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まず、電話を受けるときのマナーから。
電話が鳴ったら、2コール以内で取ることが原則。
3回以上鳴ってしまった場合は「お待たせしました」と、お詫びをしたうえで、会社名、部署名、自分の名前をハッキリと告げましょう。
次に、相手の会社名と名前を聞いたら、かならず復唱することです。
相手が名乗らないときは「失礼ですが、どちら様でしょうか」と尋ねてみましょう。
相手の会社名と部署名、名前をメモするのは必須事項です。
自分の担当ではない用件、他の部署にまわす必要のある用件については、その旨を相手に告げ、担当部署、または担当者に電話をまわしましょう。
その際に、相手に何度も名乗らせたりすることがないように、取り次ぐ相手に先方の会社名、名前、用件の概略などを伝えることを忘れてはいけません。
一方、電話をかけるときのマナーについては、かける前に下準備をすることが肝心です。
あらかじめ、相手の会社、部署、名前、電話番号を確認し、用件のポイントをまとめておくようにしましょう。
そして、相手の置かれている状況を想像し、迷惑をかけずに済む時間帯を選んで電話をするといった気配りも忘れずに。
相手が電話に出たら、まず自分の会社名、名前を名乗りましょう。
初めて連絡する相手には「お忙しいところ、突然のお電話で失礼いたします」と礼をつくすことを忘れてはいけません。
どんなときにも「いま、お話してもよろしいですか」と、相手の都合を確認するのもマナーのうちです。
用件に入ったら、5Ｗ1Ｈの要領で、簡潔にわかりやすく話を伝えるようにしましょう。
最後に、時間をさいてもらったことに対するお礼を述べ、先方の回答が必要な用件のときは、次にいつ電話をすればいいかを確認しましょう。
電話はかけたほうから切るのが基本となっていますが、それも用件次第です。
セールスの電話や、何かを依頼するような電話の場合は、相手が電話を切るのを確認してから、そっと受話器を置くほうが無難です。
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