挨拶文書・礼儀文書の書き方・マナー

ビジネス・プライベートで送る挨拶状や礼儀文書には書き方の流れやマナーがあります。特に書き出しには季節のご挨拶を入れ、しめくくり（結語）にも決まりがあります。手紙や葉書、書類をお送りする際に恥ずかしい思いをしないよう、書き方を学びましょう。

挨拶文書・礼儀文書が必要となるシーン

挨拶文書等が必要なタイミングは
●先方へ迷惑をかけたときのおわび
●お世話になった方へのお礼
●新任・退任の挨拶
●問い合わせ
など数え上げればきりがありません。たった一通の手紙を書かなかったために、その後の人間関係を気まずくしてしまうということさえあります。これから具体的に見て行きましょう。

お詫び状

詫び状で、迷惑をかけた事情を書き連ねるのは、相手に不快感を与えるだけです。迷惑をかけた事情、理由はハッキリとひとことだけ書くのがコツです。また投函するタイミングも早ければ早いほど良く、遅れればその遅れたことまでお詫びすることになり、ますます謝りにくくなります。多くの場合、お詫びは手紙だけではすまないことが多いのが一般的です。出かけなければならない時でも、事前に手紙でお詫びの気持ちを伝えておけば、出かけるのに少しは気が楽になるものです。

お礼状

礼状のコツは早く出すことです。一週間以内がよいでしょう。お礼を述べるのは自分の気持ちを素直に表すのがベストです。内容についても相手をどのくらい煩わせたのかも考えないとなりません。そんな場合、具体的にどういうところが役に立ち、助かったのかも述べると良いでしょう。

新任・退任の挨拶状

新任・退任の際には、取引先とともに、個人的にお世話になった方へ向け、御礼や今後のお付き合いに関してのお願いを記載し挨拶状を送ります。また、前任者や後任者が誰なのかを記載しておくといいでしょう。

問合せに対するお礼状

お問い合わせに関しては、即日礼状を出しましょう。文面としては、まずはお問い合わせに対する感謝の旨を記載し、今後の対応についてもお知らせしましょう。また、担当者が決まっているのであれば担当者の挨拶も載せることにより大切にされている印象を与えることができます。

例文と季節の挨拶、結語

文章の最初に入れる季節の挨拶や結語でよく使われるものをまとめました。特にビジネスシーンでお使いいただけるものになります。「盛夏の候」といった漢語の決まり文句は、形式的すぎるきらいがあるので仕事上の手紙には用いてもよいのですが、若い人からの私信には不向きです。自分なりに季節に合わせて工夫するのもよいでしょう。

季節の挨拶例

結語の参考例文

「敬具」などの、いわゆる「さよなら」にあたるのが結語です。ただし、頭語が「前略」なら「草々」、「拝啓」なら「敬具」と、対になっているので、「きまり」を参考にすれば悩むこともありません。

例）
相手の健康を祈る
冒頭後：拝啓
くれぐれも体調を崩されませぬようご自愛くださいませ。
敬具

今後の鞭撻を願う
冒頭後：啓上
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
敬白

ワード形式のテンプレートから編集する方法

シーンに合わせたテンプレートを使って文章を編集して利用すると便利です。

＞行事参加の礼状