メモを上手に取るコツ
- 誰の発言かを明確にする
例えば鈴木さんの発言の場合は「鈴」と書くなどして、誰の発言なのか分かる様にしましょう。 - 重点事項はその場で確認する
聞き取れなかった部分をあいまいにしておかない様にしましょう。
特に日時や数量、金額、場所など、具体的な事柄については正確さが要求されます。 - 色分けしてメモする
決定事項は青、保留事項は赤、課題は緑で書く等内容に応じて色を変えてメモを取ると便利です。 - 途中の時刻を記録する
5〜10分おきに時刻をメモしておくて、メモできなかった箇所を録音から探し出す事が出来ます。 - 加筆できるスペースをつくる
後で主語や述語などの言葉を補う必要が出てきた際に、記入するスペースを作っておきましょう - 会議中の空き時間を使う
例えば休憩時間や、雑談の時間など、発言内容を整理する作業をしておくと作業が楽になります
曖昧な部分を確認する
会議やミーティングの進行中、発言が曖昧で確定しない事柄が出てくる時があります。たとえば、発言者が「例の件」等抽象的な発言をした時は、「仰っているのは P8 の 2 の部分でよろしいでしょうか?」
と暗黙知をちょっとした質問で確定しましょう
また、論点が錯綜し、決定されたのかがはっきりしないまま、議論が先に進みそうになっている際に「ところで○○の件は、～でよろしいでしょうか? 」といった形で論点の乱れを質問で修正することも大切です。最後に、会議が終わりを迎え参加者が腰を上げるその前に「では、最後に本日の決定事項と各自の作業を確認させてください」と決定事項を整理しましょう。
このように決定事項や今後の作業を議題順に挙げることで、抜け漏れをチェックできるとともに、議事録の「決定事項欄」が正確になり書きやすくなります。
関連資料の整理の仕方
会議や打合せによっては資料が配付されるケースがあります。
そういう場合は、まず資料に「資料1」「資料2」というように通し番号を振っておきましょう。
議事録に書くときは「配付資料」という項目を設け、「資料1…営業1課売上報告」「資料2…営業1課チラシ」というように、どんな資料が配付されたかが一目でわかるようにしておきます。
資料から引用するときは、「出所…資料1」や「資料1より引用」などとして、どの資料からの引用であるかを明らかにします。
資料の参照を促す場合は「資料1参照」ではなく、「資料1の上から10行目参照」と、具体的に書いておくようにしましょう。それが読み手に対する配慮です。
