年末年始のお知らせ・挨拶状の書き方
年末年始のお知らせや挨拶状は、お客様やお得意様に日頃の感謝や休業日などがしっかり伝わるように書くことが大切です。
どのように書けば必要な情報が伝わるのか、年末年始のお知らせ・挨拶状の書き方について解説します。
年末年始のお知らせ・挨拶状とは
年末年始のお知らせ・挨拶状は、お客様やお得意様に、その年いただいたご愛顧に対する感謝や休業期間を伝えるためのものです。また、新しい年も変わらぬお付き合いをしていただけるようお願いするためのものでもあります。
年末年始のお知らせ・挨拶状を出す時期
年末年始のお知らせ・挨拶状は、12月25日前後に出すのが一般的です。
しかし、年末年始の休業前はどこも忙しく、早めに休業に入るところもあるので、ギリギリすぎると見逃される可能性があります。
きちんと情報が伝達されず、お客様やお得意様に迷惑がかかることもあるので、休みが始まる1週間くらい前までには出しておくのがおすすめです。
年末年始のお知らせ・挨拶状の書き方と例文
年末年始のお知らせ・挨拶状の書き方には、大きく分けて以下の2パターンがあります。
- 挨拶をメインに休業期間をお知らせする
- 休業期間のお知らせをメインにして挨拶を入れる
販売業やサービス業では、営業日を明確に伝える必要があることから、休業期間をメインにしたお知らせ文がよく使われています。業種や業態によって使い分けると良いでしょう。
どちらのパターンにする場合でも、以下の構成で作成するのが基本です。
- 季節の挨拶
- 日頃のご愛顧への感謝
- 休業期間のお知らせ
- 結びの挨拶
どう書いたら良いのかわからないという方のために、下記にて年末年始のお知らせ・挨拶状の例文を紹介します。
文例①歳末（年末）のご挨拶
拝啓 師走の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。おかげさまで本年は、弊社業績も順調に推移し、これもひとえに皆様の温かいご支援の賜物と、社員一同深く感謝致しております。
なお、弊社では誠に勝手ながら○月○日（○）～○月○日（○）を年末年始休業とさせていただきます。よろしくご了承のほどをお願い致します。
今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。敬具
文例②年末年始休業期間のお知らせ
拝啓 慣例の候、貴社いよいよご清栄の段、慶賀の至りに存じます。平素は格別のご厚誼にあずかり、心より感謝申し上げます。さて、弊社本年度の年末年始につきましては、下記の期間休業とさせていただきます。誠に勝手ながらご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。敬具
年末年始休業日
○○年○○月○○日（○曜日）から○○年○○月○○日（○曜日）までの○○日間
以上
文例③年末年始休暇について
例年どおり、年末年始の休暇を下記の要領で実施致します。
・○○年12月○○日（○曜）○○時まで 通常営業
○○時～ 社屋内の一斉清掃
○○時～ 「忘年会」○○○○にて
・○○年12月○○日（○曜）～○○年1月○○日（○曜）休暇（○○日間）
・○○年12月○○日（○曜）○○時～「社長年始挨拶」「年賀交歓会」
○○時～ 「新年会」○○○○にて
以上
年末年始のお知らせ・挨拶状を書くときのポイント
年末年始のお知らせ・挨拶状は、いくつかポイントを押さえて書くと、より伝わりやすい内容になります。
休業期間を明記する
年末年始の休業期間がわからないと、担当者に連絡が取れないなどで、お客様やお得意様に迷惑がかかることがあります。いつからいつまでが休みなのかがわかるように、年末年始のお知らせ・挨拶状には休業期間を明記しておきましょう。
相手方の休業期間もチェックしておくと、年末年始のお知らせ・挨拶状を出し損ねたり、連絡がすれ違ったりするのを防ぎやすくなります。
感謝の気持ちを伝える
年末年始のお知らせ・挨拶状に休業期間しか書かれていないと、冷たい印象になったり、失礼だと思われたりする可能性があります。
相手先と良好な関係を続けられるように、「平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます」など、感謝の気持ちを伝える文言を入れておきましょう。「〇〇についてご提案いただき」など、具体的なエピソードを入れると、より気持ちが伝わりやすくなります。
先方の休業期間前に送る
年末年始のお知らせ・挨拶状を送っても、相手に読んでもらえないと意味がありません。連絡のすれ違いなどが起こる可能性もあるので、先方が休業期間に入る前に送るようにしましょう。
年末年始のお知らせ・挨拶状の出し方
年末年始のお知らせ・挨拶状の出し方には、「文書」「メール」「掲示」の3パターンがあります。それぞれの出し方のポイントや注意点を知っておきましょう。
文書で出す
年末年始のお知らせ・挨拶状は、文書で出すのが基本です。長々と書くと内容が伝わりにくくなるので、長文になりすぎないよう注意しましょう。
また、先方が休暇に入ってから届いたのでは意味がないので、余裕を持って投函するようにしてください。他の書類を送るついでではなく、挨拶状だけを単体で送るようにしましょう。
メールで送信する
最近は手間やコスト削減を考えて、メールで年末年始のお知らせや挨拶状を送るケースも増えています。
メールだと文字数に制限がないため長々と書いてしまいがちですが、長文のメールは読みづらいので、挨拶と休業の連絡だけに留めておきましょう。
掲示する
年末年始のお知らせや挨拶状を社員向けに社内に掲示したり、店舗に貼り出したりすることもあるでしょう。
このとき、目立たない場所に掲示すると、見逃される可能性があります。しっかり読んでもらえるように、わかりやすいところに掲示する、目につくよう大きめのフォントにするなど工夫することが大切です。
まとめ
仕事で忙しい毎日を過ごしていると、あっという間に年末年始がやってきます。お世話になった人への感謝を伝えて、気持ちよく新しい年を迎えられるよう、挨拶状の準備は早めにしておきましょう。業種や業態によって適切なテンプレートを選んで参考にしてください。