ヒューマンスキルはコミュニケーションから! 業務日誌の上手な活用方法

ヒューマンスキルの基本は人と人とのコミュニケーションです。新入社員やビジネスパーソンにとって、身近な指導員となる先輩や上司との“信頼関係”はとても重要です。よく「報告・連絡・相談が大切!」などといいますが、それを効果的に創造するためのツールに業務日報があります。うまく活用したいものです。

簡潔、明瞭を心がける

他にも多くの部下や後輩を抱える上司や先輩は、1日に何枚も業務日報・報告書を見なければなりません。
よって、(会社によって書式が決められている場合はそれにそって)基本的には簡潔に記入することが求められます。その際、「ただ頑張った!」といった表現ではなく、極力数字を用い(定量的)表現すると相手もわかりやすいでしょう。
また、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」といった「5W1H」を意識しながら書くことで、報告事項が簡潔に伝わりやすくなります。

所感を書くようにする

日常業務を行うなかで、「気付いたこと」「意思表明」「疑問点」などを書きます。
ただし、気を付けなければいけないのが、「~と思いました」で終わるような「単なる感想文」に終始しないよう発展性のある内容を意識したいものです。自ら考え、発信することを習慣づけることで、自分の価値観に気付いたり、行動の目的が明確になるでしょう。
また、業務日報はコミュニケーションツールでもあるわけですから、時と場合によっては、指導してくれた先輩への御礼の気持ちや、明日からの行動表明などを添えてもよいでしょう。

業務上の課題点、問題点を記入する

常に問題意識を持って、前向きに行動していることの表れとして、業務上の課題点や問題点、また仕事上での変化や改善すべき点があれば記入します。
場合によっては、その原因や対策を自分なりに分析し記載しましょう。そうすることで、自然と先輩や上司に相談していることにもなります。

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