忘年会で使える案内状の書き方

忘年会とはその年の苦労を忘れるために年末に行われる宴会で、会社の取引先、同僚や知人などの中で行われます。

忘年会と納会の違い

忘年会も納会も区切りの時期に行い、携わってきた仕事を納め、努力を振り返るという意味では大きな違いはありませんが、時期やスタイルなどに少し違いがあるようです。

①催時期

忘年会：その年を忘れる会ですから、年末にしか行われません。
納会：必ずしも年末に行われるわけではありません。例えば期ごとに行う企業もあれば、プロジェクトの完了時に行う企業もあります。
年末のみに行われるのが忘年会、区切りであれば年末でなくても行われるのが納会といえるでしょう。

②催日

忘年会：12月中で出席者の多い日程などで調整されることが多いようです。
納会：多くの場合、年内出勤最終日に行われます。

③催スタイル

忘年会：居酒屋やレストランなどのお店を予約して行われることがほとんどです。
納会：会社内の会議室や食堂などで行われることが多く、比較的短時間で終わります。仕事納めの日の、大掃除や整理整頓のあとに行う会社が多いのではないでしょうか。納会は『打ち上げ』の意味合いが強いといえます。

開催にあたってやるべきこと

忘年会を開催する場合、幹事に選ばれた人は毎回苦労をしているようです。参加人数が多ければ多いほど大変です。ただでさえ忙しい師走の時期は、参加者の予定がなかなか合わない、店の予約が取れない、会費が集まらないなどで頭を悩ませる幹事さんもいることでしょう。偉い人から余興のリクエストをもらってしまったら、さらに大変です。忘年会開催にあたってやるべきことをご紹介していきます。

いつ頃から準備するのか

忘年会シーズン、とくに週末はどこのお店も予約でいっぱいになってしまいます。そのため、早めに準備を始める必要があります。11月に入ったら準備を開始し、11月中旬にはお店に予約をする、というスケジュールで進めると良いのではないでしょうか。

①幹事を決める

一番初めにやらなければならないことは、幹事の選定です。部門長に指名されることもあれば、新入社員が任されることもあります。宴会部長的な人がいれば良いですが、幹事は結構大変です。誰もやりたい人がいない場合などは、持ち回りで担当を決めている部署もあるようです。

②日程調整

幹事が決まったら、次は日程調整です。忙しい年末はプライベートでも用事があったり、掛け持ちで忘年会があったりする人も多いことでしょう。参加者が多い場合、全員の予定が合う日程はなかなかありません。全員出て欲しい場合はかなり前からアナウンスしておく必要があります。例年『第○金曜日に開催するので空けておくように』という暗黙のルールが存在している部署もあるようです。全ての人に合わせることは不可能なため、ある程度幹事の権限で設定する必要があります。一般的に、クリスマス付近は家族や恋人と過ごす人が多いため、外した方が無難かもしれません。

③予算を決める

補助金が出る場合とそうでない場合で、予算は変わると思いますので、あらかじめ社内の規定を確認しておきましょう。予算の設定は幹事が気を遣うところでもあります。会費は一律設定の部署もあれば、男性と女性、役職者と一般社員などで差をつけて設定する場合もあります。アルコールを飲む人とそうでない人がいる場合は、アルコールだけ別料金にするなどの配慮が必要なケースもあります。出席者の事前リサーチが必要です。

④店選びと予約

予算に応じた店選びですが、こちらも参加者の属性を鑑みて選ぶと良いでしょう。例えば、男性ばかりの場であれば大衆居酒屋でお酒重視のお店。女性ばかりの場であればオシャレな雰囲気でデザートが選べるお店。などです。お得なクーポンやサービスが利用できるお店も増えてきていますので、ネットや雑誌などから情報収集をしましょう。お店選びは幹事の腕の見せどころです。

⑤当日の流れを決める

忘年会当日の流れをあらかじめシュミレーションしておくと良いでしょう。幹事が気をつけたいポイントを挙げてみます。

• 会費回収（事前、当日）
• お店までの道案内（全員で向かう、グループ単位で向かう、個々で向かうなど）
• 開催の挨拶（役職者、幹事）
• 座席（自由、指定、くじ引きなど）
• 中締め（新入社員の紹介、来年の抱負を語るなど）
• 締めの挨拶（役職者、幹事）
• 会計、精算
• 2次会の案内など
• 時間管理（予約時間内にお開きとなるように進める）

