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人事考課の書類と書き方

人事考課制度とは、賃金や賞与、職位を決めるための重要な制度です。明確で納得してもらえる制度を構築して社員のモチベーションを上げていきましょう。

人事考課制度とは、賃金や賞与、職位を決めるための重要な制度です。明確で納得してもらえる制度を構築して社員のモチベーションを上げていきましょう。必要書類としては、目標設定シート、評価シートがメインになります。詳しく解説していきます。

人事考課制度を作るには

かつての日本企業の給与体系といえば年功主義で、業績に関係なく勤続年数が長ければ年功序列で給与水準は上昇していきました。しかしそれは景気が良かった頃の話で、バブル崩壊後大企業は成果主義にシフトし始めました。今では多くの企業で人事考課制度が導入されています。人事考課制度は、公平・公正な評価ができるだけでなく、個々の目標を明確化することで職務の完遂ひいてはモチベーションアップにもつながります。配置転換の判断材料にもなり、明確な人事考課制度を構築することで組織は活性化されていきます。

人事考課制度を構築するには、6つのステップで組織全体を考査して検討をすすめる必要があります。

1.経営理念・ビジョンの明確化
まずは自社の経営理念・ビジョンを明確化し、○○業界シェアNo.1を目指すのか、どのような形で社会貢献していくのかを経営陣自らが発信して社員に浸透させます。

2.経営戦略の立案
掲げた経営理念・ビジョンを基盤に、主要製品を打ち出すのか、新規開拓に力を入れるのかなど、経営戦略を打ち出します。

3.人事戦略の立案
打ち出した経営戦略を実現するためにはどのような人材が必要で、社員にどんな能力を求めるのか、あるべき人材像を確立します。

4.人事考課制度の構築
ここまできて、ようやく人事考課制度が構築できるのです。あるべき人材像を想定して、今の部門、職務内容でどれだけ力量が発揮できているのか、基準があってこそ始めて評価をすることができます。

5.処遇決定
人事考課制度でつけられた評価に基づき賃金・賞与を確定し、異動や配置転換などの処遇を決定します。

6.人材教育
人事考課で見えてきた力量に応じて、足りない部分の知識を強化し、より高い視座にもっていくために人材教育を実施していきます。

すでに人事考課を導入している企業でも、このように1本筋の通った人事考課制度を実現できている会社はそう多くはありません。確立されるまでには時間を要しますが、確実にすすめていくことによって社員の信頼につながりますのでステップを踏んですすめていきましょう。

人事考課表の作り方

人事考課表は、会社の職務分掌などと照らし合わせて、実際の業務内容に即した内容で評価項目を設定していきます。職種によって仕事内容が異なるため、部門によって異なる評価項目を設定すると良いでしょう。総合職、一般職、級職や号俸によって給与テーブルも異なりますので、それも考慮したフォーマットを作ります。そして、公平な評価を行なうためにも評価は2名以上で行ないます。さらに業績考課会議を開いて最終的な評価を決定することになります。それらすべてを考慮したうえで、人事考課表には下記の項目を盛り込みます。

  • 考課期間(年度・期)
  • 等級、職種、役職
  • 仕事量、仕事の質のウェイト
  • 評価欄(数字もしくはアルファベット)
  • 評価項目、内容
  • 評価者名、承認欄


> 人事考課表テンプレート(総合職・一般職-1・2級)

自己評価シートの書き方・例文

人事考課には、一度自分で評価をつけてから続けて上司が評価をする『自己評価シート』というものがあります。この自己評価は、過大評価しても過小評価してもいけません。率直な評価ができるよう、シンプルかつ当然知っていなければならないような的確な評価項目を書き入れるようにしましょう。

チェック項目例文

  • 会社のビジョン・目標・方針を知っていますか?
  • 自部門の将来ビジョンを持っていますか?
  • 自部門の現在までの目標に対する実績及び今後の見通しをつかんでいますか?
  • 方針・計画の実行度チェックを行ない、今後の方針・対策を考えていますか?
  • 部下への指導・育成を図っていますか?
  • 部下より早く出社し、遅く帰っていますか?

