「挨拶状」の書き方

第1回  手紙のマナーをおさえて品格UP!挨拶状の書き方

きっかわ美津子

今は電話やメールですぐに用件を伝えられる時代。手紙は手間がかかるうえ、マナーやルールがありますから面倒だと感じる人が多いのではないでしょうか。しかしそんな時代だからこそ、手紙をもらうと嬉しいし、相手の気持ちも伝わってくるものです。恥をかかないために、基本的な手紙マナーをマスターしておきましょう。

基本は5ブロック構成

手紙や挨拶状は、基本的に次のように構成されています。

1.

前文(①頭語 ②時候の挨拶 ③安否を気遣う挨拶 ④お礼の言葉)
②~③を省略する場合、頭語は「前略」となります。④のお礼は主文に入ることもあります。

2.

主文(本題)
主文には本題を書きます。

3.

末文(①終わりの言葉 ②結語)
結びの挨拶と結語を書きます。

4.

後付(日付、名前、宛名)
日付と名前、縦書きの場合はここに相手の名前を入れます。

○月○日

 

 

青木太郎

 

○○太郎様

 

   

 

花子様

   

※横書きの場合、相手の名前は冒頭に書きます。

5.

添文(追伸)
「追伸」がある場合は添文として付け足しますが、目上の方には使いません。

頭語と結語

手紙は一般的に頭語ではじまり、結語で終わります。「拝啓」で始めた場合は「敬具」でしめくくるように、頭語と結語は対応したものがきまっています。

頭語は、一行目の一番上から書き、一字空けることはしません。

一般的な手紙
「拝啓」―「敬具」「敬白」

改まった手紙
「拝啓」「謹啓」-「敬具」「敬白」

前文を省略する場合
「前略」-「草々」「早々」

返事の手紙
「拝復」-「敬具」

結語「かしこ」は、女性のみ使用可。ビジネス文書を除けば、頭語の種類にかかわらず女性ならオールマイティに使用できます。

時候の挨拶をマスター

頭語のあと、「~の候」「~の折」「~のみぎり」とくるのが時候の挨拶で、「初春の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などと続けます。ワンランク上を目指すならば、自分なりの表現をみつけて季節感を表してみては?

 

なお、お悔やみやお見舞いの手紙には、時候の挨拶は不要です。

1月

 

新春の候 初春の候

2月

 

向春の候 余寒の候

3月

 

早春の候 春風の候

4月

 

陽春の候 仲春の候

5月

 

新緑の候 青葉の候

6月

 

初夏の候 入梅の候

7月

 

向暑の候 仲夏の候

8月

 

季夏の候 晩夏の候

9月

 

新秋の候 秋色の候

10月

 

清秋の候 秋麗の候

11月

 

残菊の候 初霜の候

12月

 

師走の候 初冬の候

ペーパーアイテム&切手でひと工夫

手紙の醍醐味といえば、ペーパーアイテムで個性を出せること。同じ文章でも、色や柄、紙質が違えば伝わり方が違います。
もちろん、改まった手紙を書く場合は、白い便せんに白無地の封筒を使用、さらに縦書きであれば間違いがありません。

 

なお、1枚で終わってしまう場合には白紙の便せんを添える習慣があります。しかしフォーマルシーンでなければ今はエコの視点から1枚でも十分という考え方が主流になってきました。

 

また、余裕があれば切手にもこだわってみたいもの。季節感や文章の内容、受け取る側に合わせて切手を選ぶと手紙がぐんと表情豊かになります。切手は縦長のハガキや封筒の場合は左上、横長の場合は右上に貼ります。

さらに品格を上げる基本的な手紙マナー

書き間違えたら書き直す
原則的には、手紙に修正液を使用しないように。

 

 

「相手」は上座、「私」は下座に書く
相手の名前は便せんの上座に、自分を指す「私」は下座に書くのが望ましいとされています。つまり相手を指す「○○様」「○○さん」は行の終わりにこないようにし、次の行の上になるように工夫します。逆に「私」「私共」、家族の名前などは行頭にこないように気を配りましょう。どうしても「私」が上座にきてしまうときは、文字を小さくしたり、一字下げたりすることもあります。

 

 

二行に渡って書いてはいけない言葉
「おめでとうございます」「ありがとうございます」など、お祝の言葉や感謝の言葉は一行でまとめましょう。

ガイドのポイント

基本的な手紙のマナーやルールをおさえる

TPOに合わせたペーパーアイテムをセレクト

一番大切なことは思いを伝えようとする気持ち

次回:感謝の気持ちを伝える-贈り物へのお礼の手紙-

「挨拶状」の書き方第1回第2回第3回第4回

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