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いまや要件を伝える際に、電子メールを使うのは当たり前になりました。
というのも、メールは都合のいいときに読むことができるうえに、送受信の履歴が残るので便利だからです。
ただし、1日に送信されてくるメールの数は何10通にも及ぶこともしばしばあります。
そのため、件名を見て読む必要がないと判断すれば捨ててしまうものです。
忙しいときには取引先からのメールであっても忘れてしまうこともあるかもしれません。
そこで役立てほしいのがFAXです。
FAXは到着音とともに確実に相手の手元まで届きます。
事実、メディアのアンケート調査では「メールよりは回収率が高い」とFAXが多用されているそうです。
ただし、マナー違反に注意が必要です。
とくに電話番号とFAX番号を間違うケースは日常的です。
また、送信の際にはカバーレターを付けることも忘れずに。
そうすることで送信者の情報を確実に伝えられるからです。
カバーレターはパソコンで作成することが多いと思いますが、一度に複数に送信する場合などは、くれぐれも送信先に間違いがないかどうか確認したいところです。
このほか、複数枚のFAXを送る際には右肩に通し番号を付けたり、小さな文字のFAXを送る際はコピーで拡大するなど、相手の立場に立ってFAX送るように心がけるべきです。
一方、FAXを受け取る側にも守るべきマナーがあります。送られてきたFAXが、用紙受けにたまっている光景を目にすることがありますが、速やかに対応、処理するなどの社内ルールをつくっておきたいところです。
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