社外とのコミュニケーションを円滑にするための社交文書。
この文書では、礼儀正しく、形式にのっとって書くことが最も大切です。
また「いつ出すべきか」といった発信のタイミングも重要です。
相手先に誠実な気持ちが伝わるよう、一定の型をふんだ上で素直な表現をこころがけましょう。さらに「忌み言葉」「重ね言葉」など、社交文書では特に気をつけなければならない語句があります。
注意を払って作成していきましょう。
挨拶の体裁を整えよう
社交文書には、その文書によって決まった語句と順序があります。
・前文
・挨拶文
・主文
・末文
まず「拝啓 初秋の候…」等で始まる前文を必ず入れます。
続いて「平素は格別のお引き立てをいただき御礼申し上げます」と挨拶文を入れます。
いきなり主文に入るのは相手先に失礼となるので気をつけましょう。
主文・本文に入るときは改行をします。
「さて」「このたび」などの語句で始め、用件に入ります。
丁寧に書くことが大切ですが、あまり敬語が目立ちすぎるのも見苦しいものです。
形式に従った簡潔な表記であるよう注意しましょう。
日付・発信者・宛名・別記についても同様に書式にのっとって記入します。
また、メールで発信する場合をのぞき、できるだけ縦書きにするほうがよいでしょう。
末文は「略儀ながら…敬具」等で結び、全体を締めくくります。
※書き方サンプル
発信の時期は？
お見舞いやお悔やみ、お祝いの気持ちを伝える際、タイミングを間違うと効果が薄れます。そればかりでなく、相手の気持ちを逆撫でし、関係が悪化してしまう恐れもあります。
それぞれの場合に応じた発信時期を目安に、きちんと出すようにしましょう。
招待状 |
日程の１ヶ月前 |
礼状 |
１週間以内 |
お見舞い・お悔やみ等 |
事実を知ってすぐ |
時候の挨拶（年賀状・寒中・暑中見舞い） |
季節ごとの定められた時期 |
相手を招待する場合は、先方のスケジュール調整等を考えできるだけ早く、招待の日の1ヶ月前には到着するように出します。
また、お世話になった場合の礼状や、お見舞い・お悔やみ等の場合は、日をおかずに、すぐに出すことが大切です。
文面にあれこれ迷って時間が経つよりも、短い内容であっても早く発信することの方が重要です。
年賀状や、寒中・暑中見舞い等の時候の挨拶は、その季節ごとに定められた時期があります。また、会社などで、発信の時期を統一している場合もありますので、それに則って出すようにします。
STEP5で必要な書式
