、書き方を学びましょう。

挨拶文書・礼儀文書が必要となるシーン

挨拶文書等が必要なタイミングは
●先方へ迷惑をかけたときのおわび
●お世話になった方へのお礼
●新任・退任の挨拶
●問い合わせ
など数え上げればきりがありません。たった一通の手紙を書かなかったために、その後の人間関係を気まずくしてしまうということさえあります。これから具体的に見て行きましょう。

お詫び状

詫び状で、迷惑をかけた事情を書き連ねるのは、相手に不快感を与えるだけです。迷惑をかけた事情、理由はハッキリとひとことだけ書くのがコツです。また投函するタイミングも早ければ早いほど良く、遅れればその遅れたことまでお詫びすることになり、ますます謝りにくくなります。多くの場合、お詫びは手紙だけではすまないことが多いのが一般的です。出かけなければならない時でも、事前に手紙でお詫びの気持ちを伝えておけば、出かけるのに少しは気が楽になるものです。

お礼状

礼状のコツは早く出すことです。一週間以内がよいでしょう。お礼を述べるのは自分の気持ちを素直に表すのがベストです。内容についても相手をどのくらい煩わせたのかも考えないとなりません。そんな場合、具体的にどういうところが役に立ち、助かったのかも述べると良いでしょう。

新任・退任の挨拶状

新任・退任の際には、取引先とともに、個人的にお世話になった方へ向け、御礼や今後のお付き合いに関してのお願いを記載し挨拶状を送ります。また、前任者や後任者が誰なのかを記載しておくといいでしょう。

問合せに対するお礼状

お問い合わせに関しては、即日礼状を出しましょう。文面としては、まずはお問い合わせに対する感謝の旨を記載し、今後の対応についてもお知らせしましょう。また、担当者が決まっているのであれば担当者の挨拶も載せることにより大切にされている印象を与えることができます。

例文と季節の挨拶、結語

文章の最初に入れる季節の挨拶や結語でよく使われるものをまとめました。特にビジネスシーンでお使いいただけるものになります。「盛夏の候」といった漢語の決まり文句は、形式的すぎるきらいがあるので仕事上の手紙には用いてもよいのですが、若い人からの私信には不向きです。自分なりに季節に合わせて工夫するのもよいでしょう。

季節の挨拶例

No	月	季語（時候の挨拶）
1	1月	厳寒の候・例年になく寒い毎日です
2	2月	余寒の候・梅のつぼみのふくらむころとなりました
3	3月	早春の候・日増しに暖かさを加える頃となりました
4	4月	春暖の候・花の便りの聞かれるころになりました
5	5月	新緑の候・若葉のすがすがしいころとなりました
6	6月	初夏の候・梅雨空のうっとうしいころとなりました
7	7月	盛夏の候・夏空のまぶしいころとなりました
8	8月	残暑の候・暑さひとしお厳しい毎日です
9	9月	秋涼の候・朝夕はしのぎやすくなってまいりました
10	10月	秋冷の候・日増しに秋も深まってまいりました
11	11月	晩秋の候・夜寒の身にしみるころとなりました
12	12月	初冬の候・今年も押しつまってまいりました

結語の参考例文

「敬具」などの、いわゆる「さよなら」にあたるのが結語です。ただし、頭語が「前略」なら「草々」、「拝啓」なら「敬具」と、対になっているので、「きまり」を参考にすれば悩むこともありません。

