議事録作成に必要な能力とは？
読み手が「一読しただけで会議の内容が理解できる」優れた議事録を作成するには、どんな能力が必要なのでしょうか。
まずは、想像力です。想像力はすべてのビジネス文書に欠かせないほど重要な能力だといっても過言ではありません。例えば、読み手が「何を知りたがっているのか？」「知りたい情報の優先順位は？」
「この専門用語の意味が理解できるか？」などの相手の視点で物事を考えることができる力と言ってもよいでしょう。他にも、会議の内容を漏れなくメモするための集中力やわかりにくい話をわかりやすく簡潔にまとめる要約力。話の順番を読み手の知りたい順番に並び替える編集力や読みやすいように配置するレイアウト力なども、議事録作成に必要な能力と言えます。
メモと録音機能を活用する
議事録を効率的にまとめるためのコツについて、いくつかご紹介します。
まずは会議の記録の取り方についてですが、会議中の発言をすべて正確にノートにメモしたり、パソコンに入力したりするのは正直、難しいのが現状ではないでしょうか。
そこで、メモを取り切れなかった場合に「補足」として録音機能を併用することです。
現在はスマートフォン等に録音機能も付いているので、上手に活用しましょう。なお、会議の音声は誰の発言なのかがはっきり分からない場合がありますので、発言者の名前は必ずメモしておきましょう。録音機能はあくまで控えとして利用し、メモと併用するようにしましょう。
議事録力を磨いてスキルアップ
議事録をまとめて、要点を読み手に伝えることは、論理的及びロジカルな文章作成の訓練になります。もう一つ言えば、優れた議事録というのは、常に会議のテーマから逸れず、その会議では何が収穫であり、何が課題として残ったのかを明示しているものです。つまり会議の目的と結果を明確に記録してあることが、議事録の最低限の条件なのです。
漠然と打合せや会議時間を過ごすのではなく、この発言ってどんな意味があるのかということを考えてみましょう。
よく会議中に話が錯綜し、こんがらがっているときに、ひと言、会議のテーマの本質に戻る発言をすることで常に会議のテーマは何か、原点は何かということを考え、それに立ち戻るようになります。そうした思考訓練も、スキルを向上させる上で非常に役立つポイントです。
