ビジネスにアポイントはつきもの。みなさんも、メールでアポイントの依頼をすることがあるかと思います。今回は、お取引先にアポイントを依頼する際の、メールの書き方について解説します。

まずは、件名の中に、何についてのアポイントなのかを入れましょう。そうすると、メールを読む前に相手が心積もりしやすくなります。そして、メールの文中では、宛名、挨拶、名乗りを書いた後で、面談の依頼をするためにこのメールを書いているということ、そして、面談の主旨・目的を、相手に分かりやすく端的に伝えましょう。

その後、アポイントを決めるために、相手の都合を聞くことになるわけですが、まずはこちらから幅広く日時の選択肢を提示しましょう。相手がお取引先や目上の方であっても、先にこちらの都合の良い日時の候補を伝えることは、決して失礼には当たりません。逆に、その中から相手に選んでいただく方が、相手にとっては返信しやすくなります。「この日はどうでしょう」「いえ、この日はだめです」「では、この日では」などというメールのやり取りは、お互い時間の無駄といえます。

アポイントが確定するまでのメールの往復数を、最小限におさえることが大切です。
そのためには、こちらから送る最初のメールの中に、相手の知りたい情報を網羅しましょう。そうすると、相手からの質問がなくなります。

こちらに、アポイントをする場合に必要と思われる項目を掲げてみましたので、アポイントメールを書く際は、ぜひこちらを参照して、内容に不足がないかどうかをチェックしてみてください。

必須事項

「面談の主旨・目的」
「日付」
「時間」
「場所」

あらかじめ分かれば追加したい事項

「面談の見込み所要時間」
「面談の主旨・目的に関して補足」
「具体的に聞きたい内容・ポイント」
「こちら側の同行者とその役職」
「事前資料の添付」

相手への希望があれば追加したい事項

「相手側で同席してほしい人」
「相手にあらかじめ用意してほしい資料・データ」

など。

上記の事項を書くにあたっては、留意してほしいポイントがいくつかあります。

日付と時間

日付を書くときは、曜日も入れましょう。そして、時間は「15:00」というように24時間表記をすると、分かりやすく、日付や数字の見間違えといったミスがありません。

場所

相手や自分の社内など、お互いに知っている場所なら良いのですが、もしも外部の場所を使う場合は、建物の名称、会議室の名称、階数、住所、電話番号、アクセス方法、地図のURL、(相手が車の場合)駐車場の情報、緊急連絡先などがあるとよいでしょう。

時期

たとえば月末や期末、年度末、出張明けの日など、相手が忙しい時期があらかじめ分かっている場合にはなるべくそれを避けるなど、相手の状況を踏まえるようにしましょう。

その他

自分にとってどんな立場の相手であっても、相手の貴重な時間をいただくという感謝の心をもってメールを書くようにしてください。感謝の気持ちは、おのずと文章に表れます。「ご多忙のところ恐れ入りますが」「貴重なお時間をいただき申し訳ありませんが」といった表現を使うと良いでしょう。夏であれば、「当日はクールビズで伺います」といった一言もいいかもしれませんね。

いよいよアポイントの日が近づいたら、「リマインドメール」を送ると親切です。「リマインド」とは、人に何かを「思い出させる」という意味です。これによって、日時の思い違いや土壇場キャンセルが回避されることがあります。また、アポイントが終了したら、「お礼メール」を送るといいでしょう。あなたの印象がさらにアップしますよ。

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