第1回　議事録の書き方と使い方｜議事録の書き方と使い方｜書き方コラム

議事録とは何のためにあるのか？～活用のためのポイント～

まず、議事録とは「会議の打合せの内容、経過や結論などを記録し、それを伝えるための文章です。
議事録は基本的に会議の内容や情報を関係者と共有するためのものですが、その目的によっては、議事録の書き方が変わってきます。その議事録が何のためにあるのかを知ることが大切です。
議事録を活用する目的として「①育成②共有③備忘④記録⑤説明⑥効果⑦整理」の大きく7つのポイントが考えられます。例えば、「育成」は会議で議事録は新人さんに書かせる事による人材育成のため。「共有」は各自参加者の内容の捉え方のギャップを無くすため。「備忘」は忘れたとしても議事録で補うため。「記録」は後から振り返りが出来るよう記録のため。「説明」は議事録を見て内容の説明をするため。「効果」は会議内容を復習・反省することで活動のレベルを向上させる効果のため。「整理」は会議で議論した内容を整理し次に活かすため。これらを意識して書くことで効果的に活用できます。

議事録のメリット・目的・用途

一般的に｢打合せ｣や「会議｣とは情報を共有化し、今後の方針や方向性を決めるために行います。また、議事録を作成することで、出席者が決定事項を確認することはもとより、会議に参加していない人と情報を共有し、決定事項を明示することにより、時間の経過による記憶の劣化を防ぎ、今後の活動の羅針盤とすることが出来ます。会議の中で「誰が何を発言したか」をきちんと明確にすることによって、トラブルを防ぐことができ、決定事項が口約束になることを防ぐことができます。
議事録のメリットとしては1.情報の共有化、2.決定事項の明示化、3.トラブル防止の大きく３つとなります。また、社外関係者と会議の議事録の場合は、覚え書と同等で契約書になり会社間の約束事にもなりますので、より注意が必要です。
優れた議事録とは、それぞれの目的・用途に合ったものといえるわけですが、共通して言えることは、「一読しただけで会議の内容が理解できるものであること」といえるでしょう。

議事録作成のポイント

優れた議事録作成の具体的なポイントとしては、大きく以下の3つが挙げられます。
(1)読み手が理解しやすいように、項目別・議題別に整理されていること
(2)内容に疑問が生じないように、端的・明瞭・具体的に書かれていること
(3)行動がしやすいように、内容に関する「理由や目的」が書かれていること

他にも、注意点として事実は曲げない、落とさない。同じ事実でも書き方によってニュアンスが変わるので、事実と主観は分けることが大切です。議事録が複数ページに跨る場合や、結論を先に求められている場合は、「要旨」と「内容」を分ける事を考慮する等。
読み手に重要な点がわかるよう、太字・アンダーライン、レイアウトや図の記載も考慮するとさらに
わかりやすい議事録になります。