メールでは、用件を伝える前に挨拶と名乗りを書きます。電話をかけるとき「お世話になっております。アイ・コミュニケーションの直井です」と必ず挨拶をして、名乗ってから話し始めます。電話をかけて、名乗らず、挨拶もせずに、いきなり用件を話し始めたりはしないはずです。それとメールも似ています。

通常、挨拶と名乗りはセットで使います。挨拶と名乗りのどちらが先でも構いません。

株式会社○○○○
山田太郎様

お世話になっております。
アイ・コミュニケーションの直井です。

(以下、本文省略)

株式会社○○○○
山田太郎様

アイ・コミュニケーションの直井です。
お世話になっております。

(以下、本文省略)

メールの文末に署名をつけていたとしても、メールの冒頭で名乗ります。メールを上から下に向かって読み進める際、名乗りがなくて「誰からのメールだろう」と不審に思いながら読み進めるよりは、冒頭に名乗りがあって「○〇さんからだ」と送り手を認知してから読むほうがストレスもありません。

もちろん、短時間にメールのやりとりが繰り返されるときや、差出人(送信者名)を見て送り手の存在が確実に認知されていることが分かるとき、毎回名乗るとかえって円滑なコミュニケーションを妨げるときなどは、名乗りを書略することがあります。相手と状況に応じた判断が必要です。

名乗りでは、メールの送り手である自分が、どこの誰であるかを、受け手が一目で理解できるよう具体的に書きます。所属名や肩書、そして名前を書くのが一般的です。

○ アイ・コミュニケーションの直井です。
○ アイ・コミュニケーションの直井章子です。

○ 新入社員の直井です。
○ 営業部の直井です。

○ 直井章子です。
○ 直井です。

相手と状況に応じて、認知してもらいたい情報を名乗りでしっかり伝えます。メールをスムーズに読み進んでもらうためにも、冒頭でしっかり名乗っておくことが大切です。

次回:メールの用件を的確に伝える方法

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