⑥忘年会の案内状と参加者募集

忘年会の企画が固まったら参加者に案内状を出し、参加者を募ります。案内状には、下記の情報を明記するようにしましょう。

• 開催日時
• 開催場所
• 内容
• 会費
• 幹事連絡先
• 返信期日
• 地図など
• 備考

忘年会のお知らせの書き方と文例（社内用）

忘年会のお知らせは、ワード文書での作成が便利です。部内の親和を深め1年の苦労をねぎらい、新しい年を迎えるために新年会を開催する旨を書きます。社内用であれば、メール添付で社員に送ったり、掲示板に貼り出したりして周知をすると良いでしょう。

＜文例＞

今年も残り少なくなってまいりました。恒例の忘年会を下記のとおり開催しますので、業務に差し支えのない範囲でご参加ください。部内の親和を深め、この1年の苦労を忘れ、新しい気持ちで新年を迎えたいと思います。なお、忘年会終了後、自由参加で2次会を行います。かくし芸大会、カラオケ大会なども予定しておりますので、どうぞ心ゆくまでお楽しみください。

忘年会のお知らせの書き方と文例（社外用）

社外用の忘年会のお知らせも、基本的な書き方は社内用と同じです。より丁寧でフォーマルな文体を意識しましょう。案内はメール添付のほか、FAXや封書で送ると良いでしょう。

＜文例＞

拝啓　時下ますますご清祥の段、お喜び申し上げます。平素は過分のご愛顧を賜り厚くお礼申しあげます。さて、弊社では、日頃から特別のご指導、ご援助をいただいております皆様方に、この1年のご苦労と親睦の意を込めまして、忘年会を催したく存じます。新しい年をよりよい年にするため、ぜひ皆様方のご高見を承りたく、謹んでご案内申しあげます。
時節柄お忙しいところ大変恐縮でございますが、何卒ご来路下さいますようお願い申しあげます。取り急ぎ略儀ながら書面をもちまして、お知らせ申しあげます。
敬具

⑦参加者確定と店への連絡

参加者から参加の連絡がきたら、最終人数の確定をして店に連絡をします。とくに変更やキャンセルがある場合は速やかに連絡を入れましょう。

忘年会当日について

忘年会当日も、朝礼などで声かけをして滞りなく開始できるように準備しておきます。

服装について

パーティ形式をとる場合は気分を盛り上げるために、簡単なドレスコードを設けても良いかもしれません。テーマカラーのものを持ってくる、アイテムを揃える程度でも盛り上がります。

盛り上がる余興やゲームとは

毎年気合いの入った忘年会を開催する部署は、余興や出し物をすることもあるようです。モノマネや一発芸などを若手社員が披露する場合は、事前に打ち合せをしておきましょう。チーム別のかくし芸大会などを催して、懇親を深めるのも良いですね。しかし飲み会シーズンでは急性アルコール中毒を発症するケースもあり、盛り上がりすぎには注意が必要です。こういう場が苦手な人もいますから、ほどほどにしておきましょう。景品をつけてのビンゴゲームなら、誰でも楽しめるかもしれませんね。

オススメの景品とは

余興に豪華景品が用意されると参加者のやる気もアップします。好きなときに使える旅行券や商品券は誰にでも喜ばれます。自分では買わないような高級な食べ物や、家電製品なども良いでしょう。カタログギフトも嬉しいですね。その他会社のレアなグッズやノベルティなど、実用性のあるものも喜ばれます。役職者に提供してもらったり皆で持ち寄ったりすれば、予算も抑えることができますので工夫してみてください。

まとめ

会社の年末イベントといえば忘年会ですね。幹事になる人は大変ですが、お正月休みを目前に開放感溢れる会となります。1年共に頑張ってきた仲間とその年を振り返り、新しい年につなげるためにも盛況な会にしたいですよね。テンプレートを参考にして、忘年会の準備に活かしてください。