見やすいリストの作成方法
リストとは、企画書やプランなどを作成する際にピックアップした事項を、わかりやすく箇条書きにしたものです。
このコラムでは、リストを使った企画書のテンプレートについてご説明します。
リストの意味
特定の目的のために、多数の品目からあてはまる条件のものをピックアップして、一覧にしたものをリストといいます。また名簿や目録を指すこともあります。箇条書きで表されるので、ものごとの詳細を説明するのには適していません。全体感を把握したり、ブレーンストーミングをしたりするときに有効です。キーワードとなるものを全て挙げ、その中から必要に応じて取捨選択するのにも役立ちます。
リストの種類
リストは、様々なビジネスシーンで使われています。個人的のタスク管理から部署の目標管理、会社の事業戦略策定まで、規模を問わず活用されています。では、リストにはどんな種類のものがあるのかを見てみましょう。
＜ToDoリスト＞
ToDoリストは、多くのビジネスマンが使用しているタスク管理ツールです。1日単位、1週間単位、1ヶ月単位と必要に応じてその日、その週、その月にやらなければならないことをリストに挙げてタスクを管理します。ToDoリストは備忘録としての機能を果たします。短期的なタスクは手書きで、長期的なタスクはデジタルで管理している人が多いようです。
＜顧客リスト＞
会社が販売活動をするうえで大切な情報となるものが顧客リストです。顧客リストには個人情報も含まれますから、取り扱いには十分注意しなければなりません。顧客名や所在地、取引内容、取引額などが記載されることもあります。これらは外部に漏れてはならない情報であるため、取り扱い範囲をあらかじめ明確にしておく必要があるでしょう。
＜メーリングリスト＞
複数の人にメールを送信したり、やりとりしたりできるツールがメーリングリストです。略してMLとも呼ばれています。あらかじめ登録しておいたアドレスの全員宛にメールが送信できるので、メールマガジンの配信や関係者への一括連絡などに使われます。一度に多くの人にメールが送られてしまいますので、誤送信や定期的なメンテナンスに注意が必要です。
＜再生リスト＞
複数の動画や音源を集めてリストにしたものが再生リストです。最近ではプレゼンテーションや会社イベントで動画や音楽を使うことも増えています。当日滞りなく順番どおりに動画や音楽が流れるよう、あらかじめ再生リストを作成しておく必要があります。視覚でわかりやすい資料はとても効果的ですから、不具合なく流せるよう準備しておきましょう。
エクセルのリスト機能
Excel2003から搭載されたリスト機能を知っていますか？セル範囲を特定してリスト指定すると、データ管理しやすくなり、データ抽出や並べ替えも簡単にできるようになります。その他にも、エクセルには便利なリスト機能が搭載されています。見てみましょう。
＜ドロップダウンリスト＞
エクセルのセルから、プルダウンで項目が選べる機能のことを、ドロップダウンリストといいます。多くの人に回答してもらいたい質問があるときは、ドロップダウンリストを設定しておくと便利です。人によって色々な回答が出るところを、リスト設定しておけば、想定されている回答の範囲内から選択してもらうことができます。元リストは別シートでも管理ができるので便利です。
＜リストボックス＞
複合ビューに対応しているオブジェクトがリストボックスです。表示されている文字列以外にも、複数のデータを保有することができます。複合ビュー内の特定属性の値を表示することができます。入力規則とも呼ばれています。ドロップダウンリストとも混同しやすいですが、単一ビューに対応するのがドロップダウンリスト、複合ビューに対応するのがリストボックスと覚えておくと良いでしょう。
リストに関するテンプレート
リストが単なるメモ書きにならないよう、有効なものになるように、リスト管理にもテンプレートを使用すると便利です。タスクリストは、急いでいるときは走り書きのようになってしまい、複数のタスクと混同してしまうことも少なくありません。リストを読み返したときに、内容がわからなくなってしまってはリストの意味がありません。そうならないためにも、テンプレートを用いてプロジェクトごとにリスト管理することをオススメします。
箇条書きリストの書き方
箇条書きリストの簡単なテンプレートをご紹介しましょう。シンプルなフォーマットになっており、何のリストかわかるよう、トップにはタイトルが書き込めるようになっています。箇条書きリストは、どんなプロジェクトでも、基本的には同じテンプレートを使うと良いでしょう。必ずタイトルをつけ、どの案件かがわかるようにしておきます。各項目はシンプルな箇条書きにし、余計な情報は入れず、キーポイントだけをピックアップして書きます。
分類分けを取り入れたリストの書き方
リストを作成する際、膨大な量の情報がある場合は、しばしば分類分けが用いられます。そうでなければ収拾がつかなくなってしまうからです。身近なところでは、例えばスマホの電話帳が挙げられます。たくさん登録してある電話帳の登録リストを、家族、友人、会社、店、などにリスト分類している人は多いのではないでしょうか。このように情報が多い場合は、分類分けを取り入れたリスト作成が有効です。
事業戦略を立てるためのSWOT分析をする際にも、分類分けリストは役立ちます。内部環境分析をする際には、経営資源リストが便利です。部門や部署の役割別に分類をしてソートすることが可能です。
≫【無料】経営資源リスト(gray)画像
≫リストの書式テンプレート
まとめ
ビジネスシーンでもプライベートでも何かと便利なリストは、有効に使うとタスクの時間短縮にもなり、備忘ともなるのです。人間の記憶には限界があります。今は覚えているタスクでも、少し雑談が入ったり時間が空いたりするだけで、忘れてしまうことがあります。そんなとき、リストがあれば失念することはありません。プロジェクトごとにわかりやすいリストを作って仕事を進めていきましょう。