社外文書との違い
「社内文書」は、会社内での連絡や業務を円滑に行うための文書です。
各社員への通知書や、社員から会社への届出書、社内部署間、支社間でやり取りされる文書にあたります。
社内での業務をスムーズにするためのものですから、簡潔で機能的であることが最も大切です。

「社外文書」では、顧客や取引先、会社外の組織や人に向けて発信するため、用件以外の儀礼的な要素が入ってきますが、社内文書ではこうした必要はありません。

伝える用件を「簡潔に、正確に、わかりやすく」表記することが求められます。

不要な言い回しはＮＧ
文書のパターンがわかれば、的確な社内文書を作成するのは比較的簡単です。

• ・本文自体は短くまとめる
• ・箇条書きや添付資料等を活用する

この2点を押さえ、できるだけ少ない文字数で正確に伝わるよう工夫しましょう。
そうすれば、社内業務の効率化・簡素化にも貢献できます。

最初のうちは上司や同僚に目を通してもらい、訂正・修正をしてから発信するとよいでしょう。

上手い表現に心を砕くよりも、簡潔で効率のよい文章を心がけていれば、「文書を読む側」に立ったわかりやすい表現の文書を作成できるようになります。

STEP1で必要な書式

• ・ 社外文書
• ・ 社内文書