メールの基本的な文章構成でメールにつける署名について少し触れました。 ここでは一歩進んだ署名活用術をお話します。

署名でさりげなく情報発信

メールで自社の商品について提案したい。 あなただったらどうするでしょうか?

長々とした文章を書いても、読んでもらえないかもしれません。 かといって、いきなり書類を添付するのも考えものです。そんな時、提案スペースとして有効に使えるのが”署名”です。

見てほしいページのURLを

提案したい商品のページを用意して、署名にURLを貼り付け、「詳細はこちらからどうぞ」といった一文を添える。これだけで、さりげなくアピールすることができます。

署名にトップページのURLを載せているメールをよく見かけます。

しかし、リンク先は必ずしも「表紙」である必要はありません。 会社の沿革や雰囲気を伝えたいのであれば会社概要のページ、新しいサービスについて宣伝したいのであれば商品案内のページのURLを記しましょう。

相手に手間をかけさせることなく、確実に見てもらいたいページに誘導すること。 これが何より大切です。

複数タイプを用意。使い分けを

署名はいくつか用意しておくと便利です。 私は、送信する相手によって使い分けています。3タイプをご紹介します。

自己紹介を兼ねた署名

初めてメールを送る場合には、自己紹介を兼ねて社名や住所などの基本的な情報を載せています。そして、これまでの活動の実績を伝えるために、書籍の案内やマスコミ掲載履歴をつけることがあります。

また、商品やサービスに興味を持っていると思われる方に対しては業務概要のURLをつけることもあります。

署名の例

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株式会社アイ・コミュニケーション 平野友朗
〒101-0052
東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
03-5577-3237(tel)/ 03-5577-3238(fax)
URL: http://www.sc-p.jp/
Mail: info@sc-p.jp
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クライアントへの署名

頻繁にやりとりをしている相手には署名をつける必要がないと思っている人がいますが、そんなことはありません。私は、クライアント様へのメールにつける署名に「近況」を付け加えることがあります。

記入例

「最近ブログをはじめました。こちらをご覧ください」
「来週はセミナーで海外に行きます」
「今週のおススメ本は○○です」
「最近感動したひとことは××です」

こんな一文を書くだけで、ちょっとした情報を簡単に伝えることができます。

ここから更に親近感を持ってもらったり、共通の話題が生まれて会話が弾んだり。署名に盛り込む情報を工夫するだけで、相手との心理的な距離感も変わってくるのです。

署名の例

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03-5577-3237(tel)/ 03-5577-3238(fax)
URL: http://www.sc-p.jp/
Mail: info@sc-p.jp
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面識のない人への署名

メールを送る相手が、信用できる人物なのかどうか自信が持てない場合があります。そんな時は、住所や電話番号を載せずに、名前とアドレスのみで返信するようにしています。

ビジネスでやりとりするメールであっても、常にすべての情報をオープンにしておく必要はありません。場合によっては情報の露出を抑え、用心することも必要です。 個人事務所やSOHOなどで仕事をしている人は、特にこの点に気をつけるようにしましょう。

署名の例

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URL: http://www.sc-p.jp/
Mail: info@sc-p.jp
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セミナー情報

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投稿日:2012年10月19日
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  • 筆者プロフィール
平野 友朗

平野 友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、企業などへのコンサルティングや講演研修回数は年間100回を超える。著書は22冊を超え、メールマナーなどに関する取材を300回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、ビジネスメールの研修プログラムの開発やツールの提供を行なう。一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立し、認定講師を育成。2014年「ビジネスメール実務検定試験3級」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

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