書式の王様が調べる書式の実態調査書式調査レポート

会社員1,000人に聞いたビジネスメールの署名に関する実態調査

ビジネスメールには必要不可欠な「メール署名」。メール送信者の情報をまとめ、メールの最後に記しておくことで、メール受信者がすぐに電話をしたり、ホームページを確認する際に役立っている。また、メール署名内にキャンペーン情報や、企業の受賞歴等の情報を盛り込むことにより、企業のマーケティングやブランディングとも連動した役割を果たしているケースもある。今やメール署名がメール上の名刺とも言える役割を果たしているのである。

今回Bizoceanでは、その「メール署名」に焦点を当て、ビジネスメールにおけるメール署名の実態を調査した。とても興味深い結果が出ており、今後のメール署名の方向性も想像することができる。是非ご一読してほしい。

【調査概要】
調査方法:インターネット調査
調査対象:日本全国の会社員(20歳~59歳)
調査期間:2013年3月7日~3月10日
有効回答数:1,106名
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「ビジネスメールのメール署名に関する実態調査.pdf」(309KB)

メール署名を統一している企業はわずか25.7%という現状

以下のグラフは、日本全国の会社員(20歳~59歳)に対して尋ねた「あなたの会社では、メール署名が統一されていますか?」という問いへの回答結果である。「統一されていない」と答えた人が最も多く52.7%。次いで、統一されている」と答えた人が25.7%。「わからない」と答えた人が21.6%という結果になった。多くの企業では、メール署名は統一されていない傾向にあることが分かる。

あなたの会社では、メール署名が統一されていますか?

さらに、以下グラフは企業の従業員規模別のメール署名の統一状況である。このグラフから分かる通り、従業員規模に関わらず、メール署名を統一している企業は約2割~3割であり、CI(コーポレート・アイデンティティ)やVI(ビジュアル・アイデンティティ)の統一が進んでいる従業員数の多い企業でもメール署名に関しては統一化が進んでいないことが分かる。

従業員規模別メール署名統一状況

約5割が自分でメール署名を一から作っている現状

それでは、メール署名が統一されていない状況下において、各々の社員はどのようにしてメール署名を用意しているのだろうか?以下のグラフは、上記問いにおいて「メール署名が統一されていない」または「わからない」と回答した人を対象に「どのようにメール署名を作ったか」を尋ねている。

結果は、「自分で最初から作った」が最も多く、約半数の人が、一からオリジナルのメール署名を作っているということが分かる。企業内には多様なメール署名が存在していることが予測される。

あなたが会社で、現在使用しているメール署名は、どのように作りましたか?

メール署名の重視しているポイント、「分かりやすさ」「シンプルさ」が大半を占めるも、若い世代ほど「かわいらしさ」「面白さ」を重視している現状

以下のグラフは、「メール署名において重視するポイント(複数回答)」について尋ねた結果である。最も多いのが、「分かりやすさ」で67.4%。次いで「シンプルさ」48.3%、「信頼感」18.9%と続く。やはり、ビジネスメールにおけるメール署名の役割を考えると、これらの要素が重視されるのは当然の結果と考えられる。

メール署名で重視するポイントは何ですか?

しかし、切り口を変えて「メール署名で重視するポイント」を年代別でみてみると、違った傾向がみえる。以下表は、年代別で「メール署名において重視しているポイント」を示したものである。数値の部分がピンク色の網掛けになっているものが全体平均値を上回る数値であることを示している。

まず、傾向としてみえてくるのは、「20歳~29歳」はほとんどの項目で平均値を上回っており、20代の会社員はメール署名において様々な点を重視していることが分かる。また、「かわいらしさ」「面白さ」の項目において、若い世代になればなるほど重要視する傾向がみられた。

年代別のメール署名において重視しているポイント(複数回答)

さらに、以下に性別×年代別でみた「メール署名において重視しているポイント」の表を示す。以下表より、20代の女性では11.6%が「かわいらしさ」を重視していることが分かる。

このように、20代を中心として、メール署名に重視されるポイントの多様化が進んでいることが予測される。

性別・年代別のメール署名において重視しているポイント(複数回答)

20代女性の10.2%が☆マークや絵文字をメール署名に取り入れている現状

また、時々目にすることがあるだろうメール署名の☆マークや絵文字。どの程度の人がビジネスメールのメール署名に取り入れているのだろうか?以下グラフは、性別・年齢別の「会社メール署名における☆マークや絵文字の使用状況」について尋ねた結果である。結果は、会社のメール署名に☆マークや絵文字を取り入れている人は5.6%で、大半の人は取り入れていないことが分かった。

ただし、「かわいらしさ」を重視する傾向が比較的高い20代女性においては、10.1%の人が☆マークや絵文字等を会社メール署名に取り入れていることが分かった。

会社のメール署名に「★(星)♪(音符)(⌒-⌒)などの顔文字」を使っていますか?

ちなみに、以下グラフは上記で「会社メール署名に☆マークや絵文字を使っている」と回答した人を対象に「使っている使用マーク種類」を尋ねた結果である。最も使われているのは、「星系」のマークで58%。次いで「絵文字系」が17%と続く。

メール署名に☆マーク等を使用している人の使用マーク種類

送られてきたメール署名を確認・活用する人は77%。20代女性の12.3%は、メール署名からメール送信者の人柄・性格を予想している現状

以下のグラフは、「送られてきたメール署名確認・活用するか?」という問いに対する回答結果である。送られてきたメール署名を「確認・活用する」人は77%で大半の人が送られてきたメールのメール署名を確認し、活用をしていることが分かった。

送られてきたメール署名を確認・活用しますか?

それでは、確認・活用する人は、どのような情報を確認、または何にメール署名を活用するのだろうか?
以下表に性別、年齢別の「メール署名の確認内容、活用内容」を示す。

全体でみてみると、確認内容として最も多いのは「会社名の確認」で51.4%。次いで「名前の確認」50.5%、「部署名の確認」39%と続く。また、活用内容として多いのは、「メールアドレスの確認と返信」が最も多く29.4%、次いで「電話をする」22.7%、「ホームページの確認」13.1%と続く。やはり、メール署名は、メール上で名刺のような役割を担っていることが分かる。

また、性別・年齢別でみてみると、新たな傾向がみえてきた。若い世代になるにつれて、メール署名から 「送り主の人柄・性格の予想」そしている傾向がある。特に20代の女性においては、12.3%の人が「送り主の人柄・性格の予想をしている」と回答している。

送られてきたメールの署名から情報の確認、または行動を起こすことがありますか?以下から該当するものをお選びください。

メール署名を統一していない企業、メール署名の多様化を進める若い世代この機会に各企業はメール署名の在り方を見直してみてはいかがだろう?

今回の調査で、メール署名が企業で統一されていない状況下において、若い世代を中心としてメール署名の多様化が進んでいることが分かってきた。ビジネスメールのメール署名はメール上の名刺のような役割を担うものであり、この機会に各企業はメール署名のあり方、改めて考えてもよいのかもしれない。

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