お客様から、先日行った打合せの議事録をメールで送るように依頼されました。

議事録ができあがり、さぁ送信です。
次のうち、最もふさわしい件名はどれでしょうか?

1. 「先日はありがとうございました」
2. 「ご依頼の件」
3. 「○月×日お打合せの議事録」

正解は(3)。メールの主旨を推測できる件名を

(1)(2)は、一見すると問題がないように思えますが、件名から「いつの」「何の」事柄に対するメールなのかを読み取ることができません。
そのために、開封を後回しにされてしまう可能性が高くなります。
相手によっては、ゴミ箱へ直行ということもあり得るので要注意です。

以上のことをふまえて、件名をつけるときには次のようなポイントに気をつけましょう。

「何の」用件なのかを書く

タイトルを見て、内容がパッとイメージできる言葉を入れましょう。
すぐ読むべきか、あとでゆっくり確認すればよいのか。
受け取った人はその後の行動を起こしやすくなります。

また、同じ用件で何通も送る場合には、常に一定のキーワードを入れておくとよいでしょう。
送信者も、受信者も、メールの整理がしやすくなります。

記入例

「○○会議」
「××案件」
「△△新製品ご案内」

「いつの」用件なのかを書く

用件の期日や回数、号数などを入れておくと、それがいつのものであるのか特定しやすくなります。

過去のメールをさかのぼって調べ物をする際に、期日や数字が大切な手がかりになるのです。

記入例

「第2回」
「No.5」
「6月1日」

「どうしたいのか」(概要)を書く

このメールで何を伝えたいのか、相手に対してどうしたいのかを明記しておきましょう。

受け取った相手は、話の概要を大まかにつかみ、こころの準備をしてからメールを開封することができます。

記入例

「~のお願い」
「~のご連絡」
「~のご報告」
「~のご提案」

メールの主題が変わってきたら

メールのやり取りが続き、何往復もしているうちに、メールの主題が変わってくることがあります。

このような場合は、「Re:」の数が増えていくのを放置するのではなく、主題の変化に合わせて件名も付け変えるようにしましょう。

つけてはいけない件名

開封してほしいばかりに、「日本初」「世界一」といった誇張表現を使ってしまう場合があります。

しかし、内容と件名にギャップがあるようでは、信用を失ってしまいます。

事実を、客観的に、的確に表現すること。
常にこれを心がけて件名をつけましょう。

セミナー情報

本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。

■ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)
http://business-mail.jp/bmcombasic

■ビジネスメールの各種セミナー
http://business-mail.jp/

投稿日:2012年8月17日
  • ご意見・ご感想

■この記事の評価(最高評価:★5)

0

■ご意見・ご感想はこちらからお願いします(任意)

  • 筆者プロフィール
平野 友朗

平野 友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、企業などへのコンサルティングや講演研修回数は年間100回を超える。著書は22冊を超え、メールマナーなどに関する取材を300回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、ビジネスメールの研修プログラムの開発やツールの提供を行なう。一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立し、認定講師を育成。2014年「ビジネスメール実務検定試験3級」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

この筆者の他の記事(全て見る)

« コラムの王様トップ »
このページの上部へ