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社内規定の作り方

社内規定は会社側が一方的に決める約束事のこと。就業規則の場合は従業員との合意が必要になりますが、社内規定は合意なして定めることができます。

社内規定は会社側が一方的に決める約束事のこと。就業規則の場合は従業員との合意が必要になりますが、社内規定は合意なしで定めることができます。例えば、各部署の役割や担当など体系図から稟議規程、ストックオプション規程、社員割引規程、出張旅費規程など多岐に渡ります。作り方を解説していきます。

作っておいた方がいい社内規程とは?

 「社内規程」という1つの書類にまとめるのではなく、必要な項目ごとに規程書類を作ります。
例えば、取締役会の招集、議長の選出、決議の方法など、取締役会の運営については取締役会規程を定めます。また最近ではフェイスブックやツイッターなどのソーシャルメディアが個人間だけではなく、企業にも広く活用されるようになってきましたが、その匿名性や広範囲にわたる情報の伝達からメリットだけではなく、その利用による企業のリスク管理も重要となっており、そのリスクに対処するため、ソーシャルメディア利用規程が策定されてきております。接待交際費規程は、接待交際費の内容や支出先を明らかにさせ事前に稟議を経るなど、支出ルールの明確化を図るとともに、明朗な支出であることを明らかにし、無用な税務トラブルを避ける効果を有しています。就業規則において副業(アルバイト)の禁止規定を設け、職務専念義務を明確にしている例は多いですが、本来就業規則は就業時間中の義務を定めたものであり、そのアルバイトにより勤務に支障が生じない限り、就業規則は就業時間外につき規制するものではありません。そこで就業規則とは別に、副業(アルバイト)禁止規程を定め、就業時間外での副業(アルバイト)を禁止している企業もあります。よく作られる社内規程を表にまとめてみました。

書類名 内容
取締役会規程 取締役会についての規定を定義します。開催日や開催の場所、招集方法から決議案の提出、決議法などを細かく規定にします。
勘定科目処理規程 勘定科目の項目を表組などですべて明記します。科目はコードで管理し、明記された科目以外は使用不可とします。
賃金規程/賞与規程 賃金規定に賞与に関する記述も入れてしまえば、一つの書類にすることが可能です。賃金規定においては、賃金がどのような項目で構成されているか、計算期間と方法、支払方法や支払日、各種手当に関することなどを明記します。
退職金給付規程 賃金規定とは別で作ることが多い書類です。退職金の支払い条件や、計算方法、支払方法などを明記します。
出張旅費規程 出張旅費の定義や、申請方法、仮払いや清算の方法などを定義します。海外出張については、別に「海外出張旅費規程」を作成する企業も多く見られます。
慶弔見舞金規程 慶弔見舞金が支給される種類や、届出の方法、金額を定義します。
育児休業規程/介護休業規程 育児・介護ともに同じようなフォーマットになります。一つにまとめて作ることも可能です。対象条件や申請方法、休業できる日数などを明記します。
内部情報管理規程 インサイダー取引や社内の機密情報漏えいを防止するために作られる書類です。秘密保持規程という規程で作られることもあります。適用範囲や取扱いの方法を細かく定義します。最後に罰則についても明記します。
個人情報管理規程 「個人情報保護規定」という名の書類で作られることもあります。従業員が社内・外の個人情報を扱う際のルールや罰則について明記します。
ソーシャルメディア利用規程 従業員がツイッター(Twitter)やフェイスブック(Facebook)等のSNSを利用する際に守るべきルールを定義します。最後に罰則・損害賠償についても明記します。

まだまだ他にもたくさんあります。社内規程は、その企業に合った必要なものを都度作成していく必要があります。これらの規定は更新も必要になります。規程が変わるたびに更新し、社内に通知していきましょう。
>社内規程のテンプレート一覧

社内規程の作り方

社内規程を一から作成するのは大変です。そのためネットにおいてモデルとなる規程例を探し、それを基礎に自社の規程を作っていくことになります。まずすべきことは、規程の対象となる業務の流れを把握することです。業務の実態と乖離した規程は空文化し、規程とはかけ離れた運用が続くことになります。また規程によっては部門間にまたがる業務を対象とするものもあります。その場合は、対象の各部門からその業務に精通した代表が集まり、議論していくことが必要でしょう。ある部門の利害を一方的に反映したものではなく、各部門間で公平なものにしていく必要があります。この規程作成の過程で従来の業務のムダを見直し、効率的な業務運営になるよう仕事自体も見直すという、規程の作成を業務改善の貴重な機会ともなります。以上で抽出した業務の実態と改善点、各部門からの意見をモデル文例に盛り込むことにより、自社にあった規程を作成することができるわけです。

取締役会規程の作り方

取締役会を設置している会社においては、取締役会規程を作成する必要があります。ネット上にあるモデル文例を選び、自社の場合に当てはめながら一条一条作成していけば、簡単に取締役会規程を作成できます。
通常、取締役会規程に規定される事項としては、取締役会をいつ開催するのか、取締役会の招集の手続きはどうするのか、取締役会の議長は誰か、取締役会における決議の方法はどのようにするのか、取締役会で決議すべき事項は何か、取締役会に報告する事項は何か、取締役会の権限は何か、取締役会の責任と義務は何か、取締役会と監査役との関係はどうなっているのか、取締役会の議事録の作成と管理はどうするかといった事項です。取締役会でしか決められない専決事項とされる「重要な財産の処分・譲受」における「重要」、「多額な借財」における「多額」といった取締役会に付議される基準も明確にする必要があります。これらの事項一つ一つのモデル文例に、自社の事例をあてはめていけば、自社版の取締役会規程を簡便に作成することができるわけです。
注意する点として旧商法から現会社法に改正され、会社法第362条に取締役会で決議すべき事項が列挙されましたが、こうした会社法に規定されている事項や定款、株主総会の決議に反する事項を取締役会規程に規定することはできませんので、気を付ける必要があります。

