業務日報|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

業務日報の書き方と例文

業務日報のフォーマットは、自由形式のものが多く、書き方が自由であるがゆえ悩んでしまう方も多いようです。

業務日報のフォーマットは自由形式のものが多く、書き方が自由であるがゆえ悩んでしまう方も多いようです。上司への報告・業務内容のアピールとして書くのではなく、自分が行った業務の記録や課題発見にも役立てることを念頭に書いた方が実用性が高くおすすめです。例文を交えてご紹介します。

業務日報の書き方

業務日報は、日々の業務を記録して、上司に一日の業務内容を報告するツールです。報告者の一日の仕事を「見える化」し、上司の目の届かないところでの自分の仕事ぶりを知ってもらうツールです。と同時に、自分が後で自分の仕事を振り返るときの備忘録でもあります。さらにこの業務日報をもとに、上司が部下に仕事の指示を行い、部下が仕事上の課題を上司に相談する、といった上司と部下のコミュニケーションの重要なツールにもなるものです。では、業務日報はどのように書けばよいのでしょうか。フォーマットが決まっている場合には、その定型にそって記述していけばよいのですが、自由形式の場合には自分なりのフォーマットを考えておくと、いちいち時間をとられることなく便利です。だらだらと思いついたままに記述してしまうと、上司にとって読みにくい業務日報となり、上司が業務の問題点や課題を見つけるのに苦労して時間がかかってしまいます。本人があとで読み返す場合にも、だらだらと書いてあると自分でもポイントをつかむのは容易ではないでしょう。そこでフォーマットを決めておけば、項目に沿ってポイントを絞り書いていけばよいので、書くのも楽ですし、何といってもあとで読み返した時に見やすいのは間違いありません。

見出しをつけて構成しよう

あとから読み返すことや、上司が目を通すことを考えれば、フォーマットを決めておくことだけでなく、長い文章は避けることも大切です。見出しをつけて、短い文章でまとめていくことが、見やすさにつながります。見出しをざっとみるだけで、上司は報告内容の大枠をつかむことができますし、書いた本人もあとで見返した時に、全文を最初から読まなくても、探している箇所を容易に見つけることができるからです。特に、管理部門や企画部門など、業務が定型化しておらず業務内容が多岐にわたる部門においては、業務日報には、あとで読み返す時の便宜上、見出しをつけておくことがおすすめです。そして文章は長くならないよう、簡潔に要点に絞って記述することは、見やすさだけでなく、頭の整理にも役立ち、時間短縮にもなりす。見出しと短い文章にまとめることに留意しましょう。

参考見出し例文

・今日の作業
書き方例:09時~10時:生産会議資料作成
毎月定例の生産会議に人事部門として提出する保有工数の資料を作成する。
・進捗状況
書き方例:年末の繁忙期に向けてアルバイト・パートの確保に努めており目標の150人確保に対しては、必要工数の100%以上は確保する見込み。
・課題
アルバイト・パートは家庭の主婦が多く、寒い時期に向かって本人や家族の風邪等により急な欠勤が発生する可能性あり対応を取る必要あり。
10時~11時:新卒大卒就活者向け会社説明会実施。
・進捗状況
書き方例:目標参加人員120名に対して、67%の80名しか集まらなかった。
・課題
告知媒体や告知方法の見直しを図り、学生にアピールする方策を立案する必要あり。
11時~12時:給与計算のための勤務表チェック
・進捗状況
書き方例:目標である本日午後からの給与計算に間に合わせるため、すべての勤務表チェックを午前中で終了。
・課題:手作業では時間も人手もがかかるため、今後はコンピューター化の検討が必要である。


>業務日報

営業職など外回りの方には、フォーマットが決まった業務日報書式がおすすめ

営業職などは業務内容が一定で、しかも外回りなどで事務作業の時間が限られており、顧客の訪問の合間に業務日報を作成していかざるを得ません。ですから、こうした職種の方の場合は、定型化したフォーマットを用意して、できるだけ業務日報作成を簡素化する必要があります。単純に定型フォーマットの項目欄に必要事項を埋めていけばよい、という業務日報が理想的です。訪問した得意先、商談の進捗状況、先方からの依頼事項などが項目ごとに記載しやすい形にすれば、業務日報作成にも大きな時間をとられることはないでしょう。業務日報のフォームを定型化し、記入する内容もポイントに絞ることにより、業務日報作成の手間を極力省いて書きやすいものとなり、かつ点検する上司も見やすく、本人もあとで見直して課題をすぐに見つけられるようになります。

> Excelで作るA41枚の業務日報

まとめ
業務日報は、いまや紙ベースのものに筆記具で記入するよりも、パソコンで入力するのが一般的です。忙しい営業マンが電車の中や駅の中、喫茶店などでノートパソコンを開けて、文章を入力している姿をよく見かけます。移動の途中の合間のこまめな時間を使いながら業務日報を記入していけば、会社に帰社してから残業してまで業務日報をまとめる必要もないでしょう。また訪問先を出て、次の顧客に向かうまでの間に記入できれば、大事な内容に漏れが生じたり、重要事項を書き忘れてしまうこともないでしょう。時系列に沿って、訪問した会社ごと、項目ごとにポイントを押さえながら記述していけば、業務終了後にあらためて多くの時間を業務日報の作成に割く必要もなくなります。業務の性格に合わせて、最適な業務日報のテンプレートを使用して、こまめに書いていく習慣を日々身につけていきましょう。

投稿日:
2016/02/05
更新日:
2016/02/05

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