従業員採用時に徴(ちょう)したい書式10撰

2011/6/13

吉田社会保険労務士事務所
代表 吉田 卓史

達人の専門分野について

≪専門分野≫
自動車運送事業(バス・タクシー・トラック)の就業規則等の作成・見直し、自動車運転者の拘束時間・労働時間と賃金制度の検証、事故防止対策、運転士の躾など。 管理職や運転者の社内研修で出前講座も実施。

この他、飲食業の売上額に対する人件費率やシフトの分析など、主に就業規則等の作成・見直し、労働時間と賃金制度の在り方について取り組んでおります。

≪セミナー講師≫
主に、自動車運送事業者並びに運行管理者向の講座で、労働基準法と改善基準告示の解説と実務上における注意点について講義を行っております。

≪執筆≫
「駐車場管理規程」(日本実業出版社「企業実務」2011年3月号)など

労働条件通知身元保証書誓約書労務管理申告書帰化申請給与振込

あなたを導く~達人の視点~

従業員採用時、「履歴書しかもらっていない」という会社がありますが、これは大変危険です。

労使間のトラブル、従業員が起こしたトラブルから会社を守るためには、法令で定められた書面のみならず、誓約書など自社の実情に応じた書面を新規採用の従業員から取っておく必要があります。

特に、従業員がトラブルを起こし、事業運営に支障を来たすため懲戒処分をする場合、会社が損害賠償を求められた場合など、きちんとした就業規則を作成していることと同時に、あらかじめ従業員から誓約書などを取っておくことが肝要です。

トラブル防止のためだけではなく、従業員の管理を適切に行うために、会社は従業員からさまざまな書面を提出させておくことが大切です。

もし、独り暮しの従業員が、業務中の災害で死亡した場合を考えてみてください。従業員から「履歴書」しかもらっていない場合、被災した従業員の家族や親族に、不慮の事故で従業員が死亡したことすら連絡できません。

経営者様並びに人事担当者様は、自社における入社手続きの在り方について再度ご確認いただき、「従業員採用時に徴したい書式10撰」を活用されてはいかがでしょうか。

従業員採用時に徴(ちょう)したい書式10撰

1
労働条件通知書
おすすめ度:10点

活用のツボ
・労働条件に関するトラブルを防止するために、必ず書面で労働条件を明示しましょう
・有期雇用契約の場合、契約更新の有無及び契約更新の基準も明記しましょう
・この書面に「上記労働条件を確認しました」と、本人の署名捺印欄を設けるとよいです

2
身元保証書001
おすすめ度:10点

活用のツボ
・飲食業や小売業など、現金を取扱う業務に就く者からは身元保証書を取りましょう
・身元保証人から、書面に捺印する印にかかる印鑑証明の提出を求めてはいけません
・身元保証人の存在確認のため、お店への招待状など身元保証人へ手紙を送りましょう

3
誓約書01
おすすめ度:9点

活用のツボ
・業種や従業員の就く職種を問わず、新規採用の従業員から誓約書を取りましょう
・書式例どおりの文面でなく、自社の実情に適した項目を盛り込みましょう
・誓約書に記載されている遵守事項に違反した場合は、懲戒処分の対象となります

4
秘密保持に関する誓約書02
おすすめ度:9点

活用のツボ
・企業独自のノウハウ、お客様などの個人情報の流出は絶対にあってはなりません
・重要な情報を知り得る立場にある従業員に対し、情報漏洩防止効果が期待できます
・従業員が退職した場合に備え、競業避止義務を課す期間とその地域も定めましょう

5

安全運転に関する誓約書
おすすめ度:8点

活用のツボ
・自動車運送事業における運転者は当然ですが、社用車を運転する者からも取りましょう
・「社用車を私用で使う」など、起こりうるトラブルが防止できる内容を記載しましょう
・この誓約書だけでなく、自動車運転者服務規程や社用車管理規程も作成しましょう

6

活用のツボ
・車通勤者が交通事故を起こした場合、会社が運行供用者責任を問われることがあります
・会社がマイカー通勤者の起こした事故の責任を負わないために、この書面は必要です
・マイカー通勤は許可制とし、マイカー通勤規程を作成のうえ必ず誓約書も取りましょう

7
通勤経路申告書03
おすすめ度:8点

活用のツボ
・通勤手当を適正に支給するために、書面で通勤経路と交通費を提出させましょう
・マイカー通勤者に燃料代を支給する場合は、通勤経路と通勤距離を記載させましょう
・通勤経路を詳細に記載させておけば、通勤災害発生時に労災申請がスムーズにできます

8

活用のツボ
・書式例は自宅と会社付近とを別々に記載するようになっていますが、一緒がよいです
・従業員が怪我などで動くことができないとき、同僚が本人を自宅へ送ることがあります
・突発的に、何らかの事情で本人の自宅に行くときに詳細な地図があると便利です

9
親族の概要を記載した書面
おすすめ度:6点

活用のツボ
・従業員に不測の事態が生じた場合に備え、親族等の連絡先を押えておく必要があります
・採用選考時において家族や親族のことを聞いてはいけません。聞くのは採用決定後です
・サンプル書式の右側の欄(交際の状況など)は不適切な項目のため、削除願います

10

活用のツボ
・法令上、賃金の支払いは「現金払い」となっており、口座振込は例外です
・実態として、賃金支払いは口座振込が圧倒的多数です。入社時に提出させましょう
・中退共に加入している場合、直接自社で退職金を支払わないため退職金の欄は不要です

<完>

提供元:士業ねっと

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