> (規程雛形)取締役会規程

出張旅費規程の作り方

出張旅費規程は、適用条件や旅費の定義、支給される金額などを分かりやすく明記します。申請方法や申請期限、支給日なども明確にしておきましょう。

> 出張旅費規程03

社内規程の管理方法

業務は日々変化していくものですから、規程と実態が遊離することのないように2~3年に1回は規程委員会を設けて、規程の見直しを図ることが必要です。通常、社内規程の改廃は取締役会の専決事項とされます。以前は分厚い規程集が各部門に備置され、改廃の度にページを差し替えるなどの手間がかかっていましたが、現在では社内のイントラネットに社内規程の全部の規程を改変不可の形式にして掲示することにより、社内各人への周知徹底を図っているのが一般的です。誰でも自分のパソコンから社内規程にアクセスすることができるわけですから、知らなかったとは言えないわけです。社内規程それぞれの所管部門は規程の内容によって社内各部門に分かれるとしても、社内規程の管理の責任は、総務部門もしくは法務部門が一元的に管理すべきでしょう。これは事務の流れを統一するという意味でも重要です。

規程違反の際の対応について

現在、法令違反は厳しく戒められ、コンプライアンスが広く浸透しており、これをおろそかにすればいかなる大企業といえども一瞬のうちにそのブランド価値を失ってしまいます。社内規程は法令違反をしないために社内でルールを定めたものです。社内規程違反がすべて法令違反になるわけではありませんが、社内規程の根底にある倫理観を無視するということは、いずれ法令違反にもつながるものであり、社内規程違反には厳格に対処していかなくてはなりません。具体的には、就業規則において、懲戒事由の一つとして社内規程違反を定めています。その事案に即して就業規則を適用し、厳正なる処分を課していくことが、今後の法令違反といった不祥事を避けるためにも必要となります。

まとめ
 「今は特に社内規程を設ける必要はないだろう」と思っていても、従業員の増加や、環境、業務のやり方の変化などの事情で、社内に明確なルールがないことにより、業務に支障をきたすことが出てくることが考えられます。これが「社内規程は後から必要になる」といわれるゆえんです。予防法務の観点からも、不測の事態を避けるためにも、社内規程の整備は喫緊の重要性をもつ業務です。事が起こってからでは間に合いません。社内規程を整備して万全の準備に取り組まれることが肝要です。

投稿日:
2016/02/09
更新日:
2016/02/09

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社内規程に関連する書き方一覧

  • 【事故報告書の書き方】

    通勤中の交通事故や通勤車・営業車の車両事故、作業現場での事故、工場の機械類や製造中の製品破損事故などの報告書をまとめてご紹介しています。労働者が業務中に負傷したり、その負傷により障害を負ったり死亡することを労働災害(業務災害)と呼び、業務を命じた事業主は、療養費用や休業中の賃金などの補償義務を負います。通常は、事業主による直接の補償に代えて、強制加入である労働災害補償保険(労災保険)から給付が行われます。

  • 【社内規程の書き方】

    社内規定は会社側が一方的に決める約束事のこと。就業規則の場合は従業員との合意が必要になりますが、社内規定は合意なして定めることができます。例えば、各部署の役割や担当など体系図から稟議規程、ストックオプション規程、社員割引規程、出張旅費規程など多岐に渡ります。

  • 【休業案内の書き方】

    夏季休暇や年末年始休暇など長期休暇、社員旅行などの臨時休業などの場合は予め休業案内を作って得意先・お客様にFAXやメールなどでお知らせし、自社ホームページにもその旨掲載することがマナーです。フォーマットはある程度決まっているため、テンプレートを使って作ると便利。書き方や表現方法なども例文を入れながらご紹介します。

  • 【クレームトラブルの書き方】

    クレームを受けた際の管理規程、報告書、管理表、苦情元への返信など、クレームトラブルが発生した際に使用する文書をまとめてご紹介しています。顧客や取引先からクレームを受けた場合には、正当なクレームからは業務の要改善点を学び取り、理不尽なクレームには丁重かつ毅然とした態度で臨むことが求められます。クレーム管理規程を設けることにより、社内で対応を統一し、対応力のある人材の育成に役立てます。

  • 【業務関連の書き方】

    日々の仕事を円滑に効率よく進めていくには、業務関連の文書の使い方が重要です。日報があることで前日に行った業務の内容と次に何をすればいいかがわかります。管理表を活用すれば、どのプロジェクトを優先してやればいいかの順位付けが容易になります。このページでは、各種の業務向けの予約受付管理や行程管理、業務日報、売上日報、改善活動推進ボードなどの豊富な書式と、活用ポイントを紹介しています。

  • 【慶弔見舞金の書き方】

    慶弔見舞金関連の書類で最も必要とされるのが、慶弔見舞金規程(社内規定に入る場合も)、そして申請書になります。慶弔見舞金規程では、支給対象となる従業員や種類や金額、計算方法も必要になります。

  • 【危機管理の書き方】

    危機管理とは、企業が深刻な損失を被る危険性、または社会に深刻な影響を及ぼす危険性を持つ事態について、予測や防止を図り、発生時には可能な限り損失を低減するための活動のことです。情報危機管理、コンプライアンス管理、セクシュアル・ハラスメント防止規程などさまざまな危機管理の方法や、規程の作成方法についてご説明します。

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