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企画書・提案資料の目次の書き方と構成

企画書や提案資料・会社パンフレットなど、ボリュームがある書類には「目次」は不可欠です。

企画書や提案資料・会社パンフレットなど、ボリュームがある書類には「目次」は不可欠です。そして、見やすいこともとても大切です。中見出しタイトルとページ数を羅列するだけでは魅力的な目次が出来上がりません。使いやすいフォーマットと合わせて、書き方やテクニッ・クポイントをご紹介します。

目次の書き方、基礎知識

書類のボリュームにもよりますが、目次は中見出しランク2までを記載することが基本です。ランクというのは、行列の階数をいいます。大項目をランク1としたら、ランク2は中項目、ランク3は小項目をいいます。ランク3まで記載する例もありますが、目次のページが長くなり、欲しい情報を探しにくくなるため、ランク2までが一般的です。
目次02(Gray)
>目次02(Gray)

企画書・提案資料などPowerPointでの目次の作り方

企画書や提案資料などパワーポイントで作成する場合には、スライドごとに加え、中見出しは手動で作成する必要があります。見せ方としてSmartArtを利用するとより視覚に訴えるものになります。
それでは具体的に見ていきましょう。

シンプルな目次(箇条書きスタイル)の作り方

最も簡単な目次は、箇条書きスタイルになります。さて、作成方法ですが、まず、作成したプレゼンテーションを開き、「アウトライン」ダブをクリックして、アウトライン表示にします。

「アウトライン」タブを右クリックすると、ショートカットメニューから「折りたたみ(C)」、「すべて折りたたみ(C)」をクリックします。これでアウトラインがページごとに表記されます。

ここで、目次スライドを作成します。最後のスライドを選択したまま、「ホーム」タブの「新しいスライド」から「タイトルとコンテンツ」を選択して挿入します。その上で、「アウトライン」の最後の項目から一番上の項目まで選択し、コピーして、新しく挿入したスライド上に、テキストのみ貼り付けます。

その上で、「ホーム」タブの段落にあるものから、1、2、3という数字付きであれば、1、2、3の数字付き、a、b、cというアルファベット付きであれば、a、b、cのアルファベット付きをクリックすれば、目次に番号、アルファベット順での表記が付きます。

タイトルを「目次」にして、1枚目の次の位置へドラッグすれば、目次スライドが2枚目に来るようになります。
万一、目次の項目が多い場合は、2段組みにも出来ます。メニューの中から「スライドを2段組に変更する(C)」をクリックすれば完成です。項目が多い場合はとても見やすくなりますのでおすすめです。

企画・提案の内容によってはステップ型も望ましい

目次といえば、箇条書きのイメージですが、手順書やフェーズがある企画などにはステップ型がおすすめです。
作り方は、例えば、SmartArtで手順を説明すると、「SmartArtグラフィックの選択」から左側に表示されたグラフィックのカテゴリーより、「手順」を選択すると、いろいろな手順のパターンが出てきます。その中からピッタリすると思うものを選択すれば、そのスタイルで、カラフルで見やすい目次が完成します。もちろん、リスト型のSmartArtもおすすめです。

論文、詳細資料などWord文章での目次の作り方

目次をツールなしで作ろうとすると、手間がかかり大変です。ここでは、Wordを使った、目次を正確に、簡単に作る方法、ツールをご紹介します。

論文、詳細資料などWord文章での目次の作り方

目次をツールなしで作ろうとすると、手間がかかり大変です。ここでは、Wordを使った、目次を正確に、簡単に作る方法、ツールをご紹介します。

目次の自動作成機能を使おう

作成した見出し原稿で、見出しとなる行を選択します。選択後、右上に表示されている、スタイルから「見出し1」に設定すると、左が岩のページナビへ自動的に追加されます。このナビをクリックすると、文章の中でクリックした見出しの場所へ画面移動します。
すべての見出しを設定したら、上のタブから「参考資料」タブを選び、「目次」の▼を選択します。これで完成です。

手動で作る場合は、タブとリードを使いこなそう

自動作成機能を使わず、手動で作成する場合には、文の頭を揃えるため、パソコンのTab(タブ)を使うと、きれいに速く作成できます。カーソルを文章の先頭に合わせ、タブボタンを押せば、最初に設定した位置に文頭が移動します。同様に、次の文も文頭にカーソルをあわせ、タブボタンを押せば、文頭が移動します。この作業を繰り返すことで、すべての小見出しの文を揃えることが出来ます。

まとめ
目次の役割は、自分の知りたい情報、内容を本文の中からいち早く見つけることにあります。その部分がどこにあるかわからなければ、すべてのページに目を走らせなければなりません。忙しい場合、それだけでもストレスになります。もう、それだけでマイナスのスタートです。見やすい目次があれば、知りたい情報、内容の部分がすぐに探しだせます。ストレスフリーで、必要なページにたどり着くのですからプラスのスタートになります。企画書、提案書はその企画、提案を通すことが目的ですから、プラスのスタートは必須です。これで目次の重要性が理解できたかと思います。
ここで覚えたテクニックを利用して、通す企画書を作成しましょう。

投稿日:
2016/02/02
更新日:
2016/06/20

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