ビジネスメールの大原則は「型に沿って書くこと」です

ビジネスメールの書き方の大原則は、これまで私どもがお伝えしてきた「ビジネスメールの型」に沿って書くことです。宛先、件名、差出人名、宛名敬称、挨拶、名乗り、要旨(導入)、本文、締めの挨拶、そして署名。こうした「型」は、いずれも、分かりやすいメールを書くために必要な最低限のルールです。言い換えれば、これらの型に沿ってきちんと書いていけば、ビジネス上で通用するメールがほぼ出来上がるということです。ですから、これまでお伝えしてきたそれぞれの「型」を、まずはしっかりと身につけて下さい。

「一読で分かる」のがビジネスメールの基本です

「型」を身につけた上で大切なのは、「いかに分かりやすい文章を書くか」ということです。ビジネスに求められるのは、明解さと迅速さです。ですから、一読で分かる文章を書くことが必要です。いくら「型」に沿ってメールを書いても、文章が回りくどく難解で読みにくいものでは、相手に不快感を与え、かえってビジネスを停滞させてしまいます。

例えば、以下の文章を見てみましょう。メールの「詳細」にあたる部分と考えて下さい。

弊社といたしましても今回のキャンペーンは新規顧客拡大の重要な機会であると位置づけておりますので新たな販促グッズを追加することをお断りする理由はございませんが費用対効果を考えますと先日ご提案したロゴ入り付箋のご提供が限度と思われますがご検討お願いできますでしょうか。

いかがでしょうか。それなりに苦心して書かれた文章であることは伺えます。しかし「分かりやすいメール」と感じる人は、恐らくほとんどいないでしょう。

読みにくさの理由の一つは「一文が長過ぎる」ことです。上記の文章では、いくつもの文章が一つに続けて書かれています。「〜ので」「〜が」などの接続詞をできるだけ使わないようにし、一文をできるだけ短く簡潔に書けば、この問題は解消されます。

読みにくさのもう一つの理由は「回りくどさ」です。特に「お断りする理由はない」などの二重否定表現は、ビジネスメールでは誤解を生む元です。「お引き受けいたします」「承知しました」など、一読で相手に「YES / NO」が伝わる表現を使うようにしましょう。

上記の文章を分かりにくくしている3つめの理由は、「読点」がないことです。主語のあとや、意味の区切りの後に読点(、)を打つと、文章がぐっと分かりやすくなります。

新たな販促グッズ追加の件、承知しました。

弊社も、今回のキャンペーンは、
新規顧客拡大の重要な機会であると位置づけております。

ですが、あいにく、弊社の負担できる費用にも限りがございます。

先日ご提案した、ロゴ入り付箋であれば追加提供が可能です。
ご検討いただければ幸いです。

では、上記の文章を書き直してみましょう。
スッキリと読みやすい文章になったことが、お分かりいただけたでしょうか。

特に、断りを告げる内容や、難しい交渉を含む内容の時などは、どうしても婉曲な表現を使いがちです。しかしそうした重要な内容を伝える時こそ、相手にこちらの真意がしっかり伝わるように、明解で分かりやすい文章を書くことが大切です。

ビジネスメールは「一メールにつき一用件」が原則です

できるだけ「一通のメールには、一つの用件」を心がけましょう。あれもこれもと用件を盛り込んでしまうと、それだけメールのボリュームが大きくなり、読む相手にストレスを与えることになるからです。

また、複数の用件に対して、相手がすぐにすべて回答できるとは限りません。人によっては「三番目の用件に答えられるのは一週間後だから、返信は一週間後でいいか」と考えるかもしれません。一度に用件を伝えて効率をよくしたつもりのはずが、かえって仕事を遅らせてしまうことになりかねないのです。

もし、どうしても複数の用件を書く必要がある場合は、用件を箇条書きにする、それぞれの用件について返信期限を書き添えるなど、相手が読みやすく、すぐに返信しやすい書き方をするよう心がけて下さい。

セミナー情報

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