まずは要旨から

「挨拶」を書き終えたら、いよいよメールの本題に入ります。まずは、メールを書いた主旨を伝えましょう。

メールの文章は、相手に理解してもらい、コミュニケーションをとることが必要です。冒頭から長文で長々と説明すると、メールの内容が相手に分かりにくくなります。そこで、なぜこのメールを送ったのか、なんの用件か、メールの理由・目的を簡潔にのべます。

次のように本文の概要をまとめます。

昨日の営業会議の結果について報告いたします。
お問い合わせの件について、ご案内いたします。
販促会議の打ち合わせは、2月1日(金)に決まりましたのでご報告します。
ご来店のお礼を申し上げたく、メールをいたしました。
来月の展示会についてご案内いたしたく、メールをお送りしました。
新商品プロジェクトについて、詳細をご提案いたします。
今朝のメールの補足説明です。
先のメールの追伸です。

1行見れば、メールの内容が把握できるように、要旨を簡潔に書きます。また、その際には、第3回の「件名」との連携を持たせ、本文を読み進めやすいつながりを考えましょう。

以下の例文をご覧ください。

件名 (ご確認下さい)10/10(木)イベント用チラシデザイン案をお送りします
要旨 10月10日(木)イベント用チラシのデザイン案が完成しましたので、添付いたします。

上記のようなメールで返事が欲しい場合は、「お返事をいただけたら幸いです」 といった一文を添えるのが有効です。メールに返信がほしいのか、連絡だけなのかを明確に述べましょう。

メールの用件を的確に伝える

何が言いたいのか、なんの内容なのかが分からないメールは、最後まで読んでもよく分からずメールの最初から読み返すことになったり、本文を読み進めるうちに疲れてしまったりすることがあります。本文に入る前に、具体的にメールの主旨を伝えておくと分かりやすくなります。

また、メール本文が長くなる場合は、「長文にて失礼します」と書きましょう。逆に、メールが短い場合、「要旨」は必ずしも必要ではない場合があります。

「件名」は、メールを開いてもらうために、「要旨」は、本文を読んでもらうためにあるものです。まずは、「要旨」でメールの内容を簡潔にまとめて、本文につなぎましょう。

次回:ビジネスメールの型を身に付けるです。

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