価格提示に終わらないビジネスツールとしての「見積書」作成法

単に商品名や役務内容を項目として記すだけでなく、仕様・サイズ・オプションなど可能な限り正確に記しましょう。
スペースが足りない場合は備考欄を利用します。
また送料などの諸経費が発生する場合には具体的金額を明示します。
「送料実費」「諸経費別途」などという表記をよく見ますがあまり印象の良い物ではありません。

出来るだけ見積金額を安く見せたいと言う気持ちが働くのでしょうが冷静にお客様や取引先の立場に立ってみると発注の際に不安材料となることは明らかです。
当然ながらこのような表記は後々のトラブルの原因にもなります。
御見積金額（合計金額）とはあくまで諸経費等を含めた総金額であることを意識しましょう。

見積書の作成期日と有効期限を明確に記しましょう。
有効期限は作成期日から２ヶ月から６ヶ月の間で設定するのが一般的です。
しかし原油高に起因する様々な物品の価格高騰という現状においては２・３ヶ月程度とするのが無難かもしれません。
なかでも製造業など価格高騰の影響をまともに受けやすい事業の場合には「原材料費の高騰部分については受注時に別途考慮する場合があります」との特約条項を入れることも慣習化しています。

見積書を「単なる価格提示書類」と位置づけるのではなく「セールスツール」として位置づけましょう。
たとえば「ご発注の際には発注書または本見積書に記名捺印のうえ提出下さい」という一文を加えるのもひとつの手段です。
わずらわしさを回避することで成約率アップにつながる可能性があります。
また現実の取引の場面では契約書を交わさないケースはもちろん電話１本で発注というお客様も数多くいらっしゃると思います。
そのようなお客様にも見積書をFAXで送り返してもらうだけなら応じてもらえます。

本来ならば契約書をかわしたり発注書を提出してもらうのが好ましいのですが口約束で終わり何も形が残らないよりは後々のトラブルを回避できるベターな選択と言えます。