体制図の書き方
体制図とは、組織図と同じような意味で作られる書類です。
企画書などでのプロジェクト体制図はもちろんのこと、コーポレートガバナンスやコンプライアンスなど「組織」の定義づけが必要な書類には、必ず使用させるフォーマットです。
体制図はテンプレートを利用することで、簡単に作成することが可能です。
体制図を書くときのポイント
物事の中には、文章で説明するのが難しく、人に言葉で理解してもらうのに苦労する事柄があります。体制や組織といった目には見えない抽象的な概念を説明するには、言葉で表現するよりも、図に書いて具象化して説明した方が、瞬時に相手に理解してもらうことができます。形のないものを「見える化」することにより、相手も一目見てイメージすることができるのです。体制を図に表すわけですから、まずその体制を構成する要素は何か、それぞれの要素が体制の中で果たす役割は何か、またそれぞれの要素はお互いにどのような関係にあるのか、それらを図に表すことになります。
体制とは、個々の要素が統一されて全体としてまとまっている姿を言います。ですから、一目見て全体像が把握できる図にするとともに、それぞれの要素の役割や関係性がわかりやすいようにシンプルに描かれる必要があります。また分類で色分けすることにより、より視覚に訴える手法も効果的です。
プロジェクト体制図の書き方
企業においては、特別なタスクを達成するために組織横断的にプロジェクトメンバーを選んで、プロジェクトチームを臨時に編成することがあります。「新製品を開発する」とか「新規事業に参入する」といった場合に、社内各部門から、優秀な人材を選んでタスクフォースを編成する場合などがこれにあたるでしょう。従来の既存の組織を超えて編成されるチームですから、構成メンバー、各人の役割、チーム内における指揮命令系統をプロジェクト体制図によって明確にしなければなりません。
まずチーム全員の名簿を作成します。このメンバー全員にプロジェクトチームにおける役割を割り当てます。例えばチームリーダー、チームリーダー補佐、開発担当、設計担当、予算担当といった具合です。最後にチームリーダーの名前を一番上位において、それぞれのチーム員の名前を指揮命令系統に従ってピラミッド型に図示して、プロジェクト体制図が完成させます。
≫【無料】プロジェクト体制図02（Blue）
≫体制図の書式テンプレート
会社の組織図・体制図の書き方
会社の組織図・体制図は企業のホームページの会社概要の欄などに掲載されています。中堅企業のシンプルなものから大企業の重層的な構造になっているものまでその形は様々ですが、書き方の基本は一緒です。最上位に長である社長を置き、そのすぐ下に直下の組織である人事部、総務部、経理部、営業部といった同格の部門が並びます。会社によっては、部ではなく事業本部や工場がすぐ下に並ぶ場合もあるでしょう。
しかしポイントは、同格の組織が横一線に並ぶということです。部の下には課がそれぞれの部の下に記述され、課の下には係とかチームが書かれることになります。大事なことは部が横一線に書かれたように、課や係、チームも同格ならやはり横一線で記載することです。反対に言えば、その部門・部署が記載される位置で、その組織の会社の中の位置づけを表すことができるのです。また組織の部署名の脇にその組織の長である部長や課長の名前を記入したり、小規模な会社でしたら部署の枠を少し大きめにとり、その中に部門全員の名前を記入したりして社員名簿にすることもできます。
≫【無料】組織図（縦）02（Navy）
≫体制図の書式テンプレート
コーポレートガバナンス 体制図の書き方
企業が不祥事の発生を防止し、健全で堅実な企業運営を図るために、特に上場企業においてはいかに内部統制のしくみを構築しているかが問われています。大企業であればあるほど不祥事の発生は企業の存続にとって致命的になるからです。この企業統治のしくみを図に表したものがコーポレートガバナンス体制図です。いかなるコーポレートガバナンスの体制を構築するかは企業によって形態は様々ですが、株主総会を最上位において、取締役会、監査役会等会社法に定められた会社の各機関が、経営の監督機能を果たしながら業務執行の透明化、適正化を図っていくことになります。
委員会設置会社においては株主総会の下に多くの社外取締役から構成される取締役会が置かれ、それを監査委員会、指名委員会、報酬委員会が支えることになります。このほかコーポレートガバナンスを支えるプレーヤーとしては、内部統制部門、監査部門、会計監査人等がおります。これらのプレーヤーがお互いに牽制しながら、それぞれの役割を果たすようコーポレートガバナンスの体制では位置づけられておりますが、それを図示したものがコーポレートガバナンス体制図となります。
まとめ
体制図を書くには、まず体制を構成する組織、メンバー、プレーヤーといった構成要素を書き出し、次にそれぞれの果たす役割を明らかにします。ついでそれぞれの構成要素の関係性を図で表せば体制図は完成します。しかし体制図を一から作っていくのは面倒ですし、抽象的な体制を体制図という形あるものに仕上げるのは難しいものです。
体制図用のテンプレートがいくつか用意してありますので、作成しようとしている体制に似通った形の体制図のテンプレートを選び、そこに構成要素や役割を当てはめていくのが簡便な方法です。そうすれば体制図を一から作成するより、はるかに短時間で体制図を作成することができるでしょう。