テクニカルスキルの基本のき。上手く使いこなしましょう!

最近では、メールの普及などにより、以前よりも使用頻度が下がったといわれるFAXですが、現在でも書類などの送付で多くのビジネスシーンにおいて活用されています。
FAXの送信は、相手の都合に合わせられる事や、営業時間を気にする必要がないなど、上手に使用すれば大変便利な機能ですが、逆に最低限の基本を知らないと信頼・信用を台無しにしてしまうことになりかねません。たまに「朝から晩までFAX送信でこれをやるために会社に入ったのではない」等といった新入社員のお話を聞くことがありますが、このような「テクニカルスキル」の基本は、今後のヒューマンスキルやコンセプチャルスキルのための土台だと思って取り組んでほしいと思います。

「FAX送信状」を付ける

FAXを送信する際には、受信する相手に何枚書類を送ったのかを明確にできるように、送信する書類の1枚目に「送信状」をつけましょう。また、複数枚送信する場合には書類の下部に通し番号をふりましょう。
【FAX送信状に記載する項目】

  • 送信日
  • 送信先の情報 (FAX番号、相手の社名、所属部署、氏名)
  • 送信元の情報 (社名、FAX/TEL番号)
    ※相手先よりも低い位置に明記します
  • 送信枚数 (送信状を含めた枚数)
  • 件名/コメント (挨拶や送信書類の主な内容など)

重要書類の送信はしない

FAXで送信する書類は、受け取る相手以外の複数の人目にも触れやすいものです。よって、FAXを送る際は、複数の人に見られても困らない内容かを確認して送るようにします。
また、送信先を間違えるとトラブルの原因となってしまう危険性もありますので、基本的に重要書類のFAX送信は避けましょう。
どうしても重要書類を送信する場合は、事前に第三者に番号をチェックしてもらってから送付するなどの工夫も必要でしょう。

先方が見やすいものを送る

常に相手側が読みやすい書類であるかを意識するとよいでしょう。
書類の文字が小さいものは拡大したり、文字の薄いもの、細字、蛍光ペンを使用したものなどはFAXの濃度を調整するなど、受け取る相手が書類を読みやすいように工夫します。

大量の書類はFAXでは送らない

一度に大量のFAXを送信すると、相手側の用紙を大量に使用することになりますし、回線も長時間独占してしま可能性があります。どうしても一度に大量に送りたい場合は、あらかじめ相手先に確認して許可をもらいましょう。
「先方が見やすいもの」を送るのと同様、先方への気遣いは、今後皆様を待ち受けているビジネスシーンの基本でもあるからです。

FAX送信あなどることなかれ!

新入社員のうちは特にFAX送信を頼まれることも多いと思いますが、上記のように便利なツールの反面、基本的なスキルを間違うと逆にビジネスがやりにくくなったり、場合によっては取引停止等ということにもなりかねませんので、まずは基本的なことをしっかり守って下さい。
そして、もちろんFAXの内容にもよりますが、ただ頼まれたからといって機械的に送るだけでなくそれが自分の仕事の直結するような内容なら、送りながらその内容を勉強・把握するくらいの前向きさがあってもよいと思います。

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