見やすいスケジュール表（予定表）の作り方～ビジネスに役立つテンプレート付～
プロジェクトや作業工程などのスケジュール共有が必要になったときには、年間スケジュール表（予定表）を作成すると便利です。
しかし、年間スケジュール表には多くの形式があります。カレンダー方式、ガントチャート、タイムスケジュール、年間や月間のスケジュール表（予定表）などがあり、どんなものを作ればいいのか分からず悩んでしまうかもしれません。
年間スケジュール表（予定表）を自作する場合は、表自体の設計プランが必要になります。また、テンプレートを活用する場合も、用途に合わせて適切なテンプレートを選択しなければなりません。
そこで今回の記事では、見やすい年間スケジュールの作り方について解説していきます。
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見やすい年間スケジュールを作成する時のポイント
新年や新年度に見やすい年間スケジュール表を作っておくと、これからの1年間に予定されている流れがざっくりとつかめるので便利です。
年間スケジュール表は会社の年間行事や業務予定、年次休暇など、ビジネスにおけるスケジュール管理には欠かせません。また、一般家庭でも年間スケジュール表を作っておくと、学校や幼稚園・保育園、プライベートなどの1年間の行事予定を管理しやすくなります。
1枚で1年分が見わたせるようにする
まず、スケジュール表（予定表）の作り方で気をつけたいポイントは、一枚で一年分が見わたせるようにすることです。
スケジュールの詳細に関しては、月間・週間などのスケジュール表（予定表）を別途作りましょう。すると大きな視点で1年間の予定を確認でき必要なところは詳細まで把握できるようになります。
年間スケジュール表（予定表）は、あくまでも「1年間の大きな流れ」をざっくりとつかむものと考えましょう。
ひと目で見やすいように色付けする
年間スケジュール表を作るときは、ひと目で見やすいように色付けしましょう。
日付や曜日を色で分けておくと、視覚的に見やすくなります。手書きで作る年間スケジュール表の場合も、蛍光ペンを使用して「ひと目で見やすい」デザインになるように工夫してみましょう。
見やすい年間スケジュール表のテンプレートとして、以下のページもご活用ください。
見やすい年間スケジュール表のテンプレート
年間スケジュール表のテンプレートを紹介します。年間スケジュール表にはさまざまなスタイルのものがあるので、目的に合った形式で作ってみましょう。
エクセルで作るガントチャート式スケジュール表
ガントチャート（Gantt chart）とは、作業計画を視覚的に表現するのに適した表組です。
プロジェクト管理や生産管理などの工程管理に用いることが多く、特に「モノづくりの現場」に欠かせない表組といっても過言ではありません。
作業上の注意点や工程ごとの経費概算、原材料の仕入時期などの付帯事項を付け加えることも可能です。
関係者全員でガントチャート式の年間スケジュール表を共有すれば、作業現場でよくある混乱を未然に防ぎやすくなります。
ガントチャート式年間スケジュール表は、エクセル形式で作られるのが一般的です。
▼ガントチャート式年間スケジュール表に含める項目
- 日付
- 項目
- 担当
- 作業内容
- 休日・休工日
上記のような予定を横棒やカラーバーで表し、予定や進捗状況を視覚的に見やすい表を組み上げましょう。
エクセル作業が苦手な方は、テンプレートを活用してみてください。ガントチャート式年間スケジュール表のテンプレートは、パソコンやスマホでダウンロードできます。
手書き派の方は、プロジェクト管理用のダイアリーを使うのが便利です。手書きでガントチャート式年間スケジュール表を1から作るのは大変なので、市販のダイアリーもご活用ください。
共有・予定管理表
予定管理表は、営業活動などでよく活用されるものです。
スケジュールだけでなく、想定される議題を併記できます。ひと目で見やすい予定管理表なら、業務上のうっかりミスが減るかもしれません。
予定管理表は数カ月分を見わたせるため、近い将来のスケジュールを管理しやすいところが特徴です。
オンライン上で予定管理表を共有し、関係者にスケジュールの編集権限を付与しておけば、常に最新の情報を共有できます。
作業の進行に合わせてスケジュールを自由に書き込めるのが予定管理表の強みです。ただし、情報量が多い予定管理表を作るときは表組が大掛かりなものになりがちで、一から作成すると膨大な時間がかかってしまいます。
業務の効率化を図るためにも、テンプレートのご利用がおすすめです。印刷してファイリングすれば「予定管理表手帳」としても活用できます。
エクセル形式で用途別に保存された管理表のテンプレートなので、使い勝手に合わせた加工もしやすく便利です。
年間カレンダー兼年間スケジュール
年間カレンダー兼年間スケジュールは、会社や所属部署のイベントなどを記載しておくために便利です。
年間カレンダーを作成して、年間でどのようなイベントがあるのかを把握しておけば、見やすいうえに次の2つのメリットが得られます。
▼年間カレンダー兼年間スケジュール表を使用するメリット
- イベントの準備を円滑に進めやすい
- 繁忙期がひと目でわかる
イベントのスケジュールを明示しておくことで、前もって準備をしやすくなります。
例えば資材発注が必要な場合、発注先への連絡や上司の決裁が必要です。見やすい年間カレンダー兼年間スケジュールに書いてあれば、発注ミスや連絡漏れを防ぎやすくなります。
また、繁忙期はリソース不足が発生しがちです。
しかし年間カレンダー兼年間スケジュールで繁忙期・閑散期を把握しておけば、業務の偏りを防ぎやすくなります。閑散期にできる業務をうまく分散することで、繁忙期のリソース不足を軽減できるでしょう。
工程管理表
工程管理表は、どの作業がどの程度進んだかを示す表です。
縦軸に作業項目を並べ、横軸に担当者名やカレンダーを記載します。カレンダー上に作業開始日から作業終了日までを矢印で示しておくと、進捗通りに進んでいる作業や遅れている作業が見やすくなります。
工程管理表を書く上で大切なのは、作業を漏れなく記載することです。そのため、表を作成する前にすべての作業を書き出す必要があります。
また、作業の順番通りに記載し、適度に色分けすることも見やすい工程管理表を作るコツです。
広報年間スケジュール表
広報などの部署では、会社全体のイベントを把握しておくことも必要です。
今月の予定だけでなく、数か月後の予定も確認する場面も多くなります。年間スケジュールが把握できるカレンダーを作り、何月にどのようなイベントがあるのかコンパクトにまとめておくと見やすいでしょう。
エクセルで作成しておけば、イベントの名前から詳細を記録したファイルにリンクを設定できます。
年度ごとにタブを切り替えるようにすると、過去のスケジュールを見返しやすくなるので便利です。
まとめ
年間スケジュール表の書き方には、多くの方法があります。ご自身の生活やお仕事の内容にあわせて、最も見やすい年間スケジュール表も選んでみてください。
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