スケジュール|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

見やすいスケジュール表の作り方~ビジネスに役立つテンプレート付~

プロジェクトや作業工程など、スケジュールの提出や共有が必要になった時には、どのようなスケジュール表を準備すればいいでしょうか。いざ作るとなると考えてしまうのがスケジュール表ですよね。 一概にスケジュール表といってもカレンダー方式、ガントチャート、タイムスケジュール、年間や月間のスケジュール表など多くの形式が考えられます。スケジュール表を自作する場合は、表自体の設計プランが必要になるでしょう。また、テンプレートを活用する場合も、用途に合わせた選択が大切になります。 ここでは、上手なスケジュールの作り方も含めて解説していきます。

スケジュールを作成する時のポイント

新年の時期や新年度が始まるころに大まかな年間スケジュールを作っておくと、これからの一年間に予定されている「流れ」がざっくりとつかめます。 会社の年間行事や業務予定、あるいは年次休暇などビジネスで欠かせないものを作成するだけでなく、学校や幼稚園、保育園などの行事予定を視覚的に把握しておくためにも年間スケジュール表は活用できますよ。

まず、スケジュール表の作り方で気をつけたいポイントは、一枚で一年分が見わたせるようにすることです。

スケジュール表の例
スケジュールのディテールに関しては、月間・週間などのスケジュール表を別途作るようにしましょう。
こうすることで、大きな視点で俯瞰的に予定を確認したうえで、ディテールまで把握することが可能になるのです。年間スケジュール表は、あくまでも「一年間の大きな流れ」をつかむものと考えましょう。
以下のテンプレートのような形で作成すると見やすく簡単です。

年間スケジュール表のテンプレート
上記のテンプレートのように、色で日付などを分けるととても見やすいですね。手書きの場合にも蛍光ペンを利用するなどして「一目でわかる」工夫をしてみましょう。

ガントチャート式スケジュール表

ガントチャート(Gantt chart)とは、プロジェクト管理や生産管理など、工程管理に用いるもので、作業計画を視覚的に表現するのに適した表組で、特に「モノづくりの現場」に欠かせない表組になっているといっても過言ではないでしょう。
作業上の注意点や工程ごとの経費概算、あるいは原材料の仕入時期などの付帯事項を付け加えることも可能なため、関係者全員でスケジュールを共有して、作業現場にありがちな「混乱」を最小限に抑える効果も大いに期待できます。

このガントチャートは、エクセル形式で作られるのが一般的で、

  • 日付
  • 項目
  • 担当
  • 作業内容
  • 休日・休工日
なども含めた作業予定を横棒や色で表し、予定や進捗状況を視覚的にわかるように組み上げるものです。

とはいっても、上記全てを組み込んで0からエクセルで作成するのはひと苦労です。最近では、プロジェクト管理の為のダイアリーも売られていたり、以下のようなテンプレートをパソコン、スマホからダウンロードする事も出来るので是非活用してみてくださいね。
展示会作業スケジュール表展示会作業スケジュール表

共有・予定管理表

予定管理表は、営業活動などでよく活用されるものです。何があるかについてのみでなく、想定される議題とともに表記できる予定管理表があれば、うっかりミスも減るかもしれません。

いわゆるダイヤリーとは違い、数カ月分を見わたせるため、来月の予定など近い将来の予定を立てることができるのがこの予定管理表の特徴です。
また、ネット上で予定管理表を使用する場合、サーバに保存し必要な時に関係者がそれぞれ書き込むような運用をすれば、情報を共有化するクラウド的な利用方法も可能です。
予定されている膨大な情報を、作業の進行に合わせて視覚的に書き込めるのが予定管理表の強みと言っても過言ではありません。それだけに、表組は大掛かりなものになりがちで、それをこのフォーマットを使って一から作るとなると膨大な時間がかかってしまいます。業務のスピード化を図るためにも、テンプレートのご利用をおすすめします。印刷してファイリングすれば、「予定管理表手帳」としても重宝します。
エクセル形式で用途別に保存された管理表のテンプレートなので、使い勝手に合わせた加工もスムースです。
予定管理表予定管理表

まとめ

スケジュールの書き方といって沢山の方法があります。今回紹介したような方法もあれば、更に詳細な内容を1枚にまとめたものもあります。
ご自身の生活や、お仕事の内容にあわせて最も適したものを選んでみてください。
ここで紹介したものスケジュール表以外にも、多くの雛形をご用意しています。また、スケジュール表以外にもビジネスで活用できるさまざまなテンプレートをご利用いただけます。是非ご活用ください!

投稿日:
2016/02/05
更新日:
2018/10/02

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