メールには、デジタルデータを添付することができます。

■データを持参したり、宅急便で送ったりする手間やコストがかからない

■ファクスに比べて、データを確実な状態でチェックすることができる

■受け取ったデータを修正、加工することができる

といった理由から、ビジネスでは欠かせない機能となっています。

しかし、技術的に使いこなせていても、その際のマナーを守ることはできているでしょうか?

いま一度、おさらいのつもりで確認してみましょう。

送る前に、許可を取ろう

名刺交換をしただけの相手から、いきなり添付書類付きのメールが送られてきたら……。
あなたはどう感じますか?

唐突の出来事に驚いたり、不愉快な気分になったりするのではないでしょうか。
この行為は明らかにルール違反です。

添付書類を送りたいときには、

「企画のご案内のために料金表とご提案書をお送りしたいのですが、よろしいでしょうか?」

といったメールを事前に送り、相手の意向を確認しましょう。

このステップを踏むことによって、関心のある人にだけアプローチをすることができます。

インターネット接続環境を確認しよう

高速なインターネット接続サービスが主流になりつつありますが、それでも、すべてのユーザーが光やADSLなどの高速回線に移行したわけではありません。

高速回線に慣れてしまうと忘れてしまいがちなことですが、それ以外の回線で大容量のデータを受信するという作業は、パソコンにも、受け取る人にも、とても大きなストレスがかかるものです。

「もしかしたら……」という場合には、送信する前に相手のインターネット接続環境を確認しましょう。

あなたが送ろうとしているデータの容量も併せて伝えると、なお親切です。

プロバイダのサービス内容を確認しよう

プロバイダによっては、メールサーバー(メールを保管しておくポストのような場所)の使用量に制限があります。

ですから、大容量のデータを送る際には、相手のプロバイダで提供しているサービス内容を確かめておくとよいでしょう。

そして、データを送ったらそれでおしまいにしてしまうのではなく、きちんと相手に届いたか、もしくは戻ってきていないかどうかを気に留めておくようにしましょう。

アプリケーションを確認しよう

インターネットの接続環境と同じように、パソコンやアプリケーションの環境も人それぞれです。

添付書類を送る際には、

データを作成したアプリケーションの名称

そのバージョン

を記載しておきましょう。

こうして確認をとっておくと、もし相手の環境にマッチしなくても、データ形式を別のものに変換したり、郵送やファックスで送ったりするなど、他の手段を選ぶことができます。

開くことができる、できないといったやりとりをすることなく、スマートに作業を進行できますね。

ウィルスに感染していないか確認しよう

あなたの送ったメールがウィルスに感染していたとしたら。
これは大変な事態です。

ウィルスは駆除できても、あなたの信頼は回復できません。

このような悲劇を避けるためには、パソコンのセキュリティをしっかり管理することが必要です。
サーバーにウィルスゲートを設けている企業も増えてきていますが、作業をしているパソコンの安全は、各自が責任を持って守るようにしましょう。

セミナー情報

本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。

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投稿日:2012年12月21日
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  • 筆者プロフィール
平野 友朗

平野 友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、企業などへのコンサルティングや講演研修回数は年間100回を超える。著書は22冊を超え、メールマナーなどに関する取材を300回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、ビジネスメールの研修プログラムの開発やツールの提供を行なう。一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立し、認定講師を育成。2014年「ビジネスメール実務検定試験3級」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

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