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 2008.03.24

担当者不在時の電話取次ぎ方法

Q: 外出中の人宛に電話がかかってきて、すぐに連絡をとりたいといわれたとき、どのように対応すればいいでしょうか。

A: 余程親しい関係の人でないかぎりは、安易にケータイ番号を教えるのは避けるようにしましょう。

ケータイに対する認識は会社によって千差万別ですが、基本的にはケータイを法人契約している場合もそうでない場合も、相手のことがよくわからない以上は教えないほうがいいでしょう。
ですから、そのような場合は「至急連絡を取り、電話をかけさせます」といって、対応するのが得策です。
もちろん、その際は迅速な対応を心がける必要があります。
そして、電話がつながらない場合はきちんと留守電話にメッセージを残し、そのことを先方に伝えておくように心がけなければなりません。
そうしなければ情報が錯綜して、混乱を招きかねません。


ところで、先方がケータイからオフィスに電話をかけてきた場合、ナンバーディスプレイに番号が表示されることがあります。
このように偶然に知ってしまったケータイ番号に電話をかけてもいいものかと悩むこともあるはず。
そういう場合は、会社の人に確認をとってから電話をかけるようにするといいでしょう。
ケータイはあくまで個人情報だという認識したほうが、トラブルを回避することができるはずです。


提供:東方通信社