仕入管理と文書の書き方

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仕入管理は企業にとっての生命線といえます。特に製造業、飲食業、小売業、建設業などにとっては仕入と在庫の管理は欠かせません。しかしただ仕入れを行えばいいというものではなく、時期や取引先、在庫を意識した仕入計画を作成して適正在庫の維持と正常な資金繰りをする必要があります。このページではそれらを実現する仕入管理のポイントについて説明しています。

経営における仕入れ管理の位置づけ

素材・材料・食材・商品などを業者から仕入れて自社の製品を販売する場合、仕入管理は極めて重要なポイントです。過剰に仕入れれば余りが在庫スペースを圧迫、さらには支払いで資金繰りが悪化するでしょう。一方、少なければそこにあるものしか売れず、自社製品の販売機会を逃してしまいます。このように、ただ同じ量を仕入れるのではなく、販売予測や現在のキャッシュフローなどに基づいて臨機応変に変えていくことが重要です。仕入管理には仕入計画と仕入先選定の２つがあります。詳しく見ていきましょう。

仕入計画の策定・実行まで

仕入計画とは、販売目標を達成する目的で、適正在庫の維持と資金繰りを実現するために立てる計画のことです。自社製品にもよりますが、いままでの実績や季節などのトレンド、倉庫稼働率、キャッシュなどからそのときの適正な在庫を導きます。また、仕入計画を策定するときは販売計画も見直しておきましょう。「どれだけ売るか」と「どれだけ仕入れるか」はセットで考えます。売れる見込みがある在庫はよいですが、売れる見込みがない在庫は場合によっては償却（処分）しなければいけません。いままでの計画を確認して、適正在庫を総合的に判断しましょう。

仕入先選定のコツ

どこから仕入するかを選ぶとき、基準となるポイントをいくつか紹介します。一般的に、優良な仕入れ先は以下の項目で判断します。

• 価格
  他社と比べて安く提供してくれるか？
• タイミング
  仕入を増やしたい・減らしたいと思ったときにタイミングよく対応してくれるか？発注から納品までのラグが短いか？
• 安定性
  毎回商品を確実に納品してくれるか？
  ただ価格を見るのではなく、うまく在庫をコントロールできる基準に基づいて仕入先を選択しましょう。同業他社の知り合いがいれば、紹介してもらってもいいでしょう。

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仕入管理に使える文書

最後に、仕入管理に使える文書を紹介します。最も使いやすいのはExcelシステムの管理表でしょう。表紙から入力したい項目をクリックすれば、すぐ該当項目のシートに飛べます。ここでは仕入そのものだけではなく、仕入計画策定に必要な売上・商品別管理などができます。そのまま使用するのもいいですし、自社の性格合ったシートに編集して活用してください。

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まとめ

仕入計画が来年も同じ、という会社は少ないでしょう。自社状況はもちろん、取引先の状況や景気動向、市場の成長性などの自分でコントロールできない要因で適正な在庫水準は変動します。それを見分けるには、しっかりとデータを保存・分析して計画を立てることが欠かせません。ぜひ、上手な仕入管理を実現してください。

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