英文レターといっても、ビジネスレターはビジネスレター。要点を正確かつ簡潔に、分かりやすく伝えるのが一番の目的です。そこでポイントとなるのが、「件名の分かりやすさ」と、「本文の3段構成」です。
「件名のわかりやすさ」はＥメールの書き方でもよく言われますね。一目見て内容が分かるような件名にすることが大切です。的を射ない件名では、相手に時間をとらせるばかりか、レター自体を読んでもらえない危険性すらありますので、レターの内容・目的が分かるような件名をつけましょう！
次に、「本文の3段構成」です。英文レターの本文では、「つかみ」、「本題」、「締め」の３段階の構成で書くのが基本です。ここを押さえると、ぐっと読みやすいレターになります。
「つかみ」とは…
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そのレターで何について書くのか（問合せへの回答、依頼、etc…）を一段落で明らかにします。このレターを書いている目的をずばり教えてしまいます。 |
「本題」では…
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伝えたいこと、相手にしてほしいこと、またその理由などを具体的に書いていきます。ここは数段落にわたることもあります。長くなる時は、意味や情報のまとまりごとに段落を区切って、読みやすさを心がけましょう。 |
「締め」では…
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メッセージ全体を一段落で締めくくります。「質問があれば遠慮なくご連絡ください」や、「早急にお返事お待ちしております」というような、次のアクションにつながるような内容にします。 |
ここでちょっと下の二つのレターを見比べてみてください。
「ごちゃごちゃ分かりにくいレター」の方は、3段階の構成をとっているものの、不必要な情報が入っていたり、本題に入れるべき重要な情報が付け足しのようになっていたりと、ごちゃごちゃしていて分かりにくくなっています。
これを整理して書き直したのが、下の「簡潔で分かりやすいレター」。余計な情報は省いて、つかみ、本題、締めをはっきりさせました。
とはいっても慣れるまではなかなか難しいもの。最初から完璧に書こうとせず、いったん書き終えたら、意味や情報のまとまりに気をつけながら再度読み直して、整理していってもいいかもしれませんね。
