やらなくてはならないことを洗い出す

まずは、やらなければならないことをひたすら書き出してみましょう。
思いつくこと、大きなこと、小さなこと、なんでも良いのです。最初からきれいに作るのは難しいと思いますが、ざっくり書き出してみて、細かく落とし込んでいく、コツはこんな手順です。書き出すことがより具体的であればあるほど、作業内容が明確になります。

一通りやらなければならないことが書き出せたら、一旦整理してみましょう。
整理の仕方は様々ですが、部門別、プロジェクト別といった目的別など、いろんな単位、いろんな切り口で分けてみましょう。その中で、この単位、この切り口で整理をするとどんな意味や効果があるのかを考えながら行うと、作業や言葉の大きさが明確になり、不足している作業の追加、被っている作業の分類ができるようになります。
この、「書き出す→整理する」といった一連の作業は、慣れないうちは大変難しく感じると思います。意識をしながら、何度も何度も行ってみましょう。

次に作業量（作業に必要な時間）と作業分担を見積もります。実際には、一旦プラン作成者が見積もりを行い、その後実際の担当者に所要時間と作業可能かどうかを確認します。
よくあることですが、作業担当者は納期を守るために所要時間を実際よりも多く申告する場合があります。ですので、所要時間とその作業内容を細かにヒアリングし、お互いに明確にしておく必要があります。
ここまでの作業は簡単に見えるかもしれませんが、アクションプランが成功するかどうかを決める重要な工程です。この後、各作業を結びつけて実際にプランを作成しますが、プランそのものが破綻する場合、最初の見積もりや洗い出しが不明瞭なケースがほとんどです。