シンプルで分かりやすいプレゼンテーション資料の条件

著者：株式会社ナレッジステーション代表取締役伊藤誠一郎

プレゼンテーション資料は、営業や研修、セミナーなど、さまざまな場面で欠かせない存在です。もし配られた資料が美しければ、隅々まで目を通してみたくなりませんか。

美しい資料は読み手にとって親切であるだけでなく、作成者への信頼感も高めてくれます。

魅力的なプレゼンテーション資料とはどんなものなのか、美しい資料はどんなところで評価されるのかなど、ありふれたプレゼンテーション資料との差別化を図る「魅せる」資料、作成者への信頼感にもつながるビジネスの外見力について、詳しく解説していきます。

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「読ませる」のではなく、「見せる」と「魅せる」が大切

プレゼンテーションにおいて資料は付き物です。私はこれまで企業研修やセミナーを通じてさまざまなプレゼンテーション資料を拝見し、その傾向と問題点について分析を行ってきました。その中で最も多く見られるのが、文字だらけの読ませる資料が非常に多いということです。こうした文字だらけの資料というのは、耳で聞いた言葉を確認しているに過ぎず、本来の役目を果たしているとは言えません。そうではなく、「百聞は一見に如かず」の精神で、目で理解させることが重要です。そのためには、まず作り手側に資料を「読ませる」のではなく、相手の視覚に訴える「見せる」または「魅せる」資料を作り上げるという心掛けが非常に大切になってきます。

「箇条書き」を卒業して「図解化資料」を目指しましょう

プレゼンテーション資料と言うと、箇条書き形式を使っている例を多く目にします。これが、文字だらけの読ませる資料になってしまう大きな原因だと考えられます。もっと写真や図を積極的に用いて図解で表すことを心掛けましょう。具体的には、自分が伝えたい内容を端的に表す写真を用いたり、説明する物事の構造や関係性、仕組み等、図を使って描くことを心掛けます。プレゼンテーション資料の作成において箇条書き形式の利用は目次や発表全体の流れを示す場合だけに限定し、それ以外ではできる限り使わないという姿勢で取り組んでみましょう。そのためにも、まずは自分が最も伝えたいポイントを頭の中で良く整理することが大切になります。

シンプルな構成となるべく少ないページ数を心掛けよう

相手に伝わるプレゼンテーションで大切なことは、話の結論とポイントが明確であるということです。つまり、簡潔でシンプルなプレゼンテーションです。当然のことながら、資料についても同じことが言えます。まず、資料の構成がシンプルでなければなりません。どのページが最も伝えたい結論で、どこまでが具体的なポイントの説明なのか、分かりやすくなっていることが重要です。また、資料の枚数についても、プレゼンテーションの内容、ボリュームにもよりますが、できる限り少なく抑えるように心掛けましょう。資料がスッキリとまとまっていれば、自分の説明も自然とシンプルになりますし、相手も話を理解しやすくなるはずです。

「資料の美しさ」は仕事の信頼感につながるビジネスの外見力

プレゼンテーション資料は、美しくなければなりません。私は、資料の美しさはビジネスの外見力の一つであると考えています。例えば、ビジネスパーソンの身だしなみである髪型やスーツ、Yシャツ、靴などは奇麗であればあるほど相手に好印象を与えます。だらしない身なりをしている人よりも奇麗な身だしなみの人の方が、信頼感さえ抱いてしまうといっても過言ではないでしょう。実は、プレゼンテーション資料についてもこれとまったく同じことが当てはります。スライドや印刷物で提示される資料は、見やすく美しい方が見ていて好感が持てますし、何よりその作成者に対して他の仕事もきっと丁寧に取り組むのであろうという信頼感にもつながってきます。