図表の種類と作り方
企画書やプレゼンテーションは、文字だけでは伝わりづらいもの。箇条書きひとつにしても図表を使った方が圧倒的に分かりやすく、一目での理解を促すことができます。
こちらでは、ワード、エクセル、パワーポイントで使える図表作成テクニックをまとめました。
図表の種類と利用シーン
図表を使うポイントは、まずMicrosoftパワーポイントであれば、SmartArtを利用すると便利です。「挿入」タブをクリックし、SmartArtをクリックします。SmartArtにないイメージはテンプレートをダウンロードして挿入することがおすすめです。
目次を「リスト」や「手順」の図表を使って作成
企画書の目次も、ただの箇条書きよりも、SmartArtの図表を利用した方がより視覚に訴えることが可能です。この資料・スライド全体がどのような構成になっているかを分かりやすい目次を図表を作って作りましょう。
組織図・プロジェクト体制図を作成しよう
組織図やプロジェクト体制図もSmartArtの「階層構造」を利用すれば簡単に作成できます。挿入すれば組織図の形式になっているので、あとは部署名や担当者名を入れていくだけで簡単に作成できます。項目もどんどん追加が可能で、複雑な組織図でも作ることが可能です。
ここで注意したいことは、配色です。同じ系統の部署を同じ色で統一することによって視覚的に体制が伝わりやすくなります。最初に配色をセットしてからあとは個別で色を指定していきましょう。 
商品・サービスのメリットは「集合関係」の図表で表現しよう
商品・サービスのメリットは、文字で書くと長くなりがちで、読み手に正しいメッセージを送るのが困難になることがあります。そんな時こそ、SmartArtの「集合関係」を利用しましょう。その商品・サービスを利用するとどんなメリットがあるのかが一目でわかるように作成することができます。
関係図の作成には「マトリックス」の図表で表現しよう
例えば、会社の競争戦略を策定する際にはSWOT分析をしますが、内部環境の強み、弱み、外部環境の機会、脅威の記入には「マトリックス」の図表を利用するのが便利です。一目で現状分析ができ、取るべき戦略が明確になります。
図表の挿入方法とSmartArt
SmartArtをクリックすると、「SmartArtグラフィックの選択」が出てきます。例えば目次の作成であれば、左側のリストから「リスト」や「手順」をクリックすると、いろいろなグラフィックが出てきます。グラフィックをクリックすると、右下に、どのような場合に使うと最適かの説明が出ますので参考にしてください。最適だと思うグラフィックを選び、右下の「OK」をクリックするとテキスト入力画面が出てきます。テキストと書かれた部分をクリックし、文字の種類や大きさを選択して必要事項を入力していきます。入力が終わったら、ダブルクリックするとワードなどのページに挿入されますので、最適な位置にドラッグして完成です。便利な機能ですのでどんどん使ってみてください。