社内メールのメリット・デメリット
社外的な発信には書面を作成している企業でも、社内での連絡・通知・案内は電子メールで済ませているというところが増えてきたようです。

ビジネスツールとして不可欠になってきたメールには、通常のビジネス文書ほど厳密な書式はありません。
ただ、書面にはないマナーや留意点があります。
ビジネスフォーマットとしてのメール文書の利点・欠点についても、最後に確認しておきましょう。

メリット
・送信スピードが速い
・発信・受信の記録が残る
・返信・転送が簡単
・同じ内容を多くの人に送付できる

デメリット
・紙の書面に比べて読みづらい
・重要な案件には不向き
・安全管理上の問題がある
・接続環境により送受信が上手くいかない場合もある

このように、メールで通知する文書には、「速い、記録が残る、発信が容易」といった利点があります。
一方、対外的な問題等から、重要な用件を伝えるには不向きといえるでしょう。

社内メール通知での注意点
メリットも多いメールでの通知ですが、ネットでの環境ならではの配慮で、より利用しやすく、スピーディーに活用することができます。

・忙しい受信者が件名で内容を即判断できるよう、タイトルに気をつける
・添付ファイルの名称はできるだけ短く
・本文を読む際に、スクロールする必要がないように、一画面におさまる分量にまとめる
・メール以外でも返信・連絡がとれるように、住所、電話・ファックス番号や部署名を最後に明記する

以上のメリット、デメリットを押さえた上で、「この通知はメールで十分」「やはり書面で送付したほうが良い」との判断を個々に行うことが大切です。

基本編・応用編と各15分でマスターしてもらえるよう、ビジネス文書の作成について簡潔に紹介してきました。

電子メールが当たり前になった昨今、逆にきちんとしたビジネス文書が作成できるか否かが、「デキる、デキない」ビジネスパーソンを分ける要因となっています。