当コラムはMicrosoft PowerPoint 2010での動作を前提として作成されています。バージョンが異なる場合、画面のキャプチャやメニューの場所が異なる場合があります。あらかじめご了承ください。

こんにちは。資料作成アドバイザーの山橋美穂です。前回のコラムで、分かりやすい資料を作成するために「スキーム図」を用いましょう、とお伝えしました。例えば情景を的確に伝えたい時、文章で説明するよりも写真を見せた方が瞬時に理解して貰えます。それと同じように、長々と続く文章ばかりの資料より、それらの文章を図解にした方が、理解しやすく、理解しやすいという事は、読みやすさにも繋がります。資料は自分の意図が的確に伝わらなければ意味がありません。意図を的確に伝えるためには、分かりやすい・理解しやすいという事がとても重要になります。分かりやすさは資料の大前提なのです。

例えばスケジュールを記載する時、「7月中旬にキックオフをし、7月下旬から8月上旬にかけて会場を探し始めます。8月上旬より人材を募集して、それと同時に全面的に宣伝をスタートさせ、9月中旬にイベントを開催します。」と文章で書くよりも

と、このように図や絵で表した方が、イメージがつきやすく分かりやすいです。このように、図にした方がより理解しやすいであろう情報は、スキーム図を用いて表しましょう。また、そうする事により、文字ばかりで読みづらい資料ではなく、スムーズに読める資料になります。文字や数字が羅列している資料は読み手をウンザリさせてしまうだけでなく、ビジュアル的にも素っ気ないので、それらを回避するためにも図や表で表せられる情報は積極的に図や表を用いましょう。

では、どの様なスキーム図があるのでしょうか。幾つかスキーム図のサンプルをご紹介したいと思います。

樹形型

ロジカルシンキングや組織図でよく使われる形です。一つの事柄から派生して結果が多岐にわたる時や、組織など体系を示す時に使われます。


これらはコネクタを使った一般的な形ですが、この樹形型を応用して違う図を作る事が出来ます。


形は違いますが、意図は樹形型と同じです。この様に、一度樹形型に落とし込んで、その後に自分のスタイルで図を装飾すると、オリジナルなスキーム図を作る事が出来ます。

相関型

お互いの関係性を表す図形です。

フロー型

全体の流れや構造を俯瞰して表す時に使います。

流れを矢印で示しますが、応用として図形の矢印を使うとより一層ビジュアリーな図になります。


幾つかのスキーム図を紹介しました。「こんな図が作れたら格好いいな」「凝った図を作りたいな」と思った時は、まずシンプルな形で作ってみて、それから矢印を図形の矢印や三角に変更したり、配置を少し変えてみたり、ボックスを項目ごとに括ってみたりすると、ビジュアリーなスキーム図を作る事が出来ます。また、図を作るにあたって線の太さや種類、ボックスの大きさや色を意識して下さい。これらは意味を持たせる事が出来ます。例えばレベルごとに色を揃えたり、Aの時は実線・Bの時は点線、など役割を考えて使うと、一つの図でも多くの事を表現出来ます。逆に、線やボックスの使い分けが出来なければ、複雑な文章を図に表す事は出来ません。図形や色の使い分けは意識して下さい。

人は、文章を読むよりも視覚から情報を得る方が理解が早いので、資料を作成するにあたり図解を用いる事は、分かりやすくスムーズな展開で意図を明確に伝えるためにとても有効です。スキーム図を上手に使って、分かりやすい資料を作りましょう。

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タイトル

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内容

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