総務書式作成はトラブルへの迅速な対応に必要

≫総務書式の書式テンプレート

組織全体に関わる業務で使用されることの多い、総務書式について紹介します。総務書式の一部は企業によってはマニュアルと呼ばれており、標準化することによるコストダウンが大きい目的とされています。作成したマニュアルが社内で共有されることによる、時間コスト削減が期待されているのです。また、いわゆる模範解答を示すものであり、トラブルが発生したときに個人の判断で処理を行うよりも損失を軽減することができます。

総務書式の種類

ここで紹介する総務書式はマニュアルに分類されるクレームトラブルへの対処、文書管理、危機管理のみならず、従業員が遵守するルールを明文化した社会規程があります。どちらも、従業員全員が取る行動の一定の標準化を目的にしています。総務書式を作成して共有することで内部統制が可能になります。

就業規則

就業規則とは、賃金や時間など労働に関わる条件や社内におけるルールを明文化したものです。就業規則については一度も目を通したことがない方もいるかもしれません。いざというときのために内容を把握しておきましょう。
≫【就業規則作成の手順と雛形】

クレーム報告書

クレーム報告書には、クレームの内容とそのときの対応について記載します。社内への共有や、その後の対策につながる文書です。
≫【クレーム報告書の書き方・文例】

総務書式は業種間で異なる

総務書式はどの会社においても共通なものと考えられがちです。しかし、業種によってテンプレートの項目は異なります。たとえばクレームトラブルの書式であれば、自社の商品・サービスによってクレームの内容は異なります。家電であれば故障、修理について、ホテル業であれば奉仕の内容に関する問い合わせであると考えられます。就業規則も業種や企業によっては服務規程、異動規程があるでしょう。

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自社に合った総務書式を

このように総務書式の活用方法は業種と企業によって大きく異なります。総務書式が取り扱う内容は従業員が気になるものが多いですし、トラブルの発生を未然に防ぎ、発生した場合にも影響を少なくするために必要な文書です。そして多くの場合、総務書式は企業によってそれぞれです。自社の社風や規則をよく考えて、文書に落とし込んでいきましょう。

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総務書式の各種テンプレートと書き方リンク

bizocean（ビズオーシャン）では、テンプレートを使って簡単に作成できる総務書式をご提案いたします。それぞれの書き方についても紹介しておりますので、シーン・用途別にお使いください。
≫【就業規則作成の手順と雛形】

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