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エクセルのシフト管理表作成方法

シフト管理といえば飲食店のイメージが多いのではないでしょうか。だいたいホールとキッチンがそれぞれ何人が標準化はお店ごとに決まっています。

シフト管理といえば飲食店のイメージが多いのではないでしょうか。ホールとキッチンの標準人数はだいたいお店ごとに決まっています。曜日ごとに人数は異なり、金曜日と土曜日がスタッフの数が一番多くなります。シフトを管理し、曜日によらず、お店がうまく回るようにするのがマネジメント側の仕事のひとつです。この時にシフト管理表があれば、いつに何人が、シフトに入っているのかがひと目でわかり、人数調整もしやすくなるでしょう。ここではアルバイト用のシフト管理だけではなく、社員用の有給休暇管理表も紹介します。

シフト管理は経営の土台

お店を経営していると、どうしても数字に目がいきがちです。もちろん、売上をあげなければ経営を続けていくことはできません。しかし売上は、従業員が努力をして積み重なるものです。
従業員に不満・不平があれば、それが業務態度にも表れ、お店のブランドや印象が悪くなり、売上減につながるでしょう。一番気をつけなくてはいけないのは、シフトに入っている日にもかかわらず、従業員が来ないことです(無断欠勤)。原因はさまざまですが、ひとつには、シフトを多く入れられてしまい、自分の時間が取れないことです。希望していないにもかかわらず、お店の都合で、1人にシフトが集中していないかを見直しましょう。
とはいえ、急の予定ができてしまいシフトに入れず、やむなく他の人に代わってもらうこともあるでしょう。その時は、代わってくれた人に申し訳ない気持ちを伝えましょう。ただし、その人が快くシフトを交代してくれたからといって何度も頼まないようにしましょう。逆に、その人が休みたい日があった時に、率先して代わってあげるといった気遣いが大切です。
提供できるサービスは、提供できる従業員がいてこそ。みんなが気持ちよく働けて、同時にお客様に良いサービスを提供できる人員・人数に調整しましょう。

シフトを増減する基準

業態にもよりますが、1週間全く同じシフト人数ということはほぼありません。曜日やキャンペーンごとに人数を調整するのが基本です。ここではいくつか人数調整をするときに考慮すべき事項を紹介します。
・曜日と時間
飲食店の場合、週末の金曜日(花金)がピークとなるお店が多いようです。日曜日や仕事が始まったばかりの月曜日は比較的お客様は少ないです。また時間帯では、19~21時頃がピークなので、ヘルプに入ってもらう人には18~22時のピンポイントで入ってもらうなど工夫しましょう。
・スタッフの属性
学生、主婦、フリーター……スタッフの属性によっていつどれだけシフトに入れるかが決まります。学生の場合は期末テストの日はあまり入りたくないけれども、長期休みの日はガッツリ入りたいという人もいます。主婦の場合は、フル勤務は難しいかもしれません。

管理表の種類

それでは、実際に使えるExcelのシフト管理表を紹介します。

>Excelで作るA41枚のタイムシフト表
この表はどの接客業にも使えます。その日の人数や時間を管理できます。「開始」と「終了」のセルに数字を入れれば自動的に右側の勤務時間が黒く塗りつぶされるので、視覚的にもわかりやすいです。

次に紹介するのは、有給休暇の管理表です。こちらはどの業界でも使用できます。誰が何月に何日有給休暇を取得したかが管理でき、残りの日数や来年の繰り越し日数も計算可能です。

>有給休暇管理表どれだけシフトに入れるか、どれだけ有給を取得しているかといった問題は、そのまま仕事の取り組みやモチベーションに反映されます。しっかりと管理してシフトに入りすぎている、有給が取れていないなどの問題が発見されたら、解決に取り組みましょう。これらの取り組みは、きっとお店または会社にとってプラスになるはずです。

投稿日:
2016/02/08
更新日:
2016/02/08

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