取引文書の書き方と例文
取引文書とは、社外の取引先などに対して、照会・通知・依頼・請求・契約といったビジネス上での取り決めなどを行う際に作成され、先方へ提出する文書を言います。
このコラムでは、取引文書に関するテンプレートや書き方について解説します。
取引文書の特徴と意味
取引文書は、ビジネスを進めるうえでとても重要な書類です。契約を取り交わしたり、受注を受けたりする際に交わされる取引の証拠となる文書だからです。ビジネスでは、金銭や物品の授受が発生します。金銭も自社製品も、会社の財産であることに変わりありません。そのため、間違いやミスは許されません。取引文書には、契約という意味合いもありますので、取り扱いにはくれぐれも注意しましょう。
取引文書の種類と例
取引文書と呼ばれる書類にも種類があり、契約的側面があるものと社交的側面があるものとに分けられます。契約的側面がある取引文書は、金銭貸借契約書や受注内容確認書などです。社交的側面がある取引文書は社交文書とも呼ばれ、懇親会・親睦会への招待状や挨拶状などが挙げられます。ビジネスでは人脈がとても大切なため、社交文書も大きな役割を果たすことがあるのです。
金銭貸借契約書
契約は、口頭だけでも締結されたとみなされます。しかしながら、それでは証拠として残らないため契約書として残しておく必要があります。人それぞれ価値観は異なるもので、口頭では解釈の違いや誤解も発生しやすいものです。言った・言わないといったトラブルにならないためにも、契約書を交わすことは大切なことです。金銭貸借契約書は、金銭の貸し借りが発生するときに作成される書類です。親しい間柄での金銭のやりとりは、口約束で済ませてしまうケースもあると思います。しかし後々のトラブルを避けるためにも、契約書の締結は必須であると言えるでしょう。
- ＜記載項目＞
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- 貸主名/借主名、住所、捺印
- 金銭貸借契約を締結した旨
- 貸付金額
- 返済方法と返済期限
- 契約書部数と保有者
受注内容確認書
会社同士の取引は依頼主が注文の申込みをして、請負主がそれを承諾することで成立します。受注内容確認書は注文書と対になるもので、請負主が発行する文書です。取引をする際には必ず証拠となる文書を発行したいものです。しかしながらお客様が発注を急いでいて、すぐに受注しなければ取引が成立しないケースも実際にはあります。もし注文を口頭のみで受ける場合でも、請負主が受注内容確認書を発行して、依頼主に印鑑を捺印してもらうことで証拠とすることができます。受注内容確認書と類似した書類として、注文請書があります。注文請書の発行によって契約が成立したとみなされ、収入印紙の貼付が必要になる場合があります。
- ＜記載項目＞
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- 取引先会社名
- 自社名
- 件名
- 注文内容
- 合計金額/支払条件
- 納品期日
- 納品方法
- 納品先
- 特記事項
懇親会・親睦会への招待状～書き方と例文～
招待状や挨拶状は、社交文書と呼ばれます。直接的な取引とは関係ないものの、取引先顧客と良好な関係を築くためには有効です。取引先や納入業者など関係各社と親睦を深めるために、懇親会を開催する会社は増えています。ビジネスでは情報交換も大切なツールとなりますから、他者との交流は大切にしたいですね。関係各社を懇親会に招待したいときには、招待状を作成して送付します。
- ＜記載項目＞
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- 挨拶文
- 本文（懇親会開催の主旨）
- 懇親会開催日時
- 懇親会開催場所
- 懇親会会場地図
- 返信用はがきの同封
取引文書の提出方法と注意点
取引文書の提出方法は内容により、手渡し、メール、FAX、郵送などの方法があります。一般的な契約書であれば、請負主が依頼主の元に訪問して手渡しをするケースが多いでしょう。急を要さず、また取引先が遠方である場合は郵送を選択されることもよくあります。また、確認書のような補助的意味合いの強いものはメール添付やFAXなどの方法が選ばれているようです。急いでいる場合は郵送だと時間がかかってしまいますので、取り急ぎ内容をメールで確認して取引を進めることもあります。
注意しなければならないのは、納品が先にならないようにすることです。例えば金銭貸借の場合は、金銭の貸し付けを行うその場で必ず契約書の署名捺印を交わすようにしましょう。一般消費者が買い物をするときは、必ず商品と支払いが同時に行われますね。しかしながら、法人取引では売掛・買掛、手形取引など、その方法はさまざまです。だからこそ、事前に契約を締結しておくことが大切なのです。正式なものでなくとも、証拠を書面に残しておくことはいざというときのトラブル防止に役立ちます。
まとめ
取引文書は、通知や照会、依頼、請求、契約などの取り決め等を図る際、取引先に対して提出される社外文書です。ときには取引の証拠ともなる重要な書類となりますから、必要事項をもれなく記載し、数字や日付に間違いのないよう注意しましょう。万一記載ミスがあり、そのまま取引が進んでしまった場合には、のちに売上の戻し処理が発生したり雑損が出てしまったりという事態になりかねません。顧客とトラブルなく取引を進められるよう、さまざまな取引文書のフォーマットを参考にして下さい。