これらのチェック項目は、会社が求める理想の人材像を元に設定してください。

> 自己診断チェックシート

自己評価コメントの書き方例上司は、部下のすべての業務を把握しているわけではありません。自己評価コメント欄は、自分が会社に貢献したことをアピールできるチャンスですから、実際に遂行した業務や、業績を上げたことがあれば漏れなく記載しましょう。職種によってはルーチン業務で、毎回似たようなコメントになってしまうこともあります。ですが、そのルーチン業務をミスなくこなしていくことも、大きな評価に値します。「~思います」などの書き方は避け「~しました」というように、実行したことを列挙しましょう。また、数値化できるものは数値化して記載するとよりわかりやすくなります。具体的に記載することが大切です。

例文1(営業職の場合):

  • ○○社のシェアを前年度比50%拡大した
  • A社との共同開発により、新製品Bの先発1000個受注に成功した
  • B社に納入していた試作品100個中、80個が採用となった
  • C社から返品依頼のあったD製品を代替品提案により、結果利益率が10%上昇した
  • 社内成果発表会で優秀賞を受賞した

例文2(事務職の場合):

  • 社員100名の出張経費精算を月200件処理した
  • コピー機リース会社変更を提案し、月20,000円の経費削減となった
  • 関連会社への請求書作成を月20件遅滞なく発送した
  • 社内健康イベント実行委員に立候補し、○月○日開催のスタッフとしてイベントを盛り上げた
  • 社会貢献活動に参加し、社員からの寄付を募り、○○基金へ合計100,000円の寄付をすることができた

目標設定の書き方と例文

人事考課制度は、個人の目標管理と合わせて運用していきます。期初に個人目標を立て、それがどれだけ達成できたかを評価につなげるためです。また、目標設定をする目的はそれだけでなく、社員一人一人が自分の達成すべき職務を認識し、能動的に仕事をすすめていくためのモチベーション設定にもなり得るのです。

目標設定によく使われるのが、『マンダラチャート』です。マンダラチャートとは、3×3のマスを活用するシンプルな手法です。マトリックスの中心にテーマを書き、その周りに要因を記載していくことでテーマの実現化を図ります。 例えば、「自社製品を1000個販売する」というノルマを与えられ、それをテーマに設定したとします。何の戦略も無くしては、ただ毎日行き当たりばったりの営業をすることになります。当然、計画的な成果は挙がらないでしょう。

マンダラチャートを使い、真ん中に「自社製品を1000個販売する」と書き入れます。その周囲の8つのマスに、掲げたテーマを達成するために考えられる、でき得る限りの施策を挙げていきます。

  • 顧客訪問計画を週間で立てる
  • 工場と納品計画を仮決めしておく
  • 見積もり作成をアシスタントに依頼をする
  • 大口顧客訪問のため上司のスケジュールを確保する

等々あらゆる方面からのアプローチ策を立てます。そしてそれらをさらに細分化して、確実に実行できるレベルに掘りさげていきます。それが、マンダラチャートの活用方法です。

>目標設定シート(マンダラチャート)

まとめ
人事考課制度の構築は、従業員の公正・公平な評価をするために必要不可欠です。会社の上層部や上司の裁量だけで人事評価されるような環境では、不公平感が募ります。それどころか本来会社の外にいるお客様に目を向けなければならないはずが、上司に気に入られることばかりを考え、社内に目が行ってしまう事態にも陥りかねません。そういった事態を防ぎ、十分に実力を発揮できる環境作りができるのが、人事考課制度です。それが確立されれば効果的な配置転換や昇進を決定することができます。人事考課表フォーマットを参考に人事考課制度を構築して、会社の活性化に役立ててください。

投稿日:
2016/02/03
更新日:
2016/02/03

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