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まずは出張前。
会社により規定は異なりますが、出張届けや出張申請書の提出が義務付けられているケースもあるはずです。
こうした事前の手続きがなくても、上司はもちろんのこと、職場の仲間たちにもスケジュールを知らせておくように心がけましょう。
取引先や顧問先からの急な連絡に対し、適切に対応してもらうために大切です。
ついで、出張先への案内。
これが意外に重要です。
たとえば「部下が訪問するのでよろしく」といった書面を上司から送ってもらうようにするわけです。
初めての訪問先などの場合、マナーのみならず営業面でも威力を発揮します。
ところで、出張中は会社へのマメな連絡も忘れてはいけません。
急な用件があれば、会社は携帯電話に連絡してくるはずですが、その際に所在をハッキリさせておくことが肝心です。
そして、出張から戻ったら、早めに出張報告を済ませるようにしましょう。
出張報告書を書くことがルールになっている会社も多いと思いますが、まずは口頭で概略を伝えておくといいでしょう。
この際、報告書の書き方にもマナーがあります。
まず要点を箇条書きにまとめ、的確に伝えることです。
報告内容が多岐にわたる場合は、要点をまとめた上で詳細を別紙に添付するようにしましょう。また、忘れがちなのが出張先へのお礼状です。
電話でも大丈夫ですが、初めて訪問した先などへは手紙を出すと効果的です。
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