当コラムはMicrosoft PowerPoint 2010での動作を前提として作成されています。バージョンが異なる場合、画面のキャプチャやメニューの場所が異なる場合があります。あらかじめご了承ください。

こんにちは。資料作成アドバイザーの山橋美穂です。前回より、プレゼンテーション資料作成中級編を連載しております。1回目は、基礎編の最後でお教え致しました「誰でも分りやすいプレゼン資料が作れる3つのルール」をおさらいしました。2回目となる今回は、プレゼンの要である「構成」についてお教えしたいと思います。

構成は、プレゼンテーションの流れとしても重要ですが、資料を作成する過程でもとても重要です。どういう事かというと、資料を作成する時、最初に内容の骨組みを作ります。この骨組みを作らずに資料作成に着手すると、要点の定まらない資料をダラダラと時間をかけて作ることになります。

実際に私の講義で、あるテーマを定めて資料を作ってもらった時、同じ作業時間であったにも関わらず、いきなり1ページ目から作る人と最初にストーリーの骨組みを作る人では、完成度に雲泥の差が出ました。短時間ながら10ページ程のボリュームで、要点がまとまっており、完結したプレゼン資料を作った生徒と、3ページ程度しか作れず、内容も薄く、時間内に資料を完成出来なかった生徒がいたのです。生徒達に資料作成の進めかたを確認してみたところ、前者の資料を作成した生徒全員が「まず資料の構成を決め、その構成に沿って詳細な内容をうめていった」と答えました。逆に、後者の資料を作成した生徒の全員が「特に考えずに1ページ目から作っていった」と答えました。同じ作業時間なのに、3ページしか作れなかった人と10ページも作れた人、更には資料が未完成の人と完成した人がいたという事実。この差は大きいですよね。

この様に、資料を作成する際にはまず構成を作ることが、効率的な資料作成に繋がります。自分のプレゼンのテーマに沿って構成を決めてしまえば、あとは内容を流し込むだけです。また、構成を組み立てずに資料を作成する人に多いのが、話しがアチコチに飛躍し、結局最終的に何を伝えたいのかが分からない、というプレゼンテーションをしてしまうことです。ストーリー展開というのは、人を惹きつけるために重要です。小説を思い浮かべてみて下さい。もし、その小説の展開が突飛だったり遠回りだったりひどくぎこちなかったらどうでしょうか。読み進めるのすら苦です。流れるようなストーリー展開の小説ならば、そのストーリーに引き込まれ、一気に読み進めることも出来ます。最初に構成をしっかり組み立てることに依り、資料を作っているうちに無駄にページ数が増えてしまったり、伝えたいことからブレてしまって、全体的にぎこちない流れのプレゼンテーションになる事を、回避する事ができるのです。

「構成」はプレゼンテーションのストーリーという意味のみならず、資料を作成する時にもとても重要なのです。

では、私が推奨する資料作成の手順は以下の通りです。

  1. 内容の骨組み(構成)を決める
  2. 骨組みに沿ってスライドの骨子を作る(各スライドに内容の要約をタイトルとして記載しておくと、全体の流れを確認しやすい)
  3. スライドに内容を流し込む
  4. 全体の流れを確認し、情報の過不足を修正する。(自分の伝えたい事が、スムーズかつストレートに伝わるかを意識する)

これは、私が実際に資料を作るときの手順であり、私の講義でもお教えしている手順です。

今まで、いきなり1ページ目から資料を作成してきたようであれば、是非この手順で資料を作成してみて下さい。最初は時間がかかるかもしれませんが、慣れてきたらかなりスムーズに、完結された資料を作成出来るようになるはずです。

セミナー情報

タイトル

1日で習得 綺麗で分かりやすいプレゼンテーション資料作成

内容

元外資系証券会社のプレゼンテーション資料作成チームで働いていた資料作成コンサルタントが、たった1日で資料作成に必要な基礎知識を全て教えます。

基礎編(1)「資料作成の基本 3つのルール」
基礎編(2)「資料作成に必要なPowerPointの機能レクチャー」
基礎編(3)「資料作成に必要なExcelグラフの作り方」
中級編「論理的な資料を作る為の幹となる「構成」の作り方」
演習編「様々なスキーム図、グラフの作成」

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