場合	冒頭語	結語
一般に目上へ	拝啓、拝呈、啓上	敬具、拝具、敬白
返信の場合	拝復、復敬	拝答、敬答
前文省略の場合	前略	草々

例）
相手の健康を祈る
冒頭後：拝啓
くれぐれも体調を崩されませぬようご自愛くださいませ。
敬具

今後の鞭撻を願う
冒頭後：啓上
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
敬白

ワード形式のテンプレートから編集する方法

シーンに合わせたテンプレートを使って文章を編集して利用すると便利です。

＞行事参加の礼状

投稿日：: 2016/02/02
更新日：: 2016/02/02

他の挨拶・儀礼文書の書式テンプレート

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挨拶・儀礼文書に関連する書き方一覧

【お礼状の書き方】
お礼状は、感謝の気持ちを表わしたもので、タイミングが大切です。贈り物をいただいたり、お祝いをいただいたり、お世話になったりしたときは、できるだけその日のうちにお礼状を送るのがよいでしょう。電話でお礼の気持ちを伝えることもありますが、その後改めて手紙やはがきでお礼状を送るのがマナーです。お礼状には形式があるのでテンプレートを利用すると便利ですが、自分なりの言葉を付け加えると感謝の気持ちが伝わりやすくなります。
【お詫び状の書き方】
先方に納品した商品や提供したサービスに不備やクレームが発生した、もしくは、事務処理や手続きなどでミスをした場合は、誠意を示すために、速やかにお詫び状を送ります。まず、こちら側の落ち度を認め、お詫びします。そして今後の対処方法や再発防止策を伝えましょう。できれば、電話でお詫びの気持ちを伝えて謝罪し、その後またお詫び状を送るのがよいでしょう。お詫び状には、時候の挨拶は不要です。
【推薦状の書き方】
推薦状は、就職、昇格、昇進、製品ＰＲ、選挙の投票などの際、先方に人物や商品、サービスなどの優れている点を積極的に紹介し、推薦を依頼する場合に送るものです。推薦状に記載する内容は、人物や商品などの特徴や長所などのアピールポイントだけでなく、人柄や評判など、本人に面と向かって聞きにくい情報を記載するのもよいでしょう。
【挨拶状の書き方】
挨拶状は異動転勤だけでなく、お見舞いやお礼、年末年始、社名変更などさまざまなシーンで利用する書類です。簡単な書式ではありますが、マナーも大切な文書。書き方を例文を入れて解説します。
【訃報の書き方】
訃報とは、「誰が」「いつ」亡くなり、「いつ」「どこで」「誰が」通夜、葬儀を執り行うのかを正確に通知するものです。例えば、社長などが亡くなった場合、そのことを社外の人にも知らせる時には、訃報を利用します。いち早く訃報を伝えるため、ファックスを利用することが多くなりますが、通夜、葬儀場所の周辺地図も添付するとよいでしょう。
【招待状の書き方】
招待状は、パーティー、懇親会、祝賀会、各種会合などでお客様をもてなすときに送ります。会合の日時や開催場所は正確に記載し、場合によっては案内図を添付するとよいでしょう。記載する文章は、簡潔にわかりやすく書きます。招待状を発送するタイミングは、招待される人のスケジュールや準備期間に配慮して、３週間くらい前には届くように送りましょう。
【手紙文例の書き方】
手紙の構成は、冒頭に頭語を入れ、時候の挨拶、安否の挨拶、お礼、お詫び、返信の挨拶を書き、本文に入ります。そして結びの挨拶を書き、文末に結語を入れます。頭語と結語の組み合わせは、一般的な手紙の場合、頭語は「拝啓」結語は「敬具」、改まった手紙なら頭語は「謹啓」結語は「敬白」「謹言」となります。封書とはがきの使い分けですが、あくまでもはがきは略式であるため、目上の人に送る場合は封書で送ります。
【紹介状の書き方】
紹介状は、ある人を紹介するための書状です。企業に人を紹介したり、新しい得意先を紹介したり、後任者を紹介したりと、ビジネス面でもよく利用されるものです。紹介状を作成するには、まず紹介する人と自分との関係を記載した上で、その人の特徴や前歴、功績などを簡潔に記載します。紹介状を相手に直接渡す場合は、封をせずに渡すようにしましょう。
【お悔やみ状の書き方】
お悔やみ状の書き方と文例です。お悔やみ状は、訃報を受けたが通夜や葬儀に出席できない場合に送ります。訃報を受けたらなるべく早く送りましょう。お悔やみ状は、1）お悔やみの言葉、2）遺族を励ます言葉、3）弔問に伺えないことへのお詫びの言葉、4）香典を送ったこと、を盛り込み作成します。忌み言葉や他の用件、追伸文を書くことはタブーです。
【感謝状の書き方】
感謝状は、日頃の感謝の気持ちを言葉に表わし書状にしたものです。賞状の形式で作成したり、手紙や色紙に感謝の気持ちを書いたりして送ります。賞状形式で作成する場合は表彰状と同様に、句読点は用いません。寄与や業績アップに貢献した時、定年退職時など、感謝の気持ちを表明する場面は多々ありますので、フォーマットを活用してみましょう。
【お見舞い状の書き方】
お見舞い状のテンプレート、書式一覧と書き方です。お見舞い状とは、病気やケガをされた方や災害に遭われた方に対し、慰めや励ましの気持ちを届けるものです。先方が入院された、災害に遭われたという一報を受けたら、できるだけ早いうちにお見舞い状を送りましょう。記載する内容は、時候の挨拶や自分の近況は書かず、お見舞いの言葉だけを書きます。また、相手を元気づけることが大切ですが、余計なプレッシャーを与えるような言い回しは避けましょう。
【お祝い状の書き方】
お祝い状は送るタイミングが大切です。知らせを受けたら、できるだけ早く祝意を伝えましょう。早いタイミングを逃してしまった場合でも、「遅くなりましたが」という言葉を添えて、お祝い状を送ります。また、お祝い状には、忌み言葉は避け、他の言葉に置き換えるなどして、表現にも気を配るようにしましょう。発送するときは、封書で送るのが礼儀です。
【電報の書き方】
電報は、結婚のお祝い、就任、栄転、昇進などのお祝い、誕生祝い、お悔やみなどで利用されている電気通信サービスです。NTTやKDDIなどの電話会社に依頼します。電話会社には定型文も用意されていますが、独自のメッセージで送れば、より親しみが湧くのではないでしょうか。あらゆる場面でのテンプレートや文例が紹介されているので、活用してみましょう。