仕事で使わない日はないくらい、身近なツールであるメール。毎日、外出してお客様に会いに行くことはないけれど、メールは毎日チェックしている人が多いのではないでしょうか。ちょっと前までは電話で伝えていたことも、いまはメールで済ませることも多くなりました。

アイ・コミュニケーションが2007年から毎年実施している「ビジネスメール実態調査」では、仕事でどのようにメールを使っているのか、どのような問題が起きているのかを調査しています。2013年は1,529人のビジネスパーソンに回答していただきました。

あなたが仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段

仕事上のコミュニケーション手段

仕事上のコミュニケーション手段は、「メール」(98.76%)が最も多いという結果がでました。「電話」(92.87%)、「会う」(89.73%)と続きます。もはや、メールは仕事に欠かせないツールであることが分かります。

ところが、ビジネスメールの社員研修をおこなっている企業は、回答者全体の7.72%で、1割にも満たないのが現状です。

あなたの会社でビジネスメールの社員研修はありますか

ビジネスメールの社員研修グラフ

仕事で毎日メールをつかっていて、メールでのコミュニケーションが仕事の生産性や人間関係に影響を与えているにも関わらず、実際に教育をおこなっている企業はごくわずかです。

携帯電話やスマートフォンが普及し、プライベートでもメールを使い慣れているからか、「教えるまでもなく使えるもの」と考えている方もいるようです。

でも、ちょっと待ってください。子どもの頃から使っている電話のかけ方や、挨拶の仕方は新入社員研修で教えるのに、毎日仕事で使うメールは「なんとなく使えるから」「仕事をする中で覚えるだろう」という理由で教育がおこなわれていないとしたら、危険だと思いませんか。

メールを書くとき、不安に感じることはありますか

「ビジネスメール実態調査2013」によると、6割以上の人が自分のメールに対して何らかの不安を感じています。

過去一年間で、ビジネスメールの失敗をしたことはありますか

そして過去1年間で、半数の人が実際にメールで失敗をしています。

「自分のメールは絶対に大丈夫!」と自信を持って言える人は、どのくらいいるでしょうか。部下や後輩にメールの指導をする際に「果たして、これでよいのだろうか」と不安を抱くことがあるという声もよく聞きます。教える側に立つ上司でさえ、一度も学んだことがないのです。

「メールを誤送信して大問題になってしまった」「メールで相手を怒らせてしまった」など、たった一通のメールが原因でトラブルに発展したり、人間関係が悪化したり。

メールでのトラブルを防ぎ、不安を解消し、上手に使いこなすには、正しいメールを学ぶこと。これに尽きます。

本コラムでは、仕事で使うメールの基本を学び、必要とされるマナーやルールを身に付け、円滑なコミュニケーションをとるために役立つ情報をお届けします。一緒にメール上達の道を歩みましょう。

次回:ビジネスメールの型を身に付けよう。宛先(TO、CC、BCCの使い分け)

(出典)ビジネスメール実態調査2015
http://businessmail.or.jp/archives/2015/07/01/4002

セミナー情報

本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。

■ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)
http://business-mail.jp/bmcombasic

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