出勤簿|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

出勤簿の管理と保存方法

出勤簿とは、従業員の労働時間を把握するための帳簿のことで、労務管理の基礎となります。

出勤簿とは、従業員の労働時間を把握するための帳簿のことで、労務管理の基礎となります。労働基準法によって、雇用主に作成が義務づけられており、その従業員が退職してからも保管する必要があります。出勤簿はタイムレコーダのカードで代用することも可能ですが、給与管理や労務管理に合わせた書式を工夫することによって、事務作業の負担を軽減できます。出勤簿に関するテンプレートや書き方についてご説明します。

出勤簿の書き方

出勤簿に記載される項目

出勤簿には、法定の様式はありません。労働時間数さえ把握できれば良いので、始業時刻と終業時刻の2項目さえ記載されていれば良いことになります。その他、早出・残業や休暇の種別、出張、直行・直帰等の項目があると給与計算のときに便利です。

出勤簿の保管期間

出勤簿は、労働法令で3年間保存することが義務づけられています。その他労働者名簿、賃金台帳は出勤簿と合わせて労働基準監督署のチェック対象となる、労務管理書類となりますので是非覚えておいてください。

さまざまな出勤簿の様式と書き方

出勤簿の様式には、色々な種類があります。誰もが1度は目にしたことがあるのがタイムカードではないでしょうか。出勤時、もしくは退勤時にタイムカードを専用の機械に入れて打刻します。正確に出退勤の時刻が管理できるので、これを取り入れている企業は多いでしょう。2つ目は、手書きによる出勤簿です。これは、本人現認のもとで記入する必要があります。職場によっては、手書き出勤簿に上司の確認欄があり、毎日上司のチェックが入るケースもあります。手書きでは集計時に作業が煩雑になってしまうため、エクセル表で管理されているところもあります。計算式を組むことができますから、時間短縮に繋がるだけではなく計算間違いも防ぐことができます。3つ目は、システムによる出勤簿です。出退勤システムを導入している会社は、打刻用の機械に社員証をかざすことで出退勤の時刻が管理されます。システム上で出勤簿がデータ化されるため、正確な管理が実現します。

労働基準法違反の防止

勤怠管理にもクラウドの時代がやってきています。最新のシステムでは、指紋認証や顔認証が取り入れられています。確実に本人が打刻することで、代理打刻などの不正を防ぐことができ、過剰労働の防止にも繋がります。世間で問題になっているのは、打刻後の残業です。どの企業でも、過剰労働の防止と残業代の削減が課題となっています。残業禁止令が出されている企業もありますが、少人化の進む職場では1人への負担が大きいことが実態です。そのため、隠れて残業する、上司もそれを黙認している職場も少なくないのです。勤怠管理のクラウド化は、そうした労働基準法違反の撲滅にも貢献してくれることでしょう。

基本的な出勤簿

とはいえ、多くの企業では汎用性のある勤怠管理がなされています。基本的な出勤簿は、月ごとに1枚のフォーマットで構成され、個人が記入した後に上司が確認をして、労務管理担当者へ回るフローになっています。基本的な出勤簿には、出社および退社時刻、実働時間、早出・残業や休暇の種別、出張、直行・直帰等の項目が含まれていることが多いでしょう。大切なのは、間違いなく管理し、未払い残業代等が発生しないようにすることです。
出勤簿04(勤務時間記録表)
>出勤簿04(勤務時間記録表)

自動計算できるエクセル形式の出勤簿

全社員の出勤簿を確認し給与計算をする労務管理担当者は、毎月給与の締め日になると業務に追われます。時間との戦いの中で全てが手作業になってしまうと、ミスも起こりやすくなります。できる限り作業工程を減らし、可能なものは自動化してしまいましょう。担当者の負担が減り効率が良くなるだけでなく、正確性も上がります。エクセル出勤簿では、セルごとに計算式を設定して、例えば基本労働時間の他に早出残業があった場合は、その月内の早出時間分だけを抽出して計算されるようにしておきます。その他も同様に、項目ごとに時間を算出させる式を設定しておけば、入力と同時に合計時間が計算されるため、とても便利です。


自動計算できるEXcel形式の勤怠管理表
>自動計算できるEXcel形式の勤怠管理表

時給勤務の従業員向け出勤簿

時給勤務の従業員にも、タイムカードや手書きの出勤簿が多く使用されています。時給の場合は特に、10分単位、15分単位等で細かく残業代が管理されていることもありますので注意しましょう。自己申告となると残業がつけづらかったり、逆に多くつけてしまったりすることも懸念されますので、タイムカードの利用はオススメです。
勤怠管理と給与計算(時給)
>勤怠管理と給与計算(時給)

有給休暇の管理について

年次有給休暇は、労働基準法で定められた労働者の権利であり、会社には必ず付与しなくてはならない義務があります。もし発生した有給を使わないままでいると、有給休暇は発生から2年後に消滅してしまいます。発生してから2年間の間は積み立てておくことができますが、計画的に消化を進めないと退職直前に全て有給休暇を使い切っての退職となり、引継ぎが思うようにいかなかったり、買取可否で揉めたりすることもあるのです。そのため、有給休暇の管理は必要です。

また、多くの企業で取り入れられている『半日有給休暇』は、実は労働基準法上で定めがあるわけではありません。よって、企業のルールとして独自に設定されているものなのです。半日有給休暇を定めた場合は、0.5日としてその管理もしなくてはなりません。勤続年数によっても発生日数は異なりますので。有給休暇の管理表では勤続年数も記載しておくと良いでしょう。その他、今年度取得済みの日数、前年度の繰越日数、新たに発生した日数、残日数の記録も必要です。
有給休暇管理表(半日休暇対応)
>有給休暇管理表(半日休暇対応)

まとめ
今回は、会社の労務管理で必要不可欠である出勤簿のテンプレートと書き方についてご紹介致しました。労働者名簿、賃金台帳、出勤簿は法定三帳簿とも称され、中でも出勤簿は労働者の給与に直結する大切な証拠となります。漏れなきようにすることはもちろんのこと、ミスのないよう正確に記録管理するように気をつけましょう。

投稿日:
2016/04/08
更新日:
2016/04/08

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出勤簿に関連する書き方一覧

  • 【出勤簿の書き方】

    出勤簿とは、従業員の労働時間を把握するための帳簿のことです。労働基準法により、雇用主に作成が義務づけられており、その従業員が退職した日から3年間経過するまでは保管します。記載するべき項目の定めはなく、出勤・退勤時刻、欠勤・早退・遅刻等の事項、残業時間などを記入できれば十分といえます。タイムレコーダのカードで代用することも可能ですが、給与管理や労務管理に合わせた書式を工夫することで、事務作業の負担を軽減できます。出勤簿に関するテンプレートや書き方についてご説明します。

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  • 【残業の書き方】

    残業届けとは、従業員が規定の労働時間を超えて勤務する際に、会社へ提出する文書のことです。残業には、「法定内残業」と「法定外残業」があります。法定労働時間(1日8時間、週40時間)の範囲内であれば、雇用主は割増賃金を支払う必要はありません。法定外残業には25%の割増賃金を支払うことになっています。ただし、法定外残業をさせるには、まず労使協定を結び、就業規則に残業の規定を設ける必要があります。

  • 【早退・遅刻の書き方】

    早退・遅刻届とは、従業員が早退・遅刻・私用外出・欠勤などをする際に、会社へ提出する文書のことです。正当な理由なく遅刻した従業員には、始末書を提出させ反省を促します。また、直行・直帰届は、従業員が会社へ寄らず、自宅から直接訪問先へ出向く場合や、訪問先から直接自宅へ帰る場合に会社へ提出する文書です。さまざまな早退・遅刻に関するテンプレートや書き方についてご説明します。

  • 【育児休業・育児休暇の書き方】

    育児休業・育児休暇は、養育する子が1歳(事情により1歳6ヶ月)に達するまで取得可能。休暇取得に関する社内規程を設け、申請書、申請への認否を通知する文書を用意しておくとよいでしょう。

  • 【休暇通知の書き方】

    休暇通知とは、自社の定めた休業日が取引や連絡に影響する場合、関係先の業務に支障をきたさないよう通知する文書のことです。休日の振替や夏季休業、臨時休業などのお知らせがこれに当たります。週休一日から週休二日に切り替える、従来の休業日を変更するといった抜本的な変更もあり得るでしょう。決定した休業日は社内にも通知します。一斉休業ではなく従業員各自で休暇をとらせる場合は、休暇取得の規定を設け、希望日を取りまとめます。また、会社の事情などでやむを得ず休業しなければならない時には、従業員に周知するために休職通知が必要になります。デリケートな内容なので漏れや抜けがないように連絡することが大切になります。

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