メールの研修の質疑応答の中で「平野さんはどうしてそんなに時間があるんですか?」と聞かれることがあります。

私は、インターネットマーケティングに関するコンサルティングに加えて、雑誌やWEB媒体へのコラムの執筆、書籍の執筆、講演・研修、メルマガの執筆、アイ・コミュニケーションの会社経営、1日200通のメール処理……などなど
いくつもの業務を行っています。

時間が膨大にあるように思われても仕方がないかもしれません。

冒頭の質問に、私はこう答えています。
「メールを使っているからですよ」

これはシンプルですが、答えです。
メールがなかったら事業規模は半分以下になるでしょう。そして、今の時間では到底終わらず、業務効率も下がっていることでしょう。

これからのスタイルはメールで「会うべき人に会う」

私の仕事は、ほとんどパソコンの前でおこなわれています。

「平野さん、1日中パソコンの前にいて仕事になるの?もっと営業のために動き回らなくては成功しないよ。」

と言われることがありますが、果たして本当にそうなのでしょうか?

従来は、”会わないと仕事にならない”という考え方が主流でした。

しかし、これからは会うべき人とだけ会う

この一言に尽きるのではないかと考えています。

相手の記憶に残るためになんども訪問するケースもありますが、メールでも同じように相手のマインドシェアを獲得することが可能です。基本的には相手がホッしている情報の提供や様子伺いのメールを定期的に送り、その都度思い出してもらうのです。

それによって相手の記憶に留まることになり、久々に訪問をしたときに「久しぶりにあった気がしない」と言われることも珍しくありません。

会わないことがいいのではなく、メールと訪問を効果的に組み合わせながら効果を最大限に発揮するべきです。

意味のあるアポイントを

人に会うことは、コミュニケーションとして一番深みがあるものです。

親密度は、会う>電話>メール の順に低下します。

会うという行為は相手と関係を築くにはいいでしょう。
ただ、効率で考えると一番非効率です。

面会時間に加えて行き帰りの時間も考慮すると、場合によっては3時間くらいを1つのアポイントに費やすことになります。

しかし、このアポイントから何も生まれなかったら生産性はゼロ。

何時間かかろうとも、どんなに汗を流そうとも、何もしていなかったのと同じなのです。

さらに、面会で費やされるのはあなたの時間だけではありません。
相手はあなたに貴重な時間を割いてくれているのだ、という自覚を常に持たなくてはいけません。

やみくもなアポイントは、お互いにとって不利益をもたらすのです。

電話もタイミングを見計らって

相手の時間を拘束するという意味では、電話も同じです。

私は、必要にならない限り電話も使いません。

電話でのやりとりは、記録をすることができません。
そのため、あとあと「言った、言わない」の論争に発展することがあります。
このトラブルが発生する率は、意外に高いのです。

しかし、メールは履歴が残ります。
お互いにパソコンに残った履歴を見ながら話を進めるため、そもそもトラブルが起こりにくくなります。

仮に行き違いがあったとしても、データが証拠となって解決することができるのです。

メール活用で効率アップを

私は、決してコミュニケーションを軽視しているのではありません。
意味のある仕事をしようと思ったら当然の結果です。

会うべきタイミングを見極め、それ以外はメールでやりとりをする。

時と場合に応じて、コミュニケーションの手段を使い分けることによって、効率よく業務を行うことができるのです。

ビジネスにおいて、いかに時間が貴重なものなのか。
ご自分のお仕事に照らし合わせて、じっくりと考えてみてください。

メールをどこかに取り入れ、工夫をすることによって短縮できる時間があるのではないでしょうか?

セミナー情報

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投稿日:2012年5月18日
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  • 筆者プロフィール
平野 友朗

平野 友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、企業などへのコンサルティングや講演研修回数は年間100回を超える。著書は22冊を超え、メールマナーなどに関する取材を300回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、ビジネスメールの研修プログラムの開発やツールの提供を行なう。一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立し、認定講師を育成。2014年「ビジネスメール実務検定試験3級